Você é síndico ou vai se tornar um? É um condômino que quer saber mais sobre como administrar bem seu condomínio? Saiba que a gestão condominial é uma atividade complexa e trabalhosa. Quem se propõe a realizar esse trabalho deve ter habilidades administrativas e de comunicação. Se não tiver, precisará desenvolvê-las o quanto antes.
Mas, não se preocupe! Vamos lhe mostrar tudo que precisa saber sobre o assunto. Você verá as principais informações sobre administração condominial. Além disso, receberá um bônus com 13 dicas essenciais para administrar bem seu condomínio.
Nossa experiência mostra que muitos moradores não sabem ao certo o que é administração de condomínios. Inclusive síndicos.
Por isso, sem perceber, acabam atrapalhando o trabalho do administrador ou administradora. Muitos não entendem que um condomínio deve ser administrado como se fosse uma empresa. Então, a gestão deve ser profissional e séria.
Mas chega de enrolação e vamos logo ao assunto! Boa leitura.
O que é gestão condominial?
A gestão condominial de prédios residenciais é uma atividade que administra e visa manter em ordem todos os processos necessários ao dia a dia, como pagamento de contas, manutenções e contratação de funcionários. Além disso, deve zelar pelo patrimônio de modo a garantir a satisfação de moradores.
Em outras palavras, se refere ao ato de administrar de maneira correta e eficiente as demandas do condomínio. Ou seja, zelar pelo condomínio em todas as áreas necessárias para que aconteça seu devido funcionamento, como, por exemplo:
- Área financeira, fiscal e contábil;
- Folha de pagamento;
- Prestação de contas;
- Questões jurídicas;
- Gestão de pessoas;
- Mediação de conflitos;
- Manutenções preventivas;
- Entre outras.
Por ser uma tarefa complexa, é importante que o síndico tenha conhecimento nas áreas mencionadas acima.
Além disso, existem alguns modelos de gestão de condomínios que dependem do perfil e demanda de cada condomínio.
Por isso, vamos apresentar quais os principais tipos para você entender bem as diferenças entre eles.
Quais são os tipos de gestão de condomínios?
O modelo de administração condominial depende das características e necessidades do condomínio. Sendo assim, você pode encontrar alguns tipos de gestão de condomínio como, por exemplo:
- Autogestão;
- Gestão com síndico profissional;
- Autogestão assistida;
- Gestão condominial com administradora de condomínios.
Vamos ver do que se trata cada um?
Autogestão de condomínio
A autogestão condominial acontece quando os próprios condôminos administram o condomínio. Esse tipo de gestão é comum em condomínios com poucas unidades.
Nesta forma de gestão, elege-se em assembleia um dos condôminos para ser o síndico. Ele fará toda a gestão do condomínio sozinho. Mas, contará com a ajuda do corpo diretivo também escolhido em assembleia.
Dessa forma, o síndico ou síndica ficará responsável legalmente pela administração do condomínio.
Nessa modalidade, o síndico pode ter remuneração ou bonificação pela função. No entanto, a remuneração não é uma obrigação. Além disso, não há qualquer vínculo empregatício ou piso mínimo a ser pago neste caso.
Gestão condominial com síndico profissional
Outra forma de gestão condominial é com um síndico profissional.
Ou seja, a administração é feita por uma pessoa que realiza a atividade de maneira profissional. Pode ser autônomo ou exercer a atividade por meio de uma empresa terceirizada.
A relação entre as partes, ou seja, condomínio e síndico, se dá por meio de um contrato com as obrigações a serem cumpridas no empreendimento.
A gestão com síndico profissional ganhou espaço nos últimos anos. Sobretudo porque, em princípio, ele tem vivência ou fez cursos que o qualificam melhor para administrar o condomínio.
Além disso, o fato de não ser um morador do condomínio é um ponto positivo, visto que não terá a pessoalidade para influenciá-lo. Assim, não se sentirá acuado em tomar decisões importantes.
Autogestão assistida
Na autogestão assistida, as tarefas são divididas entre o síndico, os conselheiros e uma empresa terceirizada, ou um profissional especializado em alguma área (um contador ou um advogado).
Por exemplo, o síndico realiza as atividades internas e o contador realiza as tarefas, como:
- Elaboração de guias para pagamento;
- Folha de pagamento;
- Consultoria fiscal, financeira e trabalhista.
O advogado por sua vez auxilia na revisão de contratos e em outras questões jurídicas.
Porém, vale lembrar que nessa modalidade a responsabilidade legal pela administração do condomínio continua com o síndico.
Gestão condominial com administradora de condomínios
Por fim, o último tipo de gestão condominial é a gestão com uma empresa administradora de condomínios.
Sobretudo em condomínios de médio e grande porte, comerciais e residenciais. A administradora auxiliará na administração junto com o síndico, dando suporte:
- Nas questões jurídicas;
- Na elaboração da folha de pagamento;
- Na contabilização de receitas e despesas;
- Na emissão de boletos e cobranças;
- No assessoramento financeiro;
- Entre outros.
Essa forma de gestão condominial permite que o síndico foque nas tarefas internas como, por exemplo, as questões de relacionamento com condôminos e colabores.
Além disso, o condomínio terá uma empresa especializada cuidando de demandas mais burocráticas, porém importantes como a contabilidade e gestão financeira.
Soma-se a isso o fato de que uma Adm de condomínios pode disponibilizar um portal ou App para que a gestão seja mais eficiente e transparente. Atualmente a tecnologia é uma grande aliada para o condomínio reduzir custos.
Porém é bom deixar claro que não é função da administradora tomar decisões em nome do condomínio, pois esta é uma função do síndico.
Agora que você teve um breve resumo sobre o que é gestão condominial, vamos ver algumas dicas para administrar bem um condomínio.
13 dicas para fazer uma gestão de condomínios
Essas dicas foram elaboras com base em nossa experiência em administração de condomínios em SP. Elas independem da localização ou tipo de condomínio (comercial ou residencial).
Recomendamos aplicar o maior número possível de dicas para o seu condomínio ser bem administrado.
1-Conhecer e estar informado sobre gestão condominial
A primeira dica é estar ciente do que é gestão condominial e quais os tipos de administração são possíveis de colocar em prática no condomínio.
Além disso, é fundamental que o síndico se mantenha informado e atualizado, pois dessa maneira conseguirá aperfeiçoar as suas habilidades de gestão.
2-Montar um bom corpo diretivo
É importante ter um bom corpo diretivo para assessorar e contribuir na administração condominial. Por isso, montar uma boa equipe ajudará nas demandas do dia a dia do condomínio. Isso é fundamental para se ter uma gestão de sucesso.
3-Saber contratar funcionários
Contratar errado causa conflitos, perdas financeiras e custo de recontratação.
Por esse motivo, é necessário ter bons critérios de seleção e buscar fazer uma boa análise curricular antes de contratar um funcionário.
Além do mais, é importante trabalhar na retenção de bons funcionários, mantendo-os motivados e reconhecer seu desenvolvimento pessoal e profissional.
4-Escolher uma boa administradora
Contratar uma administradora de condomínios com boa reputação no mercado é fundamental na gestão condominial, pois ajuda:
- Na organização;
- Na transparência;
- A promover a redução de gastos;
- A controlar e a diminuir a inadimplência.
E também melhora a interação com os condôminos por meio do uso da tecnologia e de serviços online que permitem acompanhar as finanças do condomínio, fazer atualizações cadastrais, fazer reservas e emitir boletos.
Enfim, ter orientação de especialistas nas tarefas mais complexas do condomínio constitui uma grande vantagem ao síndico, pois facilita seu trabalho, otimiza seu tempo e ajuda na redução de gastos.
5-Ter suporte jurídico
Apoio nas questões jurídicas é fundamental na administração condominial. Um bom suporte jurídico ajuda a avaliar e revisar contratos com terceiros, garantir o cumprimento de normas e leis, dar amparo contra passivos trabalhistas e mediar conflitos.
6-Realizar auditorias das contas
Realizar auditorias contribui no processo de transparência do condomínio, pois valida e da veracidade às contas, verificando se os procedimentos internos estão conforme as boas práticas.
Além disso, realizar auditorias periódicas ajuda a corrigir erros nos procedimentos de gestão. Dessa maneira é possível evitar problemas futuros para o condomínio.
7-Controlar as contas e a inadimplência
Os altos custos são um dos grandes problemas na administração de condomínios. É uma das maiores preocupações do síndico.
Da mesma maneira, a inadimplência prejudica o fluxo de caixa condominial. Em outras palavras, deixa de entrar dinheiro para pagar as contas e bancar as despesas condominiais.
Por isso, implementar uma política de controle e redução das despesas e manter a inadimplência em níveis aceitáveis é fundamental para manter o equilíbrio as contas do condomínio.
8-Fazer apólice de seguro do condomínio
Fazer uma apólice de seguro contra incêndio ou destruição parcial ou total é obrigatório, sendo que, a não contratação do seguro implica em responsabilidade contra o síndico podendo ele ser responsabilizado por perdas e danos; e a ter que ressarcir os condôminos por eventuais prejuízos.
Portanto, verifique se o seu condomínio está cumprindo corretamente esta exigência legal.
9-Promover a comunicação
A comunicação é fundamental na convivência entre condôminos, pois promove a mediação e a conciliação entre as partes na resolução de problemas.
E mais do que isso, evita conflitos que podem terminar em disputas judiciais.
10-Mediar conflitos
Mediar conflitos é importantíssimo para quem se propõe a fazer gestão condominial. Sobretudo em condomínios onde os conflitos são comuns de acontecer.
Entender as partes envolvidas em uma disputa e buscar a melhor solução para ambas é uma habilidade característica de um bom gestor.
11-Usar tecnologia para gestão de condomínios
Investir em tecnologia na gestão de condomínios é benéfico pois, ajuda a reduzir custos e otimiza as tarefas rotineiras.
Além do mais, diminui a possibilidade de erros humanos e melhora a comunicação entre síndico e condôminos.
12-Dar transparência na prestação de contas
Dar transparência na prestação de contas é importante para passar confiança e demonstrar competência por parte do administrador.
Por exemplo, mostrar que a taxa condominial está sendo bem utilizada, ou seja, proporcionando melhorias ao condomínio.
Além disso, dar transparência na prestação de contas demonstra que é tudo feito às claras. Com isso, tem-se uma gestão transparente.
13-Cuidar das manutenções prediais
A manutenção preventiva dos equipamentos contribui na redução de gastos no condomínio. Já diz o ditado, “prevenir é mais barato do que remediar”.
Além disso, equipamentos mal cuidados e obsoletos podem causar transtornos, como, por exemplo, um acidente.
Viu só como dá trabalho fazer a gestão de um condomínio? O síndico tem muitas responsabilidades e deve estar atento à cada detalhe. No entanto, a depender do tamanho do complexo de condomínios, ele não terá tempo nem condições de fazer tudo sozinho.
Neste caso, a melhor alternativa é contratar uma empresa especializada em gestão condominial. Ela tem todo o aparato necessário e equipe de profissionais para cuidar de cada atividade.
A Habitacional é uma das melhores administradoras de condomínios em SP com mais de 50 anos de experiência em administração de condomínios. Possuímos certificações ISO9001 e selo do PROAD.
Não deixe de conhecer as nossas soluções! Temos a proposta certa para o seu condomínio.
