Saiba que contratar administradora de condomínio exige atenção, não pode ser de qualquer jeito. A rotina administrativa de um condomínio, exige conhecimentos específicos para que a gestão condominial ocorra de forma eficiente e que atenda às necessidades dos condôminos.
Dependendo do tamanho do condomínio, o síndico pode enfrentar inúmeras dificuldades exercendo essa tarefa sozinho, como sobrecarga de atividades e falta de tempo na gestão.
Condomínios também podem enfrentar a falta de candidatos a síndico ou até mesmo a falta de qualificação profissional nesse tipo de administração.
Estes são apenas alguns dos motivos para contratar uma administradora de condomínios. Mas como escolher a melhor empresa? Quais critérios considerar?
Nesse artigo, detalharemos os principais critérios para escolher a melhor administradora de condomínios. Continue a leitura e saiba como realizar uma contratação bem-sucedida.
Critérios para contratar administradoras de condomínios.
Diferentemente de um produto, a contratação de serviços acaba tendo um viés subjetivo em muitas situações. Mas, na administração de condomínios, isso é bem diferente.
Há pontos importantes a serem observados na hora de contratar administradoras de condomínios, independentemente do tamanho ou tipo de empreendimento.
Fernando Fornícola, diretor da Habita, reuniu 12 critérios importantes para a contratação de uma empresa de gestão condominial. Confira quais!
1. Reputação e credibilidade da empresa
Ao contratar administradora de condomínio, dedique tempo à pesquisa e à verificação de referências de mercado e relatos de outros condomínios atendidos pelas administradoras candidatas.
Isso porque é necessário obter informações confiáveis sobre a reputação e credibilidade da empresa. Nesse caso, é interessante consultar o site ReclameAqui, as indicações e histórico de clientes atuais e ex-clientes, principalmente síndicos e membros de conselho.
2. Experiência no mercado e tempo de atuação
Um dos critérios mais importantes para contratar administradora de condomínio é comprovar a relevância da empresa no mercado, bem como o seu tempo de atuação como administradora de condomínios.
Uma empresa administradora de condomínios com uma grande experiência na prestação desses serviços é capaz de realizar uma gestão eficiente da rotina condominial. De modo que consegue evitar os problemas mais simples até os mais complexos.
Mas cuidado com grandes empresas de nome famoso e alta aparição na mídia, pois nem sempre o tamanho e fama garantem a qualidade e a personalização do atendimento.
3. Certificações e padrão de qualidade
As certificações setoriais, como o Programa Nacional das Administradoras de Condomínios (PRONAD) e de padrão de qualidade, como ISO 9000, são essenciais para atestar a qualidade dos serviços prestados pelas empresas de administração de condomínios.
4. Uso de tecnologia para gestão eficiente
Atualmente, as ferramentas tecnológicas como plataformas, apps, sistemas de pagamento online, dentre outros, facilitam em muito a gestão do condomínio. A tecnologia oferece recursos eficientes para melhorar a comunicação e o controle financeiro do condomínio.
Além disso, facilita para que os condôminos acompanhem de perto como estão as finanças do condomínio, fazer assembleias e a contratação dos mais diversos serviços necessários para a manutenção condominial.
5. Qualificação da equipe
Para oferecer serviços com eficiência e qualidade, é essencial que a administradora de condomínios conte com uma equipe bem treinada e qualificada. O que implica em ter um quadro de profissionais aptos e capacitados nos assuntos referentes à gestão condominial.
Não escolha contratar a administradora de condomínio só porque ela disponibiliza canais digitais ou chats com inteligência artificial. O síndico precisará de atendimento humanizado e suporte de equipe qualificada para resolver diversas e diferentes situações em seu dia a dia.
6. Personalização dos serviços
Para contratar administradora de condomínio, é necessário verificar o tipo de condomínio, se residencial, comercial ou misto, as possibilidades de contratar serviços personalizados que atendam de forma específica as necessidades do condomínio e do síndico.
Nesse sentido, é importante comparar os pacotes de serviços, modulares ou de gestão completa, que são oferecidos e o atendimento das empresas administradoras de condomínio.
No tópico 9 você entenderá porque a comunicação é importante.
7. Avaliação dos serviços e preços
É imprescindível ter o cuidado de não fazer a escolha de administradora de condomínios apenas baseado pelo critério de preço. É claro que este aspecto exerce um peso considerável para essa escolha, mas a relação custo-benefício precisa ser avaliada detalhadamente.
A qualidade dos serviços e os itens inclusos no contrato são essenciais para o sucesso da gestão do condomínio.
8. Estrutura da empresa e segurança financeira
Um ponto importante na hora de contratar uma empresa para a gestão de um condomínio é: conhecer a sua estrutura administrativa. Isto é, entender como administra a sua estrutura física, visitando a sede da empresa e suas dependências.
Também é preciso verificar a ficha cadastral e os antecedentes da empresa e dos sócios, e se a empresa de administração de condomínios possui uma situação financeira equilibrada, que ofereça segurança e conte com seguros de responsabilidade civil.
Além disso, verificar o capital social é uma forma de constatar a solidez financeira da empresa e suas possibilidades de crescimento futuro.
9. Comunicação eficiente e transparente
Um dos pilares para o sucesso de uma gestão condominial é a comunicação clara entre a administradora, o síndico e os condôminos.
A disponibilidade de atendimento ao síndico por parte da administradora é de fundamental importância para a gestão eficiente do condomínio. Existem administradoras famosas no mercado que colocam vários condomínios com um único gerente.
Além disso, prometem canais digitais exclusivos e atendimento personalizado, mas colocam chats e atendimentos automatizados via WhatsApp.
Prefira administradoras de condomínio que dão atendimento ao síndico de forma humanizada. O síndico pode até pedir isso em contrato.
10. Contrato detalhado e garantias
Para um bom contrato de prestação de serviços de administração condominial é importante verificar se as cláusulas garantem, de forma clara e objetiva, as condições contratadas, de rescisão, de garantias e de prazos.
Não podendo esquecer de verificar as cláusulas relativas às responsabilidades que competem a cada uma das partes envolvidas, principalmente do síndico e da administradora.
Fique atento às cláusulas de cobrança para serviços não previstos, taxas extras ou adicionais.
11. Relacionamento de longo prazo
Para garantir resultados positivos, construa um relacionamento duradouro e confiável com a administradora. De fato, a ideia de uma parceria é essencial para assegurar um relacionamento de longo prazo com a continuidade da qualidade em todo o período.
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