A assembleia de prestação de contas é um dos eventos mais importantes na gestão condominial. Entretanto, alguns erros na prestação de contas são comuns nessas reuniões.
Tanto o síndico, o Conselho Fiscal e os condôminos precisam saber quais são os seus papéis na assembleia e agir de acordo com eles.
Dessa maneira, é possível evitar muitos desses erros na prestação de contas. Neste artigo, você vai saber mais sobre eles e o que o síndico deve evitar na hora da prestação de contas do condomínio.
1 – A palavra final é da assembleia
Muitas pessoas acreditam que a função do Conselho Fiscal em um condomínio é aprovar a prestação de contas. Entretanto, não é isso o que ocorre.
O Conselho não tem o poder de aprovar ou reprovar as contas de um Condomínio. Ele apenas recomenda ou não a aprovação.
E, mesmo assim, a recomendação do Conselho não é absoluta, pois ela pode ser desconsiderada pela assembleia, desde que de maneira fundamentada.
Na prática, o que ocorre é que normalmente a assembleia acaba concordando com a recomendação do Conselho, especialmente porque ele tem maior conhecimento sobre o assunto e avaliou as contas do condomínio mais a fundo.
Porém, é importante destacarmos que a palavra final é dos condôminos reunidos em Assembleia, reconhecendo, é claro, o importante papel que o Conselho exerce na análise e recomendação sobre as contas do Condomínio.
2 – Relatórios sintéticos ajudam, mas não são a prestação de contas
Em alguns condomínios, a administradora ou o síndico têm o hábito de enviar relatórios sintéticos, extratos de resumo ou balancetes para os condôminos.
Essa é uma medida muito válida e importante, pois, dessa forma, os moradores podem ter uma noção da saúde financeira do condomínio.
Entretanto, é importante ter em mente que o envio desses relatórios sintéticos não tem o mesmo valor que a prestação de contas, nem a substitui. Esse é outro erro na prestação de contas muito comum.
O síndico deve entender que a prestação de contas do condomínio vai além de relatórios sintéticos que, normalmente, resumem a situação do condomínio em apenas uma ou duas folhas.
Por isso, ele precisa estar com toda a prestação de contas pronta até a data limite para o envio ao Conselho.
Para saber como ela deve ser feita, confira nosso guia sobre prestação de contas.
3 – A prestação de contas não é feita na hora da assembleia.
Outro erro na prestação de contas bastante comum é o síndico achar que deve ser feita durante a assembleia. Então o síndico prepara uma apresentação e quer expor todas as despesas e receitas do condomínio na assembleia.
Isso não é recomendado.
A função do síndico é entregar a prestação de contas ao Conselho bem antes da assembleia. Dessa forma, os Conselheiros terão tempo hábil de fazer a análise das contas e emitir o parecer pela aprovação, reprovação ou aprovação com ressalvas.
O momento da assembleia dedicado à aprovação de contas deve ser utilizado para sanar dúvidas, para o Conselho apresentar seu parecer e para a assembleia votar pela aprovação ou reprovação da prestação de contas, com base no parecer.
É claro que o síndico pode, e deve, fazer um breve resumo dos gastos do condomínio. Deve explicar aos condôminos se o Condomínio está com saldo positivo ou negativo, informar os principais gastos, etc. Mas tudo de maneira resumida.
Até porque seria humanamente impossível ao síndico apresentar conta por conta, nota por nota, de todo o seu exercício em uma assembleia. Dependendo do tamanho do condomínio, isso poderia durar horas.
Por isso, é importante ao síndico garantir que os documentos e contas estejam disponíveis ao Conselho e aos condôminos ao longo de todo o exercício financeiro, não apenas no dia da realização da assembleia.
Se o seu condomínio está com os gastos elevados, veja nosso guia de Redução de custos em condomínios. Temos ótimas dicas para seu condomínio não entrar no vermelho!
4 – A maioria em uma assembleia de prestação de contas nem sempre decide tudo
As decisões tomadas na assembleia devem ser respaldadas e baseadas na documentação apresentada pelo síndico. Assim sendo, para que as contas sejam reprovadas pela assembleia, é preciso que seja feito de maneira justificada.
Ainda que estejam em maioria, os condôminos não podem simplesmente reprovar a prestação de contas, apenas por não concordarem com o Síndico, eles precisam justificar.
Da mesma maneira, caso haja uma prova concreta de algum tipo de irregularidade, a assembleia não pode simplesmente aprovar as contas e ignorar o erro cometido pelo síndico.
É necessário que se justifique o porquê e ainda, que fique registrado quais serão as medidas a serem adotadas.
5 – ¼ dos condôminos não pode convocar uma assembleia de prestação de contas quando bem desejar
O Código Civil garante que ¼ dos condôminos pode convocar uma assembleia. Porém, esse mesmo ¼ não pode convocar uma assembleia de prestação de contas quando bem desejar, salvo se houver alguma justificativa plausível.
De acordo com o artigo 1.350, o Síndico convocará anualmente a assembleia a fim de aprovar o orçamento de despesas, as contribuições e para a prestação de contas.
Assim, salvo se houver alguma irregularidade, os condôminos apenas podem convocar a assembleia caso o síndico não a faça.
Ou seja, é preciso que haja prova de que o síndico atrasou a convocação da assembleia de prestação de contas para que os condôminos possam fazê-la.
Do contrário, os condôminos poderiam convocar a assembleia de prestação de contas todos os meses ou a cada ato do síndico. Isso acabaria gerando uma grande confusão tanto para moradores quanto para a própria administração do condomínio.
Portanto, é importante lembrar que o síndico deve convocar uma assembleia de prestação de contas uma vez por ano. E, apenas caso isso não ocorra, os condôminos poderão se unir e fazerem eles próprios a convocação.
Evite esses erros na prestação de contas do seu condomínio. Tenha o melhor suporte na administração de condomínios de São Paulo. Conte com a Habitacional para manter seu condomínio com as contas em dia.
