A prestação de contas é fundamental na gestão condominial, pois permite ao condômino saber onde e como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio. Sendo obrigada por lei, deve ser feita de maneira clara, organizada e objetiva para atender as exigências legais.
Apresentar as contas é uma das atribuições legais do síndico. Além disso, faz parte do processo de transparência da gestão.
É um direito assegurado por lei que o condômino conheça a movimentação financeira do condomínio, e os documentos que comprovam o que foi recebido e pago dentro de cada mês.
Desta maneira, ele terá conhecimento de como é usada a cota condominial e saberá da real situação financeira do condomínio.
Como dito, as informações devem ser claras, detalhadas e objetivas. Para tanto, deve ter organização, metodologia e perícia por parte do síndico na elaboração da prestação de contas.
Pensando nisso, montamos um Guia com o que é necessário saber sobre a prestação de contas em condomínios.
Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto.
O que é a prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas no condomínio é o ato que demonstra toda a movimentação financeira de um determinado período, informando as receitas e as despesas.
É uma atribuição que compete ao síndico fazê-la, conforme determina a lei:
Código Civil, Lei nº 10.406, Art. 1.348. Compete ao síndico:
(…)
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Ao apresentar as contas, o síndico detalhará como foram os gastos do condomínio, e se as despesas foram feitas conforme a convenção.
A Frequência da Prestação de Contas: Mensal ou Anual?
A lei é clara ao determinar a obrigatoriedade da prestação de contas anualmente (na Assembleia Geral Ordinária – AGO) e sempre que exigida pela coletividade. No entanto, para fins de transparência, gestão e fiscalização, o projeto de Lei 4072/19 exige a prestação de contas de forma mensal.
O síndico, com o apoio da administradora, deve disponibilizar balancetes e pastas com todos os comprovantes das receitas e despesas a cada mês. Isso permite que o Conselho Fiscal monitore a saúde financeira do condomínio em tempo real, evitando surpresas negativas na prestação de contas anual.
O Papel do Conselho Fiscal e da Administradora na prestação de contas
Embora a obrigação legal de prestar contas seja do síndico, o processo envolve outros atores essenciais:
- Conselho Fiscal: Analisa os relatórios e documentos (balancetes, notas, extratos) mensais e anuais, emitindo um Parecer Fiscal antes da Assembleia. Este parecer é uma recomendação formal que orienta os condôminos na hora de votar a aprovação ou reprovação das contas.
- Administradora: A administradora atua como o braço operacional e técnico da gestão. Ela é responsável por classificar as despesas (ordinárias e extraordinárias), realizar a conciliação bancária, emitir os relatórios financeiros padronizados (Balancete, Receitas, Despesas, Inadimplência) e manter a guarda e organização de toda a documentação, garantindo a qualidade e o rigor técnico da prestação de contas.
O que compõe a prestação de contas de condomínio?
A prestação de contas é composta por uma série de documentos e relatórios que demonstram e comprovam as movimentações financeiras realizadas no condomínio.
Os documentos servem para comprovar a origem da despesa e para dar valor jurídico a ela. São exemplos de documentos:
- Nota fiscal;
- Guia de recolhimento do INSS;
- Contas de água e luz.
Já os relatórios, facilitam a demonstração da evolução das receitas e das despesas, e para acompanhar os saldos das contas condominiais. São exemplos de relatórios:
- Balancete;
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas.
Como deve ser feita a prestação de contas do condomínio?
A apresentação das contas deve ser feita de maneira sistemática e organizada, tendo como objetivo a qualidade da informação.
Nesse tópico, você conhecerá algumas dicas de como ela deve ser apresentada aos condôminos para ser compreendida da melhor maneira possível.
Mas, primeiramente, confira o que é necessário conter na prestação de contas do condomínio.
Balancete
O balancete é um documento contábil de controle. Ele serve para demonstrar as receitas, as despesas e seus respectivos saldos em determinado período.
O balancete pode ser elaborado mensalmente, trimestralmente ou anualmente, a depender da necessidade de quem o analisa.
Extrato bancário
O extrato bancário registra toda a movimentação financeira do condomínio do período. Por meio dele é possível verificar as entradas e saídas ocorridas na conta corrente.
É bastante comum (e recomendado) que o condomínio mantenha o fundo de reserva aplicado em conta poupança ou em renda fixa.
Sendo assim, deve-se também apresentar na prestação de contas o extrato da aplicação referente ao fundo. Dessa forma, pode-se acompanhar seus respectivos rendimentos e movimentações.
Relatório de receitas
O relatório de receitas elenca todas as arrecadações do condomínio no período, tais como:
- Cota condominial;
- Aluguel de coberturas para antenas;
- Aluguel de áreas comuns do condomínio;
- Fundo reserva;
- Fundo para eventual Benfeitoria;
- Entre outros.
Através desse demonstrativo é possível verificar quais são as fontes de receitas que o condomínio possui.
Relatório de despesas
No relatório de despesas são registrados todos os gastos do condomínio no período. Por exemplo:
- Folha de pagamento;
- Despesas com manutenções;
- Contas de água, luz, gás;
- Entre outras despesas.
Esse demonstrativo é subdividido entre despesas ordinárias e extraordinárias para fins de controle e compreensão das contas do condomínio.
Relatório de inadimplência
Trata-se de um demonstrativo que reúne as informações sobre a inadimplência condominial.
A partir dele é possível extrair indicadores financeiros que demonstram o impacto causado pela falta da arrecadação da cota condominial.
Além disso, é possível consultar quais as medidas que estão sendo tomadas para solucionar o problema.
Parecer do conselho fiscal
O parecer fiscal tem como finalidade emitir a opinião do conselho fiscal com relação à prestação de contas realizada pelo síndico.
Ele é emitido com base na análise dos relatórios financeiros, pelos membros do conselho, e serve para orientar a assembleia na votação das contas.
Agora que você já sabe quais documentos são necessários para a apresentação das contas, vamos a algumas dicas de como apresentá-las aos condôminos.
Dicas de como fazer a prestação de contas do condomínio
Deixar a preparação do relatório de prestação de contas do condomínio para a última hora pode resultar em problemas. Organizar-se com antecedência contribui para que as informações financeiras sejam precisas e completas, promovendo uma gestão mais eficiente e transparente.
Além disso, a preparação antecipada ajuda a identificar e corrigir possíveis erros na prestação de contas, assegurando que todas as obrigações legais sejam cumpridas e evitando penalidades. Por isso, nossos especialistas trazem algumas dicas nesta etapa.
1. Organização
Organizar os dados é fundamental para que se possa compreendê-los. Agrupá-los e classificá-los por tipo de documentos e relatórios facilita o entendimento das informações por parte do condômino.
2. Material de apoio
Ter um material de apoio para nortear a prestação de contas é bastante útil, pois nele será elencado informações relevantes que não podem ser esquecidas na apresentação.
Além disso, o material de suporte ajudará a sanar as dúvidas mais comuns por parte dos condôminos.
3. Gráficos
A organização das informações através de gráficos permite melhor entendimento por parte de quem está interpretando os dados, pois facilita a compreensão deles, por meio de representação visual.
4. Planilhas
A planilha servirá para organizar as informações numéricas da prestação de contas, especialmente as tabelas. Essa ferramenta é muito útil na apresentação de dados comparativos de anos anteriores.
Quem aprova a prestação de contas do condomínio?
Quem aprova as contas do síndico é a assembleia, por meio de votação, onde é decidido se as contas serão aprovadas, parcialmente aprovadas ou recusadas.
As contas são aprovadas por metade + 1 voto dos presentes. Se 3 pessoas participarem, o voto de 2 já é suficiente para aprovar as contas.
As contas são aprovadas pela Assembleia, o Conselho é eleito para acompanhar mais de perto e dar o seu parecer para ajudar a análise dos condôminos.
Quais são os erros mais comuns na prestação de contas condominial
Na prática, os erros na prestação de contas em condomínio seguem padrões recorrentes. Em geral, não estão ligados a má-fé, mas à falta de processos, controles financeiros consistentes e apoio técnico adequado. Conhecer esses erros ajuda síndicos, conselhos fiscais e condôminos a identificar falhas rapidamente e corrigi-las antes que se tornem problemas maiores.
A seguir, listamos os erros mais comuns observados na gestão condominial.
Erro 1 – Acreditar que a decisão final é do conselho fiscal
O conselho fiscal não aprova nem reprova as contas do condomínio. Seu papel é analisar a documentação e emitir um parecer técnico. A decisão final cabe aos condôminos reunidos em assembleia, que podem ou não seguir a recomendação do conselho, desde que de forma justificada.
Erro 2 – Falta de documentos comprobatórios
Relatórios sintéticos e balancetes não substituem a prestação de contas completa. A ausência de notas fiscais, recibos e contratos impede a verificação das despesas e compromete a transparência, mesmo quando os gastos são legítimos.
Erro 3 – Apresentar a prestação de contas apenas na assembleia
A prestação de contas não deve ser feita durante a assembleia. Os documentos precisam ser entregues previamente ao conselho fiscal, para análise e emissão de parecer. A assembleia serve para esclarecimentos, apresentação do parecer e votação, não para análise detalhada conta a conta.
Erro 4 – Divergência entre orçamento aprovado e gastos realizados
Diferenças entre despesas previstas e realizadas, sem justificativa formal ou registro adequado, geram questionamentos e podem levar à reprovação das contas. Gastos extraordinários devem ser documentados e, quando necessário, aprovados em assembleia.
Erro 5 – Ausência de conciliação bancária
Sem conciliação bancária, os valores apresentados nos balancetes podem não refletir a real movimentação financeira. Isso dificulta a rastreabilidade dos recursos e impede uma análise segura das contas do condomínio.
Erro 6 – Lançamentos genéricos ou pouco detalhados
Descrições vagas como “despesas diversas” dificultam a compreensão dos gastos. Cada lançamento deve indicar claramente o fornecedor, o serviço prestado e o período de referência, facilitando a conferência pelos condôminos.
Erro 7 – Atraso ou omissão na apresentação das contas
A prestação de contas deve respeitar os prazos previstos na convenção. Atrasos ou omissões geram insegurança, comprometem a governança condominial e podem resultar em questionamentos formais ao síndico.
Erro 8 – Achar que a maioria da assembleia decide sem justificativa
Mesmo decisões aprovadas por maioria precisam ser fundamentadas. A assembleia não pode reprovar contas sem justificativa técnica, nem aprová-las ignorando irregularidades comprovadas. As decisões devem ser registradas com clareza e responsabilidade.
Erro 9 – Acreditar que ¼ dos condôminos pode convocar assembleia a qualquer momento
Embora ¼ dos condôminos possa convocar assembleia, isso não vale automaticamente para prestação de contas. Essa convocação só é legítima se houver atraso ou omissão do síndico ou indícios de irregularidade comprovada.
O que fazer se o síndico se recusar a prestar contas?
Não é uma opção do síndico deixar de prestar contas aos condôminos. Como dito anteriormente, por força da lei, ele deve realizar a prestação.
Mas o que fazer se o síndico se recusar a apresentar as contas do condomínio?
Primeiramente, deve-se tentar resolver de maneira amigável para convencer o síndico a fazer uma assembleia e prestar contas.
Se não for possível resolver de maneira amigável, pode ser feito uma tentativa extrajudicial para resolver a questão.
Como? Buscar fazer um abaixo-assinado contendo a assinatura de 1/4 dos condôminos com o intuito de convocar a assembleia. Para ter valor legal, é importante registrar data, horário e local da realização; além da pauta da convocação e o prazo.
Nesta situação, é possível solicitar a destituição de cargo do síndico, se esta for a vontade da maioria; ou ele pode optar por renunciar do cargo.
Agora, se não for possível resolver de maneira amigável ou extrajudicial, existe a possibilidade de qualquer condômino procurar as vias judiciais para ser determinado a convocação de uma assembleia com o intuito de avaliar as contas do síndico.
Direito de Acesso aos Documentos: Condômino Pode Exigir Contas Individualmente?
Sim, o condômino tem o direito de solicitar e analisar as notas fiscais, extratos bancários e comprovantes de despesas, seja individualmente ou por meio de um procurador. A administradora e o síndico devem facilitar esse acesso (muitas vezes via pasta digital).
O condômino individual tem legitimidade apenas em situações excepcionais, devendo sempre buscar primeiro a via administrativa (Conselho Fiscal, Assembleia) para resolver a questão.
O que Acontece se a Assembleia Reprovar as Contas?
A reprovação das contas é um evento sério que deve ser tratado com urgência. Se a maioria dos condôminos decidir pela não aprovação, os próximos passos envolvem:
- Convocação para Reexame: Uma nova Assembleia pode ser convocada para que o síndico ou a administradora apresente esclarecimentos adicionais e retificações nos documentos.
- Contratação de Auditoria: É o caminho mais comum. A Assembleia pode determinar a contratação de uma empresa de auditoria independente para realizar uma investigação detalhada sobre a gestão financeira do período em questão.
- Destituição do Síndico: Se a reprovação das contas for motivada por má gestão comprovada, fraude ou irregularidades graves, a Assembleia poderá, na mesma reunião ou em uma posterior (com quórum específico), votar a destituição do síndico, conforme previsto no Art. 1.349 do Código Civil.
- Responsabilidade Legal: Se a auditoria ou o reexame confirmar prejuízos causados por dolo ou negligência, o síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente.
Auditoria Condominial: Quando e Por Que Contratar?
A Auditoria Condominial é uma ferramenta de governança e transparência, realizada por profissionais independentes para verificar a legalidade e a conformidade dos registros contábeis. A auditoria é fortemente recomendada nas seguintes situações:
- Reprovação de Contas: Para identificar a causa da reprovação e quantificar eventuais irregularidades.
- Transição de Gestão: É uma prática de due diligence para a entrada de um novo síndico ou administradora, garantindo que o novo gestor assuma o condomínio com as contas limpas.
- Suspeita de Fraude: Quando há indícios de desvios, pagamentos indevidos ou falta de transparência.
- Auditoria Preventiva: Realizada anualmente para certificar a saúde financeira e atestar a qualidade da gestão.
Como a tecnologia pode ajudar o síndico a melhorar a sua gestão?
As inovações tecnológicas estão à nossa disposição para otimizar nosso tempo e tornar nossas tarefas diárias mais eficientes. O mesmo raciocínio vale na administração condominial. Já é cada vez mais comum a contas de maneira digital. Ou seja, todas as informações ficam disponíveis online ao conselho e condôminos.
A prestação de contas digital é mais do que uma inovação tecnológica. Ela representa um avanço estratégico na gestão condominial, ao unir eficiência, transparência e segurança em um único sistema. Síndicos ganham autonomia, conselheiros ampliam o controle e moradores têm acesso a informações claras e organizadas.
Em um cenário em que a credibilidade e a agilidade são fundamentais, a digitalização se consolida como o novo padrão de excelência para a administração de condomínios. Adotar essa prática é investir em uma gestão moderna, colaborativa e preparada para o futuro.
A Habita disponibiliza em seu portal/App ferramentas e recursos que permitem melhorar a gestão financeira condominial.
Além disso, permitem interação entre síndico e condômino mais eficiente e segura, como, por exemplo, a pasta digital.
Aderir ao uso de tecnologia na administração de condomínios, traz diversos benefícios ao síndico. Em outras palavras, celeridade na execução de tarefas do dia a dia e maior transparência na prestação de contas.
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