Um orçamento condominial bem elaborado permite que o condomínio tenha saúde financeira para suportar suas despesas. Para tanto, é necessário ter um bom planejamento financeiro. Isso permitirá que não entre no vermelho e possa pagar suas contas em dia.
Ao contrário de uma empresa, o condomínio não tem fins lucrativos. No entanto, algumas práticas empresariais podem e devem ser utilizadas na administração de condomínios.
O planejamento financeiro é uma delas. Com ele, o condomínio tem uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo.
Em suma, elaborar um plano financeiro orçamentário permite o condomínio conhecer os gastos e, depois disso, traçar estratégias para reduzi-los.
Além disso, contribui para que ele não entre no vermelho e falte dinheiro em caixa para cumprir as obrigações.
Com base nisso, a Habitacional listou 9 passos importantes para seu condomínio não errar no orçamento condominial.
Ao final, você terá uma dica bônus muito importante! Boa leitura!
1- Planejamento financeiro começa com Análise da situação atual
Analisar a situação financeira atual é fundamental na elaboração do planejamento financeiro em qualquer condomínio.
Por isso, dedique tempo nisso. Não faça de qualquer jeito.
Com uma boa análise é possível entender como está a saúde financeira e onde estão os pontos críticos para ajustes.
Em primeiro lugar, identifique as despesas necessárias para o funcionamento do condomínio e veja como elas estão alocadas. Se você não tem experiência nisso, fique tranquilo, abordaremos com mais detalhes o assunto despesas no item 3 desse artigo.
Depois disso, é necessário fazer o levantamento das receitas à disposição e identificar se elas estão sendo suficientes para suportar as despesas do condomínio.
Caso as receitas sejam insuficientes para cobrir os gastos, identifique o que deixa o saldo deficitário.
Além disso, é importante verificar as informações sobre a inadimplência condominial. Ela tem grande impacto nas finanças do condomínio. Abordaremos isso melhor na dica número 6.
Por último, mas não menos importante, verifique o fundo de reserva. Veja se ele está constituído e/ou utilizado para os fins adequados.
2- Compare com planejamentos dos anos anteriores
Após analisar a situação atual do condomínio, o próximo passo é realizar comparativos com os períodos anteriores.
O confronto de informações é uma ferramenta muito útil para se entender o histórico da gestão financeira em anos anteriores.
Por exemplo, permite conhecer a evolução das receitas e despesas de um determinado período e projetar para o próximo.
Um exemplo prático é quando o síndico precisa reduzir os gastos do condomínio. Ele deve comparar com administrações anteriores antes de projetar o novo orçamento.
3- Faça a relação das despesas no planejamento financeiro (ordinárias e extraordinárias)
Organize e faça a relação das contas que integram o orçamento condominial.
Para tanto, seu planejamento financeiro deve separar o que é despesa ordinária e extraordinária.
Despesas ordinárias são os gastos fixos necessários e indispensáveis para que o condomínio funcione. São eles:
- Salário dos funcionários;
- Contas de água, luz e gás;
- Gastos com materiais de limpeza;
- Gastos com manutenções de elevador, piscina, limpeza da caixa d’água;
- Entre outros.
As despesas extraordinárias são gastos não habituais do condomínio. Normalmente acontecem por motivos emergenciais ou de imprevistos. Por exemplo:
- Despesa com conserto de vazamentos;
- Despesa com desentupimentos;
- Troca de equipamentos;
- Cobertura de garagem;
- Entre outras.
Em suma, fazer a relação das despesas é fundamental para que haja clareza e organização no momento da elaboração do orçamento do condomínio.
Se quiser saber mais sobre as contas do condomínio, veja nosso artigo:
Contas do condomínio: o que são despesas ordinárias e extraordinárias?
4- Crie ou revise o fundo de reserva e o fundo de obras
Na elaboração do planejamento financeiro do condomínio é importante considerar a criação ou revisão do fundo de reserva e do fundo de obras. Vamos a cada um deles.
O que é o fundo de reserva?
Basicamente, o fundo de reserva é uma poupança constituída pelo condomínio para arcar com despesas de natureza imprevista ou emergencial, as chamadas despesas extraordinárias.
Logo, é importante ser respeitado o seu propósito específico para que não caracterize desvio de finalidade.
O que é o fundo de obra?
O fundo de obra tem como finalidade a realização de obras de infraestrutura no condomínio. Portanto, só pode ser utilizado para esse propósito.
Ambos os fundos precisam ser discutidos no momento da preparação do orçamento, pois atendem a demandas específicas no âmbito condominial.
5- Revise contratos
O quinto passo para não errar no orçamento é revisar os contratos com terceiros. Contratos mal formalizados contribuem para um condomínio caro.
Os contratos devem ser bem elaborados e ter prazos razoáveis, ou seja, não muito extensos. Também devem ter condições de pagamentos facilitadas para ficarem conforme a realidade financeira do condomínio.
6- Faça um planejamento financeiro com Previsão de inadimplência
A inadimplência condominial prejudica muito o fluxo de caixa, visto que diminui a disponibilidade de recursos financeiros à disposição do condomínio.
Vale lembrar que a cota condominial (taxa condominial) é a principal fonte de renda do condomínio. Por isso, é muito importante estimar qual o percentual da arrecadação que possivelmente não estará à disposição.
Assim, com essas informações em mãos, o síndico pode tomar decisões para cobrir o saldo deficitário causado pela falta de arrecadação.
Sobretudo, pensar em formas e alternativas de como reduzir a inadimplência condominial.
7- Provisione manutenções preventivas
As manutenções preventivas são fundamentais para a conservação do patrimônio, pois prevenir é mais barato do que consertar. Ou seja, ajuda a reduzir custos desnecessários.
Sendo assim, é importante incluir as manutenções preventivas na elaboração do planejamento financeiro do seu condomínio.
8- Considere 13° e encargos
Já pensou chegar no final do ano sem dinheiro em caixa para pagar o 13.º salário dos colaboradores e os encargos porque você esqueceu de considerá-los no orçamento condominial?
Muito rapidamente, você teria que levantar os recursos financeiros para honrar o compromisso.
Provavelmente, emitir cotas extras e depois ter que explicar para os condôminos em assembleia… imagina o constrangimento.
Portanto, não deixe de incluir a provisão de 13.º salário e encargos no novo orçamento condominial.
9- Montagem da previsão orçamentária
Agora que você conhece os passos necessários para realizar o planejamento financeiro em condomínios, é hora de apresentá-lo.
Monte um arquivo com as informações de forma organizada. Apresente cada tópico separado para justificar o seu plano.
Se o seu condomínio tiver um extrato, coloque-o também. Mas, lembre-se tudo deve estar organizado e com informações bem claras. Muitos condôminos não lidam bem com informações financeiras. Acabam tendo dificuldades de interpretar tabelas e cálculos.
Use gráficos para representar informações importantes. Eles são mais fáceis de se entender.
Bom, com tudo isso que apresentamos na prática, você não vai errar no momento da elaboração do novo orçamento.
Com as nossas dicas, será possível montar um planejamento financeiro de maneira prática e assertiva. Com os principais elementos para uma previsão orçamentária anual.
Agora, vamos à dica bônus que prometemos no início deste artigo!
Bônus: Use o APP/Portal da Habitacional para montar seu planejamento financeiro
A dica bônus para você caprichar na previsão orçamentária do seu condomínio é utilizar a tecnologia ao seu favor.
No App/Portal da Habitacional você encontra diversos recursos que te auxiliarão na montagem do seu planejamento financeiro.
Alguns benefícios da nossa tecnologia, são:
- Otimização das tarefas;
- Diminuição de erros humanos;
- Gerenciamento de informações através de indicadores financeiros;
- Melhor controle das informações.
Além disso, não utilizar a tecnologia para gerenciar o condomínio representa desperdício de tempo para o síndico e de recursos para o condomínio. Portanto, utilize a tecnologia do nosso App/Portal para facilitar a administração do seu condomínio.
Nele é possível comparar o valor orçado e o valor realizado, além da possibilidade de analisar informações financeiras importantes na gestão do condomínio, como o extrato do condomínio, a evolução das contas e os indicadores financeiros através de gráficos visuais.
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