Administração de condomÃnios é uma tarefa complexa e com diversas demandas obrigatórias. Quando o condomÃnio passa a ter problemas administrativos, é sinal de que chegou a hora de contratar uma administradora de condomÃnios para colocar as coisas no eixo.
Muitas vezes o sÃndico não dá conta de fazer tudo sozinho e isso reflete diretamente na sua gestão.
Os gastos aumentam e a gestão financeira fica sem controle. Além disso, falta dinheiro para realizar melhorias e pagar as contas do dia a dia.
Como resultado, o condomÃnio fica mais caro e os condôminos descontentes. Ou seja, ninguém fica satisfeito.
É aà que surgem os sinais de que é hora de considerar uma empresa de administração de condomÃnios.
Como saber se seu condomÃnio precisa de uma administradora? Confira agora 5 sinais de que você precisa dela.
Porque contratar uma administradora de condomÃnio?
O papel de uma administradora de condomÃnio é auxiliar o sÃndico nas operações administraivas diárias. Para garantir o fluxo financeiro e a conservação do patrimônio comum aos condôminos no complexo do condomÃnio.
Então, decidir contratar uma administração profissional para a gestão de condomÃnio será uma atitude estratégica e racional.
Confira os prinicpais motivos que justificam essa contratação.
1. Déficit nas contas condominiais
Em suma, déficit das contas é não ter dinheiro para pagar as contas no fim do mês. Como resultado, o condomÃnio emite cotas extras ou entra num looping de atrasos de pagamento. O famoso vender o almoço para pagar a janta.
Em algumas situações, o condomÃnio opta, de maneira errada, por usar o fundo de reserva para cobrir o buraco financeiro. Mas isso não é a solução do problema.
Quando o condomÃnio enfrenta dificuldades para manter as contas em dia, é preciso fazer uma análise mais detalhada.
Sobretudo, olhar se o planejamento financeiro está correto. Também verificar se arrecada o suficiente para cobrir as despesas, qual conta desviou do orçamento, inadimplência, entre outros.
Enfim, requer um trabalho de especialista para encontrar o problema.
Isso não é uma tarefa simples para o sÃndico fazer sozinho. Ainda mais, encontrar a solução para o problema, caso identifique.
Falta de dinheiro para pagar as contas e condomÃnio muito caro, são sinais de que já está na hora de contratar uma administradora de condomÃnio. Antes que a situação piore e fique mais difÃcil e caro para resolver.
2. Aumento da inadimplência
A inadimplência é outro gargalo na administração de condomÃnios. NÃveis aceitáveis de inadimplentes são em média 6% do valor arrecadado com a cota condominial.
Mas a pandemia mudou esse cenário e elevou para algo próximo a 20%.
O reflexo direto da alta inadimplência em condomÃnios é a falta de dinheiro para pagar as contas e emissão de cotas extras. Ou seja, quem paga em dia também paga pelo inadimplente.
Contudo, a solução nem sempre é fácil e rápida. O paÃs passa por uma crise financeira que afeta todos.
No entanto, a empresa administradora de condomÃnio tem meios para gerir melhor isso. Evita que o sÃndico se desgaste com as cobranças aos condôminos devedores.
Além disso, tem profissionais especializados no atendimento. Conseguem compreender melhor a situação e sugerir alternativas que ajudem o morador a quitar sua dÃvida.
O atendimento humanizado é um grande diferencial nas relações de cobrança. Nem todos devem porque querem.
Contudo, é importante saber que a alta inadimplência é mais um sinal de que chegou a hora de contratar uma empresa de administração condominial.
3. Dificuldade na administração fiscal e contábil
Recolher impostos, arquivar notas, fazer o balanço e demonstrativos, estas e outras atividades contábeis são muito importantes na gestão de um condomÃnio.
Quando o condomÃnio não consegue lidar com isso, pode ter certeza que vem problema pela frente.
Assim como uma empresa, o condomÃnio tem suas obrigações fiscais e contábeis. Se deixar de cumpri-las, está sujeito à multa e penalizações.
CondomÃnios com sua contabilidade desorganizada, dificilmente conseguem fazer uma boa gestão financeira.
Para voltarem aos trilhos e garantir que tudo fique conforme o exigido por lei, é melhor deixar que a administradora de condomÃnio cuide disso.
4. Falta tempo e organização
Tempo é algo que muitos sÃndicos reclamam não ter. Pois, precisam resolver muitas coisas e são sozinhos.
No entanto, quando falta tempo para o sÃndico desempenhar sua função, alguma deixará de ser feita.
Principalmente algo relacionado com organização de documentação e controles financeiros.
Neste sentido, a administradora vai colaborar muito ao disponibilizar tecnologia para gestão de condomÃnios.
Assim, o sÃndico terá mais tempo para cuidar de questões que dependam da participação dele.
5. Alta Rotatividade de funcionários
Se o condomÃnio tem aumento expressivo no número de funcionários ou alta rotatividade, isso pode gerar inúmeras dificuldades para o sÃndico.
Sobretudo com o trâmite de contratação ou dispensa de funcionários. É uma tarefa bastante burocrática e requer cuidados.
Uma empresa de condomÃnios pode ajudar o sÃndico nessa hora. Não somente com os trâmites, mas ajudando a contratar melhor.
Alta rotatividade de funcionários pode indicar que o condomÃnio não esteja sabendo contratar. Seja porque o sÃndico está sem tempo para analisar bem os candidatos ou não esteja sabendo gerir a equipe.
Qualquer se seja o motivo, uma coisa é fato. O condomÃnio irá gastar mais com essa rotatividade.
Porque alguns resistem em contratar uma administradora de condomÃnio?
Mesmo com todos estes problemas evidentes, alguns condôminos e sÃndicos ainda resistem em escolher uma administradora de condomÃnios em SP.
Porque isso acontece?
1. Não sabem o que a adm de condomÃnios faz
Muitos sÃndicos e moradores não sabem exatamente qual a função da administradora de condomÃnios. Pensam que ela cuida somente da emissão de boletos e atendimento aos moradores.
No entanto, administrar condomÃnio é como cuidar de uma empresa. Com diversas atividades que requerem experiência e profissionalismo.
A adm de condomÃnios é uma empresa especializada na administração condominial. Atua auxiliando o sÃndico na gestão financeira, administrativa, dos recursos humanos e na manutenção do prédio.
Aplica as melhores estratégias e ferramentas de gestão para a organização do condomÃnio. Como, por exemplo:
- Orientação no exercÃcio das atividades administrativas;
- Contabilizar receitas e as despesas;
- Cuidar da elaboração e da consequente manutenção das folhas de pagamento;
- Boletos e de cotas condominiais;
- Avaliar as prestações de contas;
- Monitorar a inadimplência;
- Marcar presença, organizar e mediar as assembleias do condomÃnio;
- Cuidar dos equipamentos do condomÃnio e áreas comuns.
Além disso, investe em tecnologia para facilitar o dia a dia da administração e atendimento aos condôminos.
As funções da administradora de condomÃnios são diversas. Ela pode desempenhar várias atividades, a depender do que é contratado.
10 Funções que uma administradora de condomÃnios pode desempenhar
- Gerenciar os recursos financeiros do condomÃnio e efetuar pagamentos;
- Emitir boletos, recibos e prestar contas aos moradores;
- Solucionar problemas administrativos;
- Emitir e distribuir comunicados;
- Elaborar orçamentos em geral;
- Realizar cobranças de devedores;
- Monitorar vencimentos de obrigações legais e itens de segurança;
- Contratar o seguro do condomÃnio;
- Cobrar contribuições adicionais dos condôminos (pelo uso de áreas em comum, multas, consumo individual etc.);
- Gerenciar processos de contratação e demissão de funcionários;
2. Querem reduzir custos com autogestão
Esse é outro ponto que influência a decisão de contratação da administradora de condomÃnios.
Alguns condomÃnios optam pela autogestão com o intuito de reduzir custos.
Assim, dispensam os serviços prestados por uma administradora de condomÃnios sem considerar o que ela pode, de fato, contribuir para que os gastos sejam reduzidos.
De forma geral, o custo com uma administradora representa algo entre 1,5 e 3% dos gastos totais em um condomÃnio.
Logo, pode-se ver que não há tanta economia assim.
Além disso, se o condomÃnio decidir fazer autogestão, terá de atribuir aos próprios moradores, as responsabilidades e tarefas da rotina condominial.
Entretanto, nem todos conseguem conciliar mais uma atividade em seu dia a dia. Nem sempre estão disponÃveis ou qualificados para exercer as funções na administração de um condomÃnio.
Principalmente se já estiverem trabalhando, possuÃrem famÃlia, filhos, compromissos particulares etc.
Mesmo que tenham moradores qualificados e capazes de cumprir funções como: cobrança, contas a pagar, manutenção predial, contabilidade, gestão de projetos, por exemplo; administrar um condomÃnio requer entendimento e conhecimento de leis que regulam o setor.
Veja nosso artigo sobre os Riscos em realizar Autogestão Condominial e entenda porque não deve ser a primeira opção.
3. Pensam que o sÃndico deve cuidar do condomÃnio sozinho
Sim, cabe ao sÃndico a função de administrador do condomÃnio. Contudo, dependendo do tamanho do condomÃnio e da quantidade de condôminos, há muito o que ser feito.
Não tem como ele cuidar de tudo sozinho. Em casos como esses, deve-se contratar uma administradora de condomÃnio para fazer a gestão.
Desse forma, garantir que atividades sejam realizadas conforme a legislação, normas internas do condomÃnio e as deliberações das assembleias.
Sobretudo, atender as necessidades dos moradores.
Lembre-se! As atividades na administração dos condomÃnios são de responsabilidade do sÃndico, mas a administradora é uma empresa especializada. Por isso, pode fazer muito mais!
Então, já entendeu porque contratar uma administradora de condomÃnio?
Contratar uma boa administradora de condomÃnios além de garantir a profissionalização da gestão, permitirá o condomÃnio ter melhor controle das contas e administração dos recursos.
Além disso, dará ao condomÃnio a possibilidade utilizar ferramentas desenvolvidas especificamente para gestão de condomÃnios.
Isso dá ao condômino maior transparência e informações confiáveis.
Outro fator importante, e vale destacar, é que uma boa administradora possui expertise e experiência de outras administrações.
Dessa forma, os casos de sucesso e ações bem-sucedidas são aproveitadas na gestão de um novo contrato.
Mas, vale um alerta. Ao contratar uma empresa de gestão de condomÃnio não se deve escolher somente pelo preço.
Ele não indica que a empresa seja a melhor alternativa.
O sÃndico deve fazer uma boa pesquisa, investigar sobre empresa e, também, pedir referências.
Tem empresas de administração condominial que atraem a atenção com preço baixo. O resultado disso, podem ser custos escondidos e falta de profissionais capacitados.
Vantagens na contratação da administradora de condomÃnios
Cada condomÃnio tem suas demandas. No entanto, as vantagens de contratar uma adm. de condomÃnio se destacam em:
- AuxÃlio especializado ao sÃndico, transformando num supervisor das atividades;
- Ter profissionais especializados para cuidar das atividades nas áreas especÃficas;
- Cobrança de inadimplentes;
- Melhor controle das contas e gestão financeira;
- Tecnologia para a gestão e atendimento;
- Departamento jurÃdico para apoio;
- Assessoria na contratação de serviços terceirizados;
- Melhor organização dos documentos.
Parceria entre sÃndico e administradora
A figura da administradora de condomÃnios, vem para colaborar e facilitar o desenvolvimento de uma boa administração condominial.
Principalmente quando se estabelece uma parceria com o sÃndico baseada na divisão equilibrada das atribuições e comunicação eficiente.
Portanto, é importante criar um canal de comunicação direto, transparente, ágil e sem ruÃdos. De modo que haja um entendimento claro e as ações sejam tomadas de forma rápida.
Além disso, existe um ponto que fará toda a diferença e permitirá que o trabalho entre sÃndico e administradora de condomÃnios seja bem-sucedido. O trabalho em equipe!
Para isso é importante saber que a adm. de condomÃnios não elimina a presença do sÃndico.
Embora muitos imaginem isso, a administradora não substitui a função do sÃndico. Muito pelo contrário. Ela vem para auxilia-lo e fazer com que se torne um supervisor das atividades.
Em outras palavras, ela torna possÃvel que o sÃndico se dedique à s funções menos burocráticas do seu mandato.
Portanto, a participação do sÃndico continua sendo essencial para a gestão do condomÃnio.
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