Administração de condomínios é uma tarefa complexa e com diversas demandas obrigatórias. Quando o condomínio passa a ter problemas administrativos, é sinal de que chegou a hora de contratar uma administradora de condomínios para colocar as coisas no eixo.
Muitas vezes o síndico não dá conta de fazer tudo sozinho e isso reflete diretamente na sua gestão.
Os gastos aumentam e a gestão financeira fica sem controle. Além disso, falta dinheiro para realizar melhorias e pagar as contas do dia a dia.
Como resultado, o condomínio fica mais caro e os condôminos descontentes. Ou seja, ninguém fica satisfeito.
É aí que surgem os sinais de que é hora de considerar uma empresa de administração de condomínios.
Como saber se seu condomínio precisa de uma administradora? Confira agora 5 sinais de que você precisa dela.
Porque contratar uma administradora de condomínio?
O papel de uma administradora de condomínio é auxiliar o síndico nas operações administraivas diárias. Para garantir o fluxo financeiro e a conservação do patrimônio comum aos condôminos no complexo do condomínio.
Então, decidir contratar uma administração profissional para a gestão de condomínio será uma atitude estratégica e racional.
Confira os prinicpais motivos que justificam essa contratação.
1. Déficit nas contas condominiais
Em suma, déficit das contas é não ter dinheiro para pagar as contas no fim do mês. Como resultado, o condomínio emite cotas extras ou entra num looping de atrasos de pagamento. O famoso vender o almoço para pagar a janta.
Em algumas situações, o condomínio opta, de maneira errada, por usar o fundo de reserva para cobrir o buraco financeiro. Mas isso não é a solução do problema.
Quando o condomínio enfrenta dificuldades para manter as contas em dia, é preciso fazer uma análise mais detalhada.
Sobretudo, olhar se o planejamento financeiro está correto. Também verificar se arrecada o suficiente para cobrir as despesas, qual conta desviou do orçamento, inadimplência, entre outros.
Enfim, requer um trabalho de especialista para encontrar o problema.
Isso não é uma tarefa simples para o síndico fazer sozinho. Ainda mais, encontrar a solução para o problema, caso identifique.
Falta de dinheiro para pagar as contas e condomínio muito caro, são sinais de que já está na hora de contratar uma administradora de condomínio. Antes que a situação piore e fique mais difícil e caro para resolver.
2. Aumento da inadimplência
A inadimplência é outro gargalo na administração de condomínios. Níveis aceitáveis de inadimplentes são em média 6% do valor arrecadado com a cota condominial.
Mas a pandemia mudou esse cenário e elevou para algo próximo a 20%.
O reflexo direto da alta inadimplência em condomínios é a falta de dinheiro para pagar as contas e emissão de cotas extras. Ou seja, quem paga em dia também paga pelo inadimplente.
Contudo, a solução nem sempre é fácil e rápida. O país passa por uma crise financeira que afeta todos.
No entanto, a empresa administradora de condomínio tem meios para gerir melhor isso. Evita que o síndico se desgaste com as cobranças aos condôminos devedores.
Além disso, tem profissionais especializados no atendimento. Conseguem compreender melhor a situação e sugerir alternativas que ajudem o morador a quitar sua dívida.
O atendimento humanizado é um grande diferencial nas relações de cobrança. Nem todos devem porque querem.
Contudo, é importante saber que a alta inadimplência é mais um sinal de que chegou a hora de contratar uma empresa de administração condominial.
3. Dificuldade na administração fiscal e contábil
Recolher impostos, arquivar notas, fazer o balanço e demonstrativos, estas e outras atividades contábeis são muito importantes na gestão de um condomínio.
Quando o condomínio não consegue lidar com isso, pode ter certeza que vem problema pela frente.
Assim como uma empresa, o condomínio tem suas obrigações fiscais e contábeis. Se deixar de cumpri-las, está sujeito à multa e penalizações.
Condomínios com sua contabilidade desorganizada, dificilmente conseguem fazer uma boa gestão financeira.
Para voltarem aos trilhos e garantir que tudo fique conforme o exigido por lei, é melhor deixar que a administradora de condomínio cuide disso.
4. Falta tempo e organização
Tempo é algo que muitos síndicos reclamam não ter. Pois, precisam resolver muitas coisas e são sozinhos.
No entanto, quando falta tempo para o síndico desempenhar sua função, alguma deixará de ser feita.
Principalmente algo relacionado com organização de documentação e controles financeiros.
Neste sentido, a administradora vai colaborar muito ao disponibilizar tecnologia para gestão de condomínios.
Assim, o síndico terá mais tempo para cuidar de questões que dependam da participação dele.
5. Alta Rotatividade de funcionários
Se o condomínio tem aumento expressivo no número de funcionários ou alta rotatividade, isso pode gerar inúmeras dificuldades para o síndico.
Sobretudo com o trâmite de contratação ou dispensa de funcionários. É uma tarefa bastante burocrática e requer cuidados.
Uma empresa de condomínios pode ajudar o síndico nessa hora. Não somente com os trâmites, mas ajudando a contratar melhor.
Alta rotatividade de funcionários pode indicar que o condomínio não esteja sabendo contratar. Seja porque o síndico está sem tempo para analisar bem os candidatos ou não esteja sabendo gerir a equipe.
Qualquer se seja o motivo, uma coisa é fato. O condomínio irá gastar mais com essa rotatividade.
Porque alguns resistem em contratar uma administradora de condomínio?
Mesmo com todos estes problemas evidentes, alguns condôminos e síndicos ainda resistem em escolher uma administradora de condomínios em SP.
Porque isso acontece?
1. Não sabem o que a adm de condomínios faz
Muitos síndicos e moradores não sabem exatamente qual a função da administradora de condomínios. Pensam que ela cuida somente da emissão de boletos e atendimento aos moradores.
No entanto, administrar condomínio é como cuidar de uma empresa. Com diversas atividades que requerem experiência e profissionalismo.
A adm de condomínios é uma empresa especializada na administração condominial. Atua auxiliando o síndico na gestão financeira, administrativa, dos recursos humanos e na manutenção do prédio.
Aplica as melhores estratégias e ferramentas de gestão para a organização do condomínio. Como, por exemplo:
- Orientação no exercício das atividades administrativas;
- Contabilizar receitas e as despesas;
- Cuidar da elaboração e da consequente manutenção das folhas de pagamento;
- Boletos e de cotas condominiais;
- Avaliar as prestações de contas;
- Monitorar a inadimplência;
- Marcar presença, organizar e mediar as assembleias do condomínio;
- Cuidar dos equipamentos do condomínio e áreas comuns.
Além disso, investe em tecnologia para facilitar o dia a dia da administração e atendimento aos condôminos.
As funções da administradora de condomínios são diversas. Ela pode desempenhar várias atividades, a depender do que é contratado.
10 Funções que uma administradora de condomínios pode desempenhar
- Gerenciar os recursos financeiros do condomínio e efetuar pagamentos;
- Emitir boletos, recibos e prestar contas aos moradores;
- Solucionar problemas administrativos;
- Emitir e distribuir comunicados;
- Elaborar orçamentos em geral;
- Realizar cobranças de devedores;
- Monitorar vencimentos de obrigações legais e itens de segurança;
- Contratar o seguro do condomínio;
- Cobrar contribuições adicionais dos condôminos (pelo uso de áreas em comum, multas, consumo individual etc.);
- Gerenciar processos de contratação e demissão de funcionários;
2. Querem reduzir custos com autogestão
Esse é outro ponto que influência a decisão de contratação da administradora de condomínios.
Alguns condomínios optam pela autogestão com o intuito de reduzir custos.
Assim, dispensam os serviços prestados por uma administradora de condomínios sem considerar o que ela pode, de fato, contribuir para que os gastos sejam reduzidos.
De forma geral, o custo com uma administradora representa algo entre 1,5 e 3% dos gastos totais em um condomínio.
Logo, pode-se ver que não há tanta economia assim.
Além disso, se o condomínio decidir fazer autogestão, terá de atribuir aos próprios moradores, as responsabilidades e tarefas da rotina condominial.
Entretanto, nem todos conseguem conciliar mais uma atividade em seu dia a dia. Nem sempre estão disponíveis ou qualificados para exercer as funções na administração de um condomínio.
Principalmente se já estiverem trabalhando, possuírem família, filhos, compromissos particulares etc.
Mesmo que tenham moradores qualificados e capazes de cumprir funções como: cobrança, contas a pagar, manutenção predial, contabilidade, gestão de projetos, por exemplo; administrar um condomínio requer entendimento e conhecimento de leis que regulam o setor.
Veja nosso artigo sobre os Riscos em realizar Autogestão Condominial e entenda porque não deve ser a primeira opção.
3. Pensam que o síndico deve cuidar do condomínio sozinho
Sim, cabe ao síndico a função de administrador do condomínio. Contudo, dependendo do tamanho do condomínio e da quantidade de condôminos, há muito o que ser feito.
Não tem como ele cuidar de tudo sozinho. Em casos como esses, deve-se contratar uma administradora de condomínio para fazer a gestão.
Desse forma, garantir que atividades sejam realizadas conforme a legislação, normas internas do condomínio e as deliberações das assembleias.
Sobretudo, atender as necessidades dos moradores.
Lembre-se! As atividades na administração dos condomínios são de responsabilidade do síndico, mas a administradora é uma empresa especializada. Por isso, pode fazer muito mais!
Então, já entendeu porque contratar uma administradora de condomínio?
Contratar uma boa administradora de condomínios além de garantir a profissionalização da gestão, permitirá o condomínio ter melhor controle das contas e administração dos recursos.
Além disso, dará ao condomínio a possibilidade utilizar ferramentas desenvolvidas especificamente para gestão de condomínios.
Isso dá ao condômino maior transparência e informações confiáveis.
Outro fator importante, e vale destacar, é que uma boa administradora possui expertise e experiência de outras administrações.
Dessa forma, os casos de sucesso e ações bem-sucedidas são aproveitadas na gestão de um novo contrato.
Mas, vale um alerta. Ao contratar uma empresa de gestão de condomínio não se deve escolher somente pelo preço.
Ele não indica que a empresa seja a melhor alternativa.
O síndico deve fazer uma boa pesquisa, investigar sobre empresa e, também, pedir referências.
Tem empresas de administração condominial que atraem a atenção com preço baixo. O resultado disso, podem ser custos escondidos e falta de profissionais capacitados.
Vantagens na contratação da administradora de condomínios
Cada condomínio tem suas demandas. No entanto, as vantagens de contratar uma adm. de condomínio se destacam em:
- Auxílio especializado ao síndico, transformando num supervisor das atividades;
- Ter profissionais especializados para cuidar das atividades nas áreas específicas;
- Cobrança de inadimplentes;
- Melhor controle das contas e gestão financeira;
- Tecnologia para a gestão e atendimento;
- Departamento jurídico para apoio;
- Assessoria na contratação de serviços terceirizados;
- Melhor organização dos documentos.
Parceria entre síndico e administradora
A figura da administradora de condomínios, vem para colaborar e facilitar o desenvolvimento de uma boa administração condominial.
Principalmente quando se estabelece uma parceria com o síndico baseada na divisão equilibrada das atribuições e comunicação eficiente.
Portanto, é importante criar um canal de comunicação direto, transparente, ágil e sem ruídos. De modo que haja um entendimento claro e as ações sejam tomadas de forma rápida.
Além disso, existe um ponto que fará toda a diferença e permitirá que o trabalho entre síndico e administradora de condomínios seja bem-sucedido. O trabalho em equipe!
Para isso é importante saber que a adm. de condomínios não elimina a presença do síndico.
Embora muitos imaginem isso, a administradora não substitui a função do síndico. Muito pelo contrário. Ela vem para auxilia-lo e fazer com que se torne um supervisor das atividades.
Em outras palavras, ela torna possível que o síndico se dedique às funções menos burocráticas do seu mandato.
Portanto, a participação do síndico continua sendo essencial para a gestão do condomínio.
Procurando por uma administradora de condomínios em São Paulo?
Conte com a Habita para ser sua parceira na gestão do seu condomínio. Temos a experiência de mais de 50 anos atuando no mercado. Possuímos certificações ISO9001 selo do PROAD.
Nossos profissionais são experientes e bem preparados para realizar uma excelente administração condominial.
Somos a empresa de administração de condomínios em SP com o melhor atendimento e resultados comprovados.
Se você procura por uma administradora de condomínios na grande São Paulo, conte com a Habita. A melhor administradora para uma gestão eficiente no seu condomínio.
