A prestação de contas é fundamental na gestão condominial, pois permite ao condômino saber onde e como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio. Sendo obrigada por lei, deve ser feita de maneira clara, organizada e objetiva para atender as exigências legais.
Apresentar as contas é uma das atribuições legais do síndico. Além disso, faz parte do processo de transparência da gestão.
É um direito assegurado por lei que o condômino conheça a movimentação financeira do condomínio, e os documentos que comprovam o que foi recebido e pago dentro de cada mês.
Desta maneira, ele terá conhecimento de como é usada a cota condominial e saberá da real situação financeira do condomínio.
Como dito, as informações devem ser claras, detalhadas e objetivas. Para tanto, deve ter organização, metodologia e perícia por parte do síndico na elaboração da prestação de contas.
Pensando nisso, montamos um Guia com o que é necessário saber sobre a prestação de contas
Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto.
O que é a prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas é o ato que demonstra toda a movimentação financeira de um determinado período do condomínio, informando as receitas e as despesas.
É uma atribuição que compete ao síndico fazê-la, conforme determina a lei:
Código Civil, Lei nº 10.406, Art. 1.348. Compete ao síndico:
(…)
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Ao apresentar as contas, o síndico detalhará como foram os gastos do condomínio, e se as despesas foram feitas conforme a convenção.
O que compõe a prestação de contas?
A prestação de contas é composta por uma série de documentos e relatórios que demonstram e comprovam as movimentações financeiras realizadas no condomínio.
Os documentos servem para comprovar a origem da despesa e para dar valor jurídico a ela. São exemplos de documentos:
- Nota fiscal;
- Guia de recolhimento do INSS;
- Contas de água e luz.
Já os relatórios, facilitam a demonstração da evolução das receitas e das despesas, e para acompanhar os saldos das contas condominiais. São exemplos de relatórios:
- Balancete;
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas.
Como deve ser feita a prestação de contas do condomínio?
A apresentação das contas deve ser feita de maneira sistemática e organizada, tendo como objetivo a qualidade da informação.
Nesse tópico, você conhecerá algumas dicas de como ela deve ser apresentada aos condôminos para ser compreendida da melhor maneira possível.
Mas, primeiramente, confira o que é necessário conter na prestação de contas do condomínio.
Balancete
O balancete é um documento contábil de controle. Ele serve para demonstrar as receitas, as despesas e seus respectivos saldos em determinado período.
O balancete pode ser elaborado mensalmente, trimestralmente ou anualmente, a depender da necessidade de quem o analisa.
Extrato bancário
O extrato bancário registra toda a movimentação financeira do condomínio do período. Por meio dele é possível verificar as entradas e saídas ocorridas na conta corrente.
É bastante comum (e recomendado) que o condomínio mantenha o fundo de reserva aplicado em conta poupança ou em renda fixa.
Sendo assim, deve-se também apresentar na prestação de contas o extrato da aplicação referente ao fundo. Dessa forma, pode-se acompanhar seus respectivos rendimentos e movimentações.
Relatório de receitas
O relatório de receitas elenca todas as arrecadações do condomínio no período, tais como:
- Cota condominial;
- Aluguel de coberturas para antenas;
- Aluguel de áreas comuns do condomínio;
- Fundo reserva;
- Fundo para eventual Benfeitoria;
- Entre outros.
Através desse demonstrativo é possível verificar quais são as fontes de receitas que o condomínio possui.
Relatório de despesas
No relatório de despesas são registrados todos os gastos do condomínio no período. Por exemplo:
- Folha de pagamento;
- Despesas com manutenções;
- Contas de água, luz, gás;
- Entre outras despesas.
Esse demonstrativo é subdividido entre despesas ordinárias e extraordinárias para fins de controle e compreensão das contas do condomínio.
Relatório de inadimplência
Trata-se de um demonstrativo que reúne as informações sobre a inadimplência condominial.
A partir dele é possível extrair indicadores financeiros que demonstram o impacto causado pela falta da arrecadação da cota condominial.
Além disso, é possível consultar quais as medidas que estão sendo tomadas para solucionar o problema.
Parecer do conselho fiscal
O parecer fiscal tem como finalidade emitir a opinião do conselho fiscal com relação à prestação de contas realizada pelo síndico.
Ele é emitido com base na análise dos relatórios financeiros, pelos membros do conselho, e serve para orientar a assembleia na votação das contas.
Agora que você já sabe quais documentos são necessários para a apresentação das contas, vamos a algumas dicas de como apresentá-las aos condôminos.
Dicas de como fazer a prestação de contas
1. Organização
Organizar os dados é fundamental para que se possa compreendê-los. Agrupá-los e classificá-los por tipo de documentos e relatórios facilita o entendimento das informações por parte do condômino.
2. Material de apoio
Ter um material de apoio para nortear a prestação de contas é bastante útil, pois nele será elencado informações relevantes que não podem ser esquecidas na apresentação.
Além disso, o material de suporte ajudará a sanar as dúvidas mais comuns por parte dos condôminos.
3. Gráficos
A organização das informações através de gráficos permite melhor entendimento por parte de quem está interpretando os dados, pois facilita a compreensão deles, por meio de representação visual.
4. Planilhas
A planilha servirá para organizar as informações numéricas da prestação de contas, especialmente as tabelas. Essa ferramenta é muito útil na apresentação de dados comparativos de anos anteriores.
Quem aprova a prestação de contas do condomínio?
Quem aprova as contas do síndico é a assembleia, por meio de votação, onde é decidido se as contas serão aprovadas, parcialmente aprovadas ou recusadas.
As contas são aprovadas por metade + 1 voto dos presentes. Se 3 pessoas participarem, o voto de 2 já é suficiente para aprovar as contas.
As contas são aprovadas pela Assembleia, o Conselho é eleito para acompanhar mais de perto e dar o seu parecer para ajudar a análise dos condôminos.
O que fazer se o síndico se recusar a prestar contas?
Não é uma opção do síndico deixar de prestar contas aos condôminos. Como dito anteriormente, por força da lei, ele deve realizar a prestação.
Mas o que fazer se o síndico se recusar a apresentar as contas do condomínio?
Primeiramente, deve-se tentar resolver de maneira amigável para convencer o síndico a fazer uma assembleia e prestar contas.
Se não for possível resolver de maneira amigável, pode ser feito uma tentativa extrajudicial para resolver a questão.
Como? Buscar fazer um abaixo-assinado contendo a assinatura de 1/4 dos condôminos com o intuito de convocar a assembleia. Para ter valor legal, é importante registrar data, horário e local da realização; além da pauta da convocação e o prazo.
Nesta situação, é possível solicitar a destituição de cargo do síndico, se esta for a vontade da maioria; ou ele pode optar por renunciar do cargo.
Agora, se não for possível resolver de maneira amigável ou extrajudicial, existe a possibilidade de qualquer condômino procurar as vias judiciais para ser determinado a convocação de uma assembleia com o intuito de avaliar as contas do síndico.
Como fica a prestação de contas do condomínio no contexto da pandemia?
Devido à pandemia, muitas adaptações e mudanças foram necessárias para conseguirmos nos adaptar a esse novo contexto.
Não foi diferente no dia a dia do condomínio, inclusive na prestação de contas. Reuniões e qualquer outro tipo de aglomeração foram proibidos, com o intuito de conter a Covid-19.
Mas a pandemia não pode ser justificativa para o síndico deixar de apresentar as contas do condomínio, pois se assim o fizer, infringirá as normas do condomínio e descumprindo uma de suas obrigações previstas em lei.
Então, o jeito é se adaptar às mudanças. E como é possível fazer a apresentação das contas em plena pandemia? É simples, com o auxílio da tecnologia.
Já é cada vez mais comum a disponibilização das contas de maneira digital. Ou seja, todas as informações ficam disponíveis de maneira virtual aos condôminos.
Dessa maneira, o síndico cumprirá com o prazo estipulado pela convenção; respeitará o direito de acesso às contas pelos condôminos e modernizará a gestão condominial, aderindo à prestação de contas digital.
Do mesmo modo, também é possível realizar a assembleia de maneira virtual com o intuito de avaliar as contas apresentadas.
Como a tecnologia pode ajudar o síndico a melhorar a sua gestão?
As inovações tecnológicas estão à nossa disposição para otimizar nosso tempo e tornar nossas tarefas diárias mais eficientes. O mesmo raciocínio vale na administração condominial.
Pensando nisso, a Habita disponibiliza em seu portal/App ferramentas e recursos que permitem melhorar a gestão financeira condominial.
Além disso, permitem interação entre síndico e condômino mais eficiente e segura, como, por exemplo, a pasta digital.
Aderir ao uso de tecnologia na administração de condomínios, traz diversos benefícios ao síndico. Em outras palavras, celeridade na execução de tarefas do dia a dia e maior transparência na prestação de contas.
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