A principal função da administradora de condomínio é dar suporte e apoio ao síndico em suas atividades administrativas na gestão do condomínio. Ou seja, na prática a empresa cuida da parte burocrática das áreas financeira, jurídica, fiscal, trabalhista e de recursos humanos.
Existem diversas funções que o síndico desempenha na administração de condomínios como, por exemplo:
- planejar e contabilizar receitas ou despesas,
- elaborar folha de pagamento,
- realizar pagamentos a terceiros,
- acompanhar o pagamento das cotas condominiais,
- cuidar da manutenção predial,
- coordenar as atividades do zelador e portaria,
- prestar contas,
- mediar conflitos, entre outras.
A depender do tamanho do condomínio, estas tarefas tomam muito do seu tempo. Além disso, elas exigem que ele tenha conhecimento administrativo para desempenhá-las.
Mas, nem sempre o síndico tem a experiência necessária para fazer a gestão de um condomínio.
Assim, para que o condomínio tenha uma gestão profissional é que surge a empresa de administração de condomínios.
Neste artigo você verá o que faz uma administradora de condomínios e quais são suas principais atribuições.
Verá como ela é importante para o síndico no dia a dia da gestão do condomínio.
Vamos conferir o que uma empresa administradora de condomínios faz na prática?
O que faz uma administradora de condomínios?
Como dito, a administradora de condomínios cuida principalmente dos processos de gestão de um condomínio. Em outras palavras, ela conhece as rotinas e normas que regem a vida condominial e as inúmeras atividades necessárias para um condomínio ser eficiente.
Assim, ela vai auxiliar o síndico nas diversas atividades do seu dia a dia.
Tanto na administração de condomínios residenciais quanto na administração de condomínios comerciais.
Portanto, ela deve possuir experiência nesse setor. Isso é muito importante para que o condomínio consiga obter bons resultados em sua gestão.
Hoje em dia, muitos condomínios possuem rotinas que se comparam com empresas de médio ou grande porte.
Por isso, precisam de uma gestão profissional. Principalmente porque a administração condominial tem uma particularidade especial. Mas, falaremos disso logo a seguir.
Primeiro, veja as principais atribuições que uma administradora de condomínio tem.
Funções da administradora de condomínios
Uma administradora de condomínios pode desempenhar várias funções. Depende do que será contratado pelo condomínio. Por isso, o síndico deve observar bem o que a administradora oferece na proposta de serviços.
De modo geral, as funções da administradora de condomínios são divididas em três: principais, secundárias e eventuais.
A seguir, você verá cada uma delas. Assim, você pode compreender melhor o que faz uma administradora de condomínios.
9 Funções de uma administradora de condomínios
- Gerenciamento dos arquivos documentais;
- Controle do cadastro dos condôminos;
- Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
- Emissão de boletos de pagamento da cota condominial;
- Apresentação dos demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
- Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
- Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;
- Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
- Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral.
Funções secundárias das administradoras de condomínios
Já para as funções secundárias da administradora, estão as tarefas que não ocorrem com tanta frequência. Mas, mesmo assim, estão na rotina de um condomínio e fazem parte das atribuições da administradora de condomínios.
Como exemplo, temos:
10. Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas. Assim como, a transcrição das atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
11. Aplicação e cobrança de advertências e multas;
12. Oferecer orientação quanto a dúvidas e solicitações dos moradores;
13. Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
14. Assessoria na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
15. Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, como:
- normas do Corpo de Bombeiros,
- a legislação municipal (CONTRU) e
- as normas técnicas da ABNT.
16. Validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
17. Certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais);
18. Vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
19. Testes hidrostáticos dos extintores;
20. Hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros;
21. Formação e treinamento da brigada de prevenção e combate ao incêndio;
22. Sinalização de segurança;
23. Sistema de alarme;
24. Sistema de iluminação de emergência.
Funções eventuais
De maneira geral, as funções da administradora conhecidas como eventuais, correspondem às atividades que o síndico pode fazer porém, muitas vezes, não consegue fazer sozinho.
Embora não exigem tanto conhecimento técnico, tomam o tempo na rotina da função do síndico.
Ou seja, impedem que ele dedique seu tempo às atividades que demandam mais sua atenção e responsabilidade.
Entre elas estão:
25. Organização e realização de assembleias de condomínio;
26. Criação e envio da ata condominial;
27. Entrega de alguns tributos, como RAIS e DIRF;
28. Pesquisa de orçamento para obras e reformas no condomínio;
29. Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;
30. Seleção e treinamento de funcionários contratados.
Para saber mais sobre algumas funções na administração de um condomínio, veja o nosso Guia completo das Principais funções na Administração de condomínios.
Você também pode baixar o nosso E-book sobre Cargos e Funções no condomínio.
A Administradora de condomínios substitui o síndico?
É errado pensar que a administradora substitui o síndico. Ele é necessário e indispensável em um condomínio. Tanto é que suas funções e obrigações são definida por lei como o representante legal do condomínio.
A administradora vem para colaborar e facilitar a boa administração condominial. Fazer o condomínio ter resultados melhores.
Principalmente quando se estabelece uma relação de parceria com o síndico. Um bom exemplo é a redução de gastos e maior eficiência na gestão financeira.
Atribuições da administradora de condomínio
De acordo com a Associação das Administradoras de Bens, Imóveis e Condomínios de São Paulo – AABIC – e apresentado pelo artigo da Sindiconet, as administradoras podem ter até 200 atividades na administração de condomínios.
Seja qual for o tamanho do condomínio, não é fácil para o síndico fazer uma administração eficiente. É claro que quanto maior o condomínio, mais trabalho terá de ser feito.
Elencamos 19 das principais atribuições das administradoras. Confira agora!
19 atribuições que a administradora de condomínios pode desempenhar:
- Atendimento
- Rotinas
- Suporte técnico
- Gestão de contratos
- Seguro
- Assembleias e reuniões
- Admissão e rescisões
- Atendimento, cadastros e registros de funcionários
- Controle de custos
- Folha de pagamento e 13º salário
- Férias e benefícios
- Normas regulamentadoras – ministério do trabalho
- Emissão e cobrança
- Pagamentos
- Prestação de contas
- Gestão fiscal e tributária
- Redação de notificações extrajudiciais
- Assessoria para contratos de todo tipo
- Acompanhamento de qualquer tipo de ação em que o condomínio esteja envolvido.
Qual o papel de uma administradora de condomínio?
Já não é de hoje que o papel da administradora de condomínios mudou. Quais fatores você diria que fizeram mudar a função da administradora?
Ao longo dos últimos anos, os principais fatores foram:
- avanço tecnológico,
- comportamento das pessoas,
- crescimento de empreendimentos verticais e horizontais e
- a própria dinâmica da vida condominial;
Todos eles, de fato, influenciaram na mudança de papel. Uma adm de condomínios não cuida somente da emissão de boletos e atendimento ao condômino. Isso já ficou para trás!
Atualmente, o papel da administradora de condomínio é amplo. Ela é capaz de cuidar de aproximadamente 200 atividades distribuídas em várias áreas.
- Administrativa
- Financeira
- Recursos Humanos
Além disso, ela é a grande provedora de tecnologia para administrar um condomínio. Por meio dos investimentos que ela faz, os condomínios contam com diversos recursos digitais no controle da gestão e no relacionamento.
Um exemplo disso é o portal/app da Habita com diversas funções para se administrar um condomínio e, também, para os condôminos acompanharem os resutados.
Tecnologias que a administradora pode levar ao condomínio
Há 10 anos, seria cena de filme pensar em aplicativos e sistemas para facilitar a vida do síndico e dos condôminos.
Porém, hoje é realidade graças aos impactos da transformação digital.
Certamente, para que o síndico tenha uma gestão cada vez mais profissional, a principal inovação dos últimos anos são os portais das administradoras.
Eles permitem o total controle das contas do condomínio.
- Acompanhar a evolução das contas do condomínio em tempo real;
- Verificar o Fluxo de caixa no momento que quiser;
- Analisar os Gastos com obras;
- Fazer a Provisão de férias dos funcionários e a folha de pagamento;
- Controlar as cotas pagas e pendentes;
- Efetuar o rateio; e
- Obter gráficos das contas para facilitar a análise financeira.
Agora que você viu o que faz uma administradora de condomínios, veja porque a administração condominial é uma atividade especial.
Por que a administração condominial é diferente?
Administração de condomínios é a atividade focada nos processos e demandas dentro de um condomínio. Tem como objetivo e desafio, a necessidade de equilibrar os direitos e os deveres de propriedade individual exclusiva e a propriedade comum.
Por isso, saber fazê-la de forma eficiente e profissional, ajudará seu condomínio a ter melhores resultados e proporcionar o bem estar de todos.
Como dito anteriormente, as atividades em muitos condomínios se comparam com uma empresa de médio ou grande porte.
O síndico tem muitas responsabilidades fiscais, trabalhistas, tributárias, de manutenção, contábeis, de recursos humanos, planejamento e jurídicas.
Ou seja, uma gama de tarefas que exigem conhecimento em cada uma dessas áreas.
Além disso, o síndico deve ter habilidade e empatia para lidar com os diferentes perfis de moradores. Os conflitos são inevitáveis na vida em condomínio.
Portanto, a administração de condomínios deve ser profissional, qualificada e experiente.
Agora que você já sabe o que é administração condominial e a função da administradora, veja alguns aspectos importantes antes de contratar uma administradora.
Por que contratar uma administradora de condomínio?
Contratar uma administradora de condomínios se dá, principalmente por alguns motivos.
Dentre os quais, destacamos:
- melhorar a convivência dentro do condomínio;
- dificuldade do síndico em realizar as suas funções na gestão do condomínio;
- relacionamento dos moradores com o perfil do síndico;
- desorganização das contas do condomínio;
- facilidades de serviços como emissão de boletos e pagamentos de taxas;
- ter um administrador de condomínio profissional e imparcial;
- ter suporte, orientação e tecnologia para solucionar os problemas.
O que qualquer lista de administradora de condomínio deve ter?
A empresa de gestão condominial deve colaborar na solução das necessidades do complexo de condomínio.
Ao iniciar uma pesquisa de possíveis canditas no mercado, faça uma lista com critérios que possam ser quantificados.
Ou seja, uma boa administradora de condomínio deve ter um quadro de colaboradores especializados e capacitados. Também deve dar suporte e atendimento personalizado para cada condomínio.
Além disso, como acabamos de ver, uma boa empresa de administração condominial deve ter infraestrutura de tecnologia. Ou seja, investir em ferramentas que facilitem a gestão do condomínio. Isso permite processos eficientes e uma administração transparente.
Contudo, há um ponto muito importante para observar na empresa de administração. Ela é certificada e possui autorização para desempenhar as suas funções?
Este é um cuidado que se deve ter na escolha da melhor administradora de condomínios.
Se quiser saber um pouco mais, veja nosso artigo: Administradora de condomínios SP: 6 dicas para a escolha certa.
Bom, até aqui você teve uma explicação completa sobre as funções e atribuições da administradora de condomínios. Também viu o que faz a administração de condomínio ser específica.
Porém, muitos síndicos e moradores esbarram numa questão comum antes de decidir por uma empresa que administra condomínios. “Os preços cobrados pelas administradoras!”
Qual o valor que uma administradora de condomínios cobra?
Algumas administradoras deixaram de cobrar seus serviços com base nos custos do condomínio. Atualmente, o valor que uma administradora de condomínios cobra tem relação com fatores como:
- Tamanho do condomínio;
- Número de funcionários contratados;
- Quantidade de unidades;
- Escopo de serviços prestados;
Como resultado, o valor depende mais do pacote de serviços contratados para administrar o condomínio.
Assim, condomínios de todos os tamanhos podem contar com o serviço de uma empresa especializada na gestão de condomínios.
Mas, para isso é fundamental solicitar uma proposta e saber quais serviços estão no escopo.
Não é recomendável fazer a escolha com base nos valores. Antes de tudo, deve-se analisar cada proposta e verificar o que cada uma delas oferece.
Veja nosso artigo sobre como contratar uma administradora de condomínios. Você verá dicas importantes para fazer a escolha certa.
Cláusulas que não podem faltar no contrato com a sua administradora
Antes de firmar um contrato com uma empresa de administração condominial, deve-se ter atenção em pontos importantes.
Veja quais cláusulas são essenciais:
- Valores dos honorários mensais;
- Contratação de funcionários;
- Tipo de conta a ser utilizada (mista ou própria/vinculada);
- Seguros;
- Pagamento das contas e multas;
- Contratação de fornecedores;
- Previsão orçamentária;
- Formato do atendimento;
Qual a melhor administradora de condomínio?
Segundo o sites especializados em avaliação de administradoras no Brasil, a Habita está entre as 3 melhores administradoras de condomínios de São Paulo.
Isso se dá principalmente pelo fato de moradores e síndicos reconhecerem a qualidade dos nossos serviços, das melhorias obtidas na administração e, mais importante, na melhora de convivência entre os condôminos.
O que define se uma administradora é melhor, passa principalmente pela satisfação de quem está com ela no dia a dia.
Veja o que nossos clientes falam sobre a Habita Administradora.
Caso tenha interesse veja a Lista de administradoras de condomínios: as 5 melhores disponíveis no mercado.
Onde encontrar uma empresa para administrar meu condomínio?
Você pode utilizar os canais digitais para encontrar listas de administradoras de condomínios.
Na internet, você tem portais especializados. Um dos principais é o Cotei Bem – SindicoNet.
Outra forma de encontrar as melhores administradoras de condomínios é visitar a página de associados de entidades do setor.
Essa tem mais garantia pois, você terá a certeza de que a empresa de administração condominial é credenciada.
Veja a página de empresas associadas da AABIC e certificadas PROAD e tenha a segurança de fazer uma boa escolha.
Cuidado ao fazer sua pesquisa pela internet. Ao escolher administradoras de condomínios pelo Google, você precisa verificar se elas são certificadas.
Resumindo
Neste artigo, você viu o que faz uma administradora de condomínios. Também, quais são as suas funções e o quanto ela pode auxiliar um síndico nas tarefas do dia dia.
Para esclarecer, a função da administradora é auxiliar o síndico e fazer com que o condomínio consiga pagar suas contas, equilibrar os direitos e deveres dos moradores.
Além disso, colaborar em áreas que ele não tem experiência ou tempo para realizar as atividades.
Portanto, as administradoras colaboram com o síndico na gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos.
A Habita é uma das melhores administradoras de condomínios em São Paulo. São mais de 50 anos de experiência na administração de condomínios residenciais e comerciais.
Com base na experiência acumulada em outras administrações, sabe da importância do patrimônio dos clientes. Ao longo de sua história, aprimorou e modernizou seus processos para oferecer o melhor serviço em gestão condominial.
Tanto que acaba de lançar um portal/app para gestão de condomínios. Ele agiliza a gestão e as tarefas do síndico. Dando mais autonomia e interatividade para o síndico.
Além disso, disponibiliza uma equipe de profissionais capacitados para acompanhar de forma especializada cada síndico.
Nosso orgulho é garantir a satisfação de nossos clientes.
