O síndico de um condomínio desempenha um papel fundamental na gestão e manutenção condominial. Quando se assume este posto é comum vermos erros de síndicos iniciantes. Não queremos que isso aconteça com você!
Afinal, a função do síndico tem muitas responsabilidades e desafios, dependendo do tamanho e do tipo do condomínio. Pois, cada condomínio apresenta situações únicas, que exigem habilidades específicas e abordagens personalizadas por parte do síndico.
Desse modo, evitar erros comuns é fundamental para síndicos iniciantes, pois isso não apenas facilita a gestão eficaz do condomínio, mas também ajuda a construir uma relação de confiança e respeito com os moradores.
Para facilitar a vida dos síndicos iniciantes, veja a seguir uma lista dos 15 erros mais comuns que devem ser evitados ao desempenhar a função de síndico de condomínio, bem como algumas dicas de como solucioná-los.
Pronto para começar?
Erro 1: Desconhecimento da legislação condominial
Sem dúvida, a falta de conhecimento da legislação condominial ou negligência em sua aplicação, é um desafio frequente para síndicos iniciantes, pois gera graves consequências, como:
- Multas ou ações legais contra o condomínio;
- Decisões inadequadas;
- Exposição a riscos legais;
- Desentendimentos com os moradores.
Isso porque existem leis, como o Código Civil e a Lei nº 4.591/1964 (derrogada em 20023 – revogada parcialmente), que define as principais bases para a gestão do condomínio, como:
- Condução de assembleias;
- Processo de eleição do síndico;
- Obrigações e responsabilidades do síndico.
Desse modo, uma das responsabilidades do síndico é assegurar o devido cumprimento de toda a legislação condominial. Para isso, é vital que o síndico esteja bem informado e atualizado quanto a quaisquer alterações.
Adicionalmente, é recomendável que o síndico procure orientação com um advogado especialista em direito condominial.
Tendo em vista evitar os erros de síndicos iniciantes, é importante também participar de cursos e seminários voltados para a gestão condominial.
Erro 2: Falta de comunicação efetiva com os condôminos
A comunicação ineficiente ou a falta dela, leva os moradores a questionarem a administração do síndico. Isso causa conflitos, desentendimentos na tomada de decisões e até dificuldade de aprovação de melhorias ao condomínio.
Para evitar que esses erros de síndicos iniciantes venham a ocorrer, é imprescindível que o síndico implemente um meio de comunicação direto e eficiente com os condôminos.
Tendo em vista garantir uma comunicação clara, direta e transparente, evitando informações contraditórias ou ambíguas. Para isso, podem ser usadas várias ferramentas, como:
- E-mails;
- Murais de avisos;
- Grupos de WhatsApp;
- Portais e Apps das administradoras;
- Aplicativos específicos para condomínios.
Erro 3: Má gestão financeira
A gestão financeira representa um dos maiores desafios para um síndico de um condomínio, seja experiente ou iniciante. Isso porque uma má administração financeira pode causar diversos problemas, como:
- Déficits orçamentários;
- Atrasos no pagamento de contas;
- Aumento das taxas do condomínio;
- Potenciais conflitos com os moradores;
- Acúmulo de dívidas pela falta de planejamento financeiro.
Certamente, sem uma gestão efetiva das entradas e saídas financeiras, o síndico enfrentará dificuldades para equilibrar as contas no final do mês. E pode piorar se acumular com o tempo, criando uma carga financeira pesada para o condomínio.
Onde isso pode dar? Em empréstimos ou aumento das cotas do condomínio (insatisfação dos moradores com a administração do síndico).
Para evitar incorrer nesses erros de síndicos iniciantes, uma dica é implementar um sistema de gestão condominial. Pois, permite otimizar os processos e facilita todo o controle financeiro do condomínio.
Erro 4: Negligenciar a manutenção do condomínio
Alguns condomínios tendem a negligenciar as manutenções, especialmente as menores, optando por soluções provisórias em vez de reparos adequados. Quando isso acontece, os problemas podem se acumular, tornando-se mais complexos e onerosos para dar uma solução eficiente.
Por exemplo, um vazamento de água não tratado pode causar danos estruturais no prédio, aumento no custo da conta de água e prejuízos às propriedades dos moradores.
Para esse tipo comum de erro de síndicos iniciantes é essencial ter um plano de manutenção preventiva, com inspeções periódicas dos sistemas do edifício. Considerando a execução de reparos e substituições necessárias, sempre que for detectado um problema. Também é essencial manter um registro detalhado de todas as manutenções para facilitar a gestão de problemas futuros e assegurar que as manutenções sejam realizadas em tempo hábil.
Erro 5: Não priorizar a segurança do condomínio
É fundamental que os síndicos, principalmente os iniciantes, reconheçam a segurança como parte essencial da gestão do condomínio.
Isso porque não priorizar a segurança em um condomínio é um erro grave para síndicos, especialmente para aqueles que estão iniciando na função. Já que a segurança é uma das principais preocupações dos moradores.
Nesse sentido, a confiança dos moradores no síndico pode ser abalada se eles sentirem que sua segurança não é priorizada.
Desse modo, investir em segurança é essencial para a boa gestão do condomínio, adotando medidas proativas para garantir a segurança e o bem-estar de todos os moradores.
Erro 6: Falta de transparência nas decisões (não prestar contas)
Dentre os erros de síndicos iniciantes, um dos mais comuns é agir com falta de transparência nas decisões, além de não prestar contas para os moradores do condomínio.
A falta de clareza das informações leva a desconfiança, insatisfação e dúvidas por parte dos moradores, que passam a ter receios de estar ocorrendo uma fraude nas finanças do condomínio. Assim, acaba causando mal-entendidos e rumores que criam conflitos entre o síndico e os moradores.
Para um bom desempenho na função de síndico, a transparência nas decisões e na prestação de contas são elementos essenciais para construir e manter a confiança dos moradores no síndico.
Erro 7: Ignorar conflitos entre moradores
Outro erro dos síndicos iniciantes, que pode assumir proporções maiores, é ignorar os conflitos entre os moradores. Isso porque os conflitos não resolvidos tendem a se intensificar, levando a situações mais graves.
Por isso, uma das responsabilidades de um síndico, que exige muita habilidade e bom senso, é a mediação desses conflitos entre moradores. Sem dúvida, é uma oportunidade para desenvolver habilidades de negociação e comunicação. Ao fazer isso, fortalece sua posição de liderança e reforça a confiança dos moradores em sua gestão.
Erro 8: Desconhecer os limites de sua autoridade
Um dos maiores erros de um síndico iniciante é “achar que manda em tudo e todos”. Em outras palavras, não saber até onde vai a sua autoridade exercendo a função de síndico, bem como as suas obrigações e direitos para o condomínio e para com os moradores.
Muitas vezes, ao ocupar a posição de síndico, uma pessoa pode achar de forma equivocada que é superior aos demais (funcionários do condomínio e condôminos).
Assim, é fundamental que o síndico iniciante compreenda plenamente os direitos e obrigações tanto dos moradores quanto dos funcionários, mas principalmente, os seus direitos e obrigações como síndico.
Erro 9: Não buscar capacitação e atualização
É compreensível que um síndico iniciante não tenha todo o conhecimento necessário para o bom desempenho da função. Contudo, não buscar uma capacitação para gerir um condomínio é um erro muito grave.
Para uma boa administração condominial é preciso adotar boas práticas de gestão, além de conhecimentos em outras áreas.
Erro 10: Falha em cumprir e fazer cumprir o regimento interno
Não conhecer o regimento interno do condomínio representa um problema significativo para um síndico iniciante, pois pode tomar decisões que contrariem as diretrizes estabelecidas nesse documento legal.
Por exemplo, em caso de conflitos entre os moradores do condomínio, o desconhecimento do regimento interno pode gerar dificuldade para mediar disputas de forma justa e eficaz.
Além disso, fica difícil orientar os moradores sobre as normas e regras do condomínio quando não conhece as mesmas, que estão contidas no regimento interno.
Por isso, para evitar esses erros de síndico iniciante, é essencial conhecer o regimento para que seja possível garantir o seu cumprimento, além de uma atualização periódica conforme a necessidade do condomínio.
Erro 11: Não realizar assembleias regularmente
Certamente, se o síndico iniciante negligenciar a realização de assembleias regularmente, está gerando um grande problema para a sua administração do condomínio.
Principalmente, por comprometer a transparência, limitar a participação dos moradores no processo de tomada de decisão. Sem assembleias regulares, os moradores podem se sentir desengajados e menos propensos a colaborar com a gestão do condomínio.
Além disso, as decisões tomadas podem ser vistas como ilegítimas ou autoritárias. Isso porque a aprovação de orçamentos, de projetos maiores ou mudanças nas regras, exigem a deliberação e aprovação em assembleia.
A realização regular de assembleias é essencial para uma gestão eficaz do condomínio, pois viabilizam o cumprimento das obrigações legais e o planejamento eficiente, reforçando a saúde financeira condominial.
Erro 12: Desorganização administrativa
Um dos erros de síndicos iniciantes mais graves, que afeta diretamente um bom desempenho na administração condominial, é a desorganização administrativa.
De fato, é um problema que surge quando a gestão dos documentos do condomínio é feita de forma ineficiente, levando a possíveis complicações legais e administrativas.
A desorganização resulta na perda ou extravio de documentos importantes. Sem dúvida, isso é muito problemático, especialmente em ações judiciais, onde comumente se exige documentação física como comprovação legal.
Assim como a ausência de registros de processos administrativos, como as atas de reuniões e outros, visto que são vitais para assegurar a transparência e legalidade das operações do condomínio. Com uma gestão desorganizada, é muito difícil manter o registro histórico das decisões tomadas pelos condôminos.
Para prevenir tais problemas, é essencial que o síndico adote uma gestão documental eficaz, com atualização regular de toda a documentação, assegurando que todos estejam em dia e bem organizados.
Erro 13: Achar que pode fazer tudo sozinho
Muitos síndicos acreditam que devem gerir tudo individualmente, temendo que o trabalho não atinja a qualidade esperada caso seja realizado por terceiros ou que não sejam capazes de fazer com sucesso.
No entanto, a falta de delegação de tarefas pode impedir o síndico de se concentrar em suas funções principais e resultar em sobrecarga, com riscos de negligenciar outras áreas importantes.
Embora o síndico possa achar mais seguro fazer ele mesmo algumas atividades, isso pode desviar sua atenção de responsabilidades, como a administração financeira ou a gestão de inadimplência.
Desse modo, é importante que o síndico iniciante entenda as vantagens de delegar tarefas e como pode otimizar a utilização do seu tempo para a gestão do condomínio, que é a sua maior responsabilidade.
Erro 14: Não investir em tecnologia para gestão condominial
Para um síndico iniciante, que tem pouca experiência na função, talvez a ideia de investir em tecnologia signifique custos adicionais para o condomínio. Por isso, continua fazendo os processos de forma manual.
No entanto, existem várias consequências desse não investimento em tecnologia, como consumir a maior parte do seu tempo de administração do condomínio com processos burocráticos e administrativos.
Além disso, esse não investimento implica em limitação da eficiência operacional, da segurança, da comunicação e da capacidade de atender às expectativas dos moradores de maneira assertiva.
Para síndicos iniciantes, adaptar-se e incorporar soluções tecnológicas é importante para uma gestão bem-sucedida. Isso porque ao otimizar os processos, ganha em qualidade e produtividade, reduzindo os erros humanos.
Erro 15: Esquecer de renovar o seguro condominial
Dentre os erros de síndico iniciante, que gera graves consequências financeiras, está o esquecimento de renovar o seguro condominial.
Em primeiro lugar é necessário que fique claro que o seguro condomínio é de contratação obrigatória para condomínio residencial, comercial e misto.
Desse modo, o síndico é responsável pela contratação e renovação do seguro, inclusive sob pena de multas e até mesmo comprometimento do seu patrimônio.
Sem dúvida, esquecer de renovar o seguro condominial pode deixar o condomínio vulnerável a uma série de riscos e despesas, além de possíveis complicações legais.
Por isso, é essencial que os síndicos, principalmente os iniciantes, mantenham a renovação do seguro como uma prioridade na gestão do condomínio.
O Papel da Administradora de Condomínios no Suporte a Síndicos Iniciantes
O suporte de uma administradora de condomínios oferece um apoio fundamental para evitar os erros de síndico iniciante. Pois, consegue lhe ajudar nas práticas administrativas, com ferramentas e recursos necessários para enfrentar os desafios da gestão condominial.
Esta parceria não só facilita a administração diária, mas também contribui para uma gestão mais estratégica e de longo prazo, beneficiando todos os moradores do condomínio.
Contratando uma administradora de condomínios (que seja boa) obtém-se expertise profissional e orientações assertivas para direcionar as ações do síndico em sua função no condomínio. O que é crucial para evitar erros comuns e garantir uma administração eficiente.
Além disso, a administradora de condomínios desempenha um papel vital ao auxiliar o síndico na elaboração de um planejamento orçamentário estratégico e na implementação de um controle de despesas eficiente.
Outro fator importante é que uma administradora de condomínios pode fornecer acesso a uma variedade de ferramentas tecnológicas avançadas, que incluem:
- Softwares de gerenciamento financeiro;
- Plataformas para gerenciamento de manutenção;
- Sistemas de comunicação para interação com os moradores;
- Plataformas para gerenciamento de reservas de espaços comuns.
A implementação destas tecnologias pode simplificar significativamente os processos administrativos, tornando a gestão do condomínio mais eficiente e menos suscetível a erros.
Conclusão
A gestão eficaz de um condomínio é uma jornada contínua de aprendizado e adaptação, além da aplicação das boas práticas de gestão, que contribuem para evitar os erros de síndico iniciante.
De fato, entender a importância desse aprendizado é fundamental para o sucesso da gestão do condomínio. Isso porque ao buscar por boas práticas é possível enriquecer o conhecimento e as competências do síndico.
Sendo que esta busca pode ser feita por meio de parcerias com administradoras de condomínios, participação em cursos de formação, ou simplesmente através da troca de experiências com colegas.
Ao se comprometer com o crescimento e desenvolvimento constantes, o síndico pode navegar com confiança nos desafios da gestão condominial, garantindo o bem-estar e a satisfação dos moradores do condomínio.
