A prestação de contas é fundamental na gestão condominial, pois permite ao condômino saber onde e como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio. Sendo obrigada por lei, deve ser feita de maneira clara, organizada e objetiva para atender as exigências legais.
Apresentar as contas é uma das atribuições legais do síndico. Além disso, faz parte do processo de transparência da gestão.
É um direito assegurado por lei que o condômino conheça a movimentação financeira do condomínio, e os documentos que comprovam o que foi recebido e pago dentro de cada mês.
Desta maneira, ele terá conhecimento de como é usada a cota condominial e saberá da real situação financeira do condomínio.
Como dito, as informações devem ser claras, detalhadas e objetivas. Para tanto, deve ter organização, metodologia e perícia por parte do síndico na elaboração da prestação de contas.
Pensando nisso, montamos um Guia com o que é necessário saber sobre a prestação de contas em condomínios.
Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto.
O que é a prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas no condomínio é o ato que demonstra toda a movimentação financeira de um determinado período, informando as receitas e as despesas.
É uma atribuição que compete ao síndico fazê-la, conforme determina a lei:
Código Civil, Lei nº 10.406, Art. 1.348. Compete ao síndico:
(…)
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Ao apresentar as contas, o síndico detalhará como foram os gastos do condomínio, e se as despesas foram feitas conforme a convenção.
A Frequência da Prestação de Contas: Mensal ou Anual?
A lei é clara ao determinar a obrigatoriedade da prestação de contas anualmente (na Assembleia Geral Ordinária – AGO) e sempre que exigida pela coletividade. No entanto, para fins de transparência, gestão e fiscalização, a prática de mercado exige a prestação de contas de forma mensal.
O síndico, com o apoio da administradora, deve disponibilizar balancetes e pastas com todos os comprovantes das receitas e despesas a cada mês. Isso permite que o Conselho Fiscal monitore a saúde financeira do condomínio em tempo real, evitando surpresas negativas na prestação de contas anual.
O Papel do Conselho Fiscal e da Administradora na prestação de contas
Embora a obrigação legal de prestar contas seja do síndico, o processo envolve outros atores essenciais:
- Conselho Fiscal: Analisa os relatórios e documentos (balancetes, notas, extratos) mensais e anuais, emitindo um Parecer Fiscal antes da Assembleia. Este parecer é uma recomendação formal que orienta os condôminos na hora de votar a aprovação ou reprovação das contas.
- Administradora: A administradora atua como o braço operacional e técnico da gestão. Ela é responsável por classificar as despesas (ordinárias e extraordinárias), realizar a conciliação bancária, emitir os relatórios financeiros padronizados (Balancete, Receitas, Despesas, Inadimplência) e manter a guarda e organização de toda a documentação, garantindo a qualidade e o rigor técnico da prestação de contas.
O que compõe a prestação de contas de condomínio?
A prestação de contas é composta por uma série de documentos e relatórios que demonstram e comprovam as movimentações financeiras realizadas no condomínio.
Os documentos servem para comprovar a origem da despesa e para dar valor jurídico a ela. São exemplos de documentos:
- Nota fiscal;
- Guia de recolhimento do INSS;
- Contas de água e luz.
Já os relatórios, facilitam a demonstração da evolução das receitas e das despesas, e para acompanhar os saldos das contas condominiais. São exemplos de relatórios:
- Balancete;
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas.
Como deve ser feita a prestação de contas do condomínio?
A apresentação das contas deve ser feita de maneira sistemática e organizada, tendo como objetivo a qualidade da informação.
Nesse tópico, você conhecerá algumas dicas de como ela deve ser apresentada aos condôminos para ser compreendida da melhor maneira possível.
Mas, primeiramente, confira o que é necessário conter na prestação de contas do condomínio.
Balancete
O balancete é um documento contábil de controle. Ele serve para demonstrar as receitas, as despesas e seus respectivos saldos em determinado período.
O balancete pode ser elaborado mensalmente, trimestralmente ou anualmente, a depender da necessidade de quem o analisa.
Extrato bancário
O extrato bancário registra toda a movimentação financeira do condomínio do período. Por meio dele é possível verificar as entradas e saídas ocorridas na conta corrente.
É bastante comum (e recomendado) que o condomínio mantenha o fundo de reserva aplicado em conta poupança ou em renda fixa.
Sendo assim, deve-se também apresentar na prestação de contas o extrato da aplicação referente ao fundo. Dessa forma, pode-se acompanhar seus respectivos rendimentos e movimentações.
Relatório de receitas
O relatório de receitas elenca todas as arrecadações do condomínio no período, tais como:
- Cota condominial;
- Aluguel de coberturas para antenas;
- Aluguel de áreas comuns do condomínio;
- Fundo reserva;
- Fundo para eventual Benfeitoria;
- Entre outros.
Através desse demonstrativo é possível verificar quais são as fontes de receitas que o condomínio possui.
Relatório de despesas
No relatório de despesas são registrados todos os gastos do condomínio no período. Por exemplo:
- Folha de pagamento;
- Despesas com manutenções;
- Contas de água, luz, gás;
- Entre outras despesas.
Esse demonstrativo é subdividido entre despesas ordinárias e extraordinárias para fins de controle e compreensão das contas do condomínio.
Relatório de inadimplência
Trata-se de um demonstrativo que reúne as informações sobre a inadimplência condominial.
A partir dele é possível extrair indicadores financeiros que demonstram o impacto causado pela falta da arrecadação da cota condominial.
Além disso, é possível consultar quais as medidas que estão sendo tomadas para solucionar o problema.
Parecer do conselho fiscal
O parecer fiscal tem como finalidade emitir a opinião do conselho fiscal com relação à prestação de contas realizada pelo síndico.
Ele é emitido com base na análise dos relatórios financeiros, pelos membros do conselho, e serve para orientar a assembleia na votação das contas.
Agora que você já sabe quais documentos são necessários para a apresentação das contas, vamos a algumas dicas de como apresentá-las aos condôminos.
Dicas de como fazer a prestação de contas do condomínio
1. Organização
Organizar os dados é fundamental para que se possa compreendê-los. Agrupá-los e classificá-los por tipo de documentos e relatórios facilita o entendimento das informações por parte do condômino.
2. Material de apoio
Ter um material de apoio para nortear a prestação de contas é bastante útil, pois nele será elencado informações relevantes que não podem ser esquecidas na apresentação.
Além disso, o material de suporte ajudará a sanar as dúvidas mais comuns por parte dos condôminos.
3. Gráficos
A organização das informações através de gráficos permite melhor entendimento por parte de quem está interpretando os dados, pois facilita a compreensão deles, por meio de representação visual.
4. Planilhas
A planilha servirá para organizar as informações numéricas da prestação de contas, especialmente as tabelas. Essa ferramenta é muito útil na apresentação de dados comparativos de anos anteriores.
Quem aprova a prestação de contas do condomínio?
Quem aprova as contas do síndico é a assembleia, por meio de votação, onde é decidido se as contas serão aprovadas, parcialmente aprovadas ou recusadas.
As contas são aprovadas por metade + 1 voto dos presentes. Se 3 pessoas participarem, o voto de 2 já é suficiente para aprovar as contas.
As contas são aprovadas pela Assembleia, o Conselho é eleito para acompanhar mais de perto e dar o seu parecer para ajudar a análise dos condôminos.
O que fazer se o síndico se recusar a prestar contas?
Não é uma opção do síndico deixar de prestar contas aos condôminos. Como dito anteriormente, por força da lei, ele deve realizar a prestação.
Mas o que fazer se o síndico se recusar a apresentar as contas do condomínio?
Primeiramente, deve-se tentar resolver de maneira amigável para convencer o síndico a fazer uma assembleia e prestar contas.
Se não for possível resolver de maneira amigável, pode ser feito uma tentativa extrajudicial para resolver a questão.
Como? Buscar fazer um abaixo-assinado contendo a assinatura de 1/4 dos condôminos com o intuito de convocar a assembleia. Para ter valor legal, é importante registrar data, horário e local da realização; além da pauta da convocação e o prazo.
Nesta situação, é possível solicitar a destituição de cargo do síndico, se esta for a vontade da maioria; ou ele pode optar por renunciar do cargo.
Agora, se não for possível resolver de maneira amigável ou extrajudicial, existe a possibilidade de qualquer condômino procurar as vias judiciais para ser determinado a convocação de uma assembleia com o intuito de avaliar as contas do síndico.
Direito de Acesso aos Documentos: Condômino Pode Exigir Contas Individualmente?
Sim, o condômino tem o direito de solicitar e analisar as notas fiscais, extratos bancários e comprovantes de despesas, seja individualmente ou por meio de um procurador. A administradora e o síndico devem facilitar esse acesso (muitas vezes via pasta digital).
O condômino individual tem legitimidade apenas em situações excepcionais, devendo sempre buscar primeiro a via administrativa (Conselho Fiscal, Assembleia) para resolver a questão.
O que Acontece se a Assembleia Reprovar as Contas?
A reprovação das contas é um evento sério que deve ser tratado com urgência. Se a maioria dos condôminos decidir pela não aprovação, os próximos passos envolvem:
- Convocação para Reexame: Uma nova Assembleia pode ser convocada para que o síndico ou a administradora apresente esclarecimentos adicionais e retificações nos documentos.
- Contratação de Auditoria: É o caminho mais comum. A Assembleia pode determinar a contratação de uma empresa de auditoria independente para realizar uma investigação detalhada sobre a gestão financeira do período em questão.
- Destituição do Síndico: Se a reprovação das contas for motivada por má gestão comprovada, fraude ou irregularidades graves, a Assembleia poderá, na mesma reunião ou em uma posterior (com quórum específico), votar a destituição do síndico, conforme previsto no Art. 1.349 do Código Civil.
- Responsabilidade Legal: Se a auditoria ou o reexame confirmar prejuízos causados por dolo ou negligência, o síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente.
Auditoria Condominial: Quando e Por Que Contratar?
A Auditoria Condominial é uma ferramenta de governança e transparência, realizada por profissionais independentes para verificar a legalidade e a conformidade dos registros contábeis. A auditoria é fortemente recomendada nas seguintes situações:
- Reprovação de Contas: Para identificar a causa da reprovação e quantificar eventuais irregularidades.
- Transição de Gestão: É uma prática de due diligence para a entrada de um novo síndico ou administradora, garantindo que o novo gestor assuma o condomínio com as contas limpas.
- Suspeita de Fraude: Quando há indícios de desvios, pagamentos indevidos ou falta de transparência.
- Auditoria Preventiva: Realizada anualmente para certificar a saúde financeira e atestar a qualidade da gestão.
Como a tecnologia pode ajudar o síndico a melhorar a sua gestão?
As inovações tecnológicas estão à nossa disposição para otimizar nosso tempo e tornar nossas tarefas diárias mais eficientes. O mesmo raciocínio vale na administração condominial. Já é cada vez mais comum a contas de maneira digital. Ou seja, todas as informações ficam disponíveis online ao conselho e condôminos.
A prestação de contas digital é mais do que uma inovação tecnológica. Ela representa um avanço estratégico na gestão condominial, ao unir eficiência, transparência e segurança em um único sistema. Síndicos ganham autonomia, conselheiros ampliam o controle e moradores têm acesso a informações claras e organizadas.
Em um cenário em que a credibilidade e a agilidade são fundamentais, a digitalização se consolida como o novo padrão de excelência para a administração de condomínios. Adotar essa prática é investir em uma gestão moderna, colaborativa e preparada para o futuro.
A Habita disponibiliza em seu portal/App ferramentas e recursos que permitem melhorar a gestão financeira condominial.
Além disso, permitem interação entre síndico e condômino mais eficiente e segura, como, por exemplo, a pasta digital.
Aderir ao uso de tecnologia na administração de condomínios, traz diversos benefícios ao síndico. Em outras palavras, celeridade na execução de tarefas do dia a dia e maior transparência na prestação de contas.
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