Quando um condomínio enfrenta problemas financeiros, os pagamentos em atraso viram rotina e a falta de dinheiro para honrar os compromissos vira uma das maiores preocupações na gestão de qualquer síndico. Qual é a primeira coisa que se pensa quando isso acontece? Claro, como reduzir custos no condomínio e equilibrar as contas.
No entanto, sabemos que isso não é uma tarefa fácil. Não existe uma fórmula mágica. Cada condomínio tem suas particularidades. Porém, existem algumas ações que o síndico pode implementar para não depender de empréstimos para o condomínio e cair em um abismo ainda maior.
Quer saber como? Nossos especialistas listaram 14 medidas para reduzir custos em condomínios.
Assim, você síndico reduz o risco de o condomínio ficar sem dinheiro para pagar as contas. Além disso, evita a cobrança de taxas extras e não deixa o condomínio muito caro.
Vamos conferir como reduzir os custos do condomínio?
Quais são os principais gastos de um condomínio?
Antes de tudo, cada condomínio tem a sua prestação de contas e seu controle de gastos. Dessa forma, os custos do condomínio dependem do porte e de sua infraestrutura.
Mesmo assim, de maneira geral, os principais custos de um condomínio são:
- 40% a 50% com folha de pagamento;
- 20% a 30% com consumo de água, energia elétrica, gás e telefone;
- 10% a 15% com manutenções, elevadores e seguros;
- Aproximadamente 10% com despesas administrativas, bancárias, fundo de reserva e pequenos reparos.
Contudo, uma coisa é fato. Um condomínio não paga as contas se não receber em dia as cotas condominiais.
Por que é importante encontrar formas de reduzir custos no condomínio?
Para esclarecer, os altos custos são um dos principais fatores para o valor do condomínio ficar caro. Em outras palavras, se os gastos sobem, o valor do condomínio aumenta. E isso afeta diretamente a inadimplência dos condôminos.
O que acontece quando a inadimplência sobe? Os condôminos que pagam em dia assumem o valor em aberto. E porquê? Para não faltar dinheiro para pagar as contas!
Portanto, quando os custos de um condomínio são altos, ele vira uma verdadeira bomba-relógio.
Medidas práticas para reduzir custos no condomínio
O que acontece quando o condomínio fica sem dinheiro?
A primeira alternativa é emitir cotas extras. Porém, isso deixa todos insatisfeitos. Além disso, a convivência fica difícil e o síndico passa a ser cobrado pelo valor do condomínio.
Por outro lado, ele precisa do dinheiro em caixa para pagar as contas. O que o síndico pode fazer?
Nossos especialistas reuniram 14 dicas indispensáveis para reduzir custos na gestão de condomínios.
1. Conheça as contas do condomínio
Quando o objetivo é reduzir gastos no condomínio, antes de tudo, deve-se conhecer as contas. Somente dessa forma o síndico vai identificar onde o condomínio gasta mais.
E por que isso é importante?
Em primeiro lugar para o síndico saber onde e como os recursos do condomínio são utilizados. Depois disso, tomar as decisões certas de como reduzir os custos do condomínio.
Sem conhecer as contas do condomínio, não será possível adotar medidas que realmente funcionem. Ou seja, não adianta fazer economia no papel-toalha ou copinho do café.
E quais decisões podem ser tomadas depois que se conhece as contas do condomínio?
Isso você verá logo a seguir. O importante aqui é entender que conhecer as contas no detalhe, é o primeiro passo na redução de custos em condomínios.
2. Planejamento e Controle
Planejar e controlar é fundamental para qualquer iniciativa de redução de custos. Um planejamento orçamentário anual minucioso, acompanhado de auditorias regulares, permite identificar gargalos, despesas desnecessárias e possíveis déficits.
É essencial o síndico entender para onde cada centavo está indo. Sobretudo para não ser surpreendido na hora de pagar as contas.
Portanto, planejar e controlar de perto a situação financeira do condomínio são ações essenciais para conseguir reduzir custos na administração de condomínios.
3. Controle da folha de pagamento
De maneira geral, a folha de pagamento representa metade do que é gasto em despesas condominiais. Às vezes, até mais!
Assim, para reduzir gastos no condomínio, deve-se analisar a folha de pagamento. Depois disso, providenciar ajustes para reduzir o seu custo.
O que o síndico pode fazer para economizar com a folha de pagamento?
Por exemplo, pode otimizar a escala de trabalho para torná-la mais racional e com menor incidência de horas extras. Além disso, optar pela terceirização dos serviços de portaria, limpeza e segurança também são alternativas de economia para o condomínio.
4. Reduza a conta de energia elétrica
A conta de energia elétrica representa o terceiro maior gasto condominial. No entanto, é possível usar a tecnologia para economizar na conta de luz e, consequentemente, reduzir os custos no condomínio.
Para isso, algumas adequações práticas podem ser feitas. Por exemplo: instalação de lâmpadas LED, utilização de sensores de presença e implementar automação predial.
É importante também investir em conscientização. Condôminos e funcionários devem saber a importância de economizar energia.
Quando há redução na conta de energia elétrica, todos ganham. As despesas do condomínio ficam menores.
Outra maneira de economizar é implementar ações de sustentabilidade para eficiência energética. Mas, isso você pode conferir melhor em nosso artigo:
Condomínio sustentável: as ações certas, menores gastos!
5. Reduzir custos no condomínio com a conta de água
Depois da folha de pagamento e energia elétrica, o consumo de água é outra fonte de gastos nos condomínios. Logo, é fundamental olhar para a conta de água se quiser reduzir despesas.
O síndico deve conscientizar os condôminos sobre a importância do uso consciente da água. Da mesma maneira que na energia elétrica, todos ganham quando há economia.
A adoção de tecnologia também é bem-vinda quando o assunto é reduzir custos com água.
Por exemplo, a instalação de medidor individual e a reutilização de água da chuva para lavar calçada e áreas externas, contribuem para a redução de custos em condomínios.
6. Cobre os inadimplentes
A inadimplência é um dos maiores problemas financeiros em um condomínio. Mantê-la sob controle é essencial para o condomínio ter fluxo de caixa.
Quando a inadimplência está acima do previsto no orçamento, faltam recursos para pagamento de despesas. A consequência disso são as cotas extras ou uso do fundo reserva.
A inadimplência alta é de fato uma verdadeira dor de cabeça. Encarece o valor do condomínio e impede que o síndico realize uma boa gestão financeira.Sendo assim, é fundamental mantê-la no menor nível.
Para isso, algumas medidas podem ser tomadas. Confira agora as 8 dicas restantes que ajudarão a reduzir a inadimplência condominial.
7. Use tecnologia para controle financeiro
A tecnologia está à nossa disposição e devemos fazer o melhor uso possível dela. O mesmo se aplica na gestão financeira de condomínios.
Planilhas são úteis no dia a dia, mas para fazer um controle financeiro eficiente, precisa de um software ou portal.
Processos de controle financeiros manuais têm mais chances de serem expostos a erros humanos e gerarem informações imprecisas ou errôneas. Os softwares não.
Investir em tecnologia na gestão de condomínios ajuda não só a reduzir custos no condomínio como possibilita ter informações integradas e disponíveis a qualquer momento. Além disso, a prestação de contas fica mais ágil e transparente com o uso de tecnologia.
Um bom exemplo é o App/portal da Habita. Com ele, o síndico controla as finanças do condomínio na palma da mão. A Habita dispõe de muitas ferramentas para fazer o condomínio economizar muito, sem perder a qualidade dos serviços e ainda valorizar o patrimônio.
O Cliente Habita conta com um software exclusivo de controle e gestão das contas do seu condomínio. O síndico tem tudo sob controle.
8. Invista em Manutenção Preventiva
Quando o síndico percebe que está hora de reduzir os custos do condomínio, é fundamental que ele invista na manutenção preventiva dos equipamentos.
Fazer manutenções periódicas sai bem mais em conta do que consertá-los quando falham.
Além disso, quando um equipamento fica sem manutenção, pode quebrar a qualquer momento. Como resultado, o síndico precisa consertar o quanto antes. Muitas vezes, acaba pagando o valor da urgência.
E claro, existe também a parte da segurança do condômino. Equipamentos que não são devidamente conservados podem causar acidentes.
Portanto, a manutenção preventiva além de preservar o patrimônio do condomínio, é uma medida importante para reduzir custos no condomínio.
9. Revisão de Seguros e Taxas Bancárias
Periodicamente, é importante pesquisar e negociar os seguros obrigatórios do condomínio, buscando as melhores coberturas e preços. Da mesma forma, as taxas bancárias e serviços financeiros devem ser avaliados para garantir as condições mais vantajosas.
10. Faça planejamento de compras
Evitar pequenas despesas ajuda a reduzir gastos maiores no condomínio. Pequenos gastos quando se acumulam, tornam-se uma grande despesa.
Além disso, comprar em pequenas quantidades fica mais caro.
Uma boa dica é fazer uso de checklist no momento de fazer as compras dos produtos utilizados no condomínio.
Compre no atacado sempre que possível. Principalmente os materiais de uso diário, ou até mesmo itens de manutenção, como lâmpadas e cabos.
Não deixe de avaliar o custo benefício também. Alguns produtos um pouco mais caros, duram ou rendem mais.
Em outras palavras, olhar só para o preço não significa que vai reduzir os gastos. Pelo contrário, pode até aumentar!
11. Estimule a participação dos condôminos
Estimular a participação dos moradores nas decisões do condomínio é muito importante.
A participação do condômino por área de afinidade, ou seja, conforme a vocação dele, contribui para uma gestão condominial melhor.
Por exemplo, um contador pode contribuir no acompanhamento das finanças e ajudar a reduzir gastos no condomínio.
Além disso, quando os moradores estão envolvidos na administração do condomínio, melhora a percepção sobre o trabalho do síndico.
12. Tenha um bom orçamento anual
A elaboração de um bom orçamento anual permite estimar os gastos de maneira eficaz, em outras palavras, terá poucos imprevistos ao decorrer do ano.
Além do mais, um bom orçamento é fundamental para a manutenção da saúde financeira do condomínio.
13. Faça uma gestão transparente
A gestão transparente é caracterizada pelo compartilhamento de informações importantes entre o síndico e os interessados nelas.
Se as informações são de interesse coletivo, elas devem ser compartilhadas.
Isso permite uma melhor compreensão e participação nas decisões importantes do condomínio.
Uma gestão transparente passa mais confiança aos condôminos. Permite também que eles conheçam as contas condominiais com maior exatidão e colaborem nas ações de redução de custos no condomínio.
Sobretudo nas ações que dependem diretamente deles como, por exemplo: economia de água, energia elétrica e limpeza das áreas comuns.
14. Contrate melhor
Contratar bem também é fundamental para economizar no condomínio. Tanto ao contratar a administradora de condomínio, quanto funcionários ou prestadores de serviços.
Sempre contrate empresas e pessoas com boas referências. Além disso, é fundamental valorizar os bons colaboradores e procurar retê-los no quadro de funcionários.
Dessa forma, haverá menos rotatividade de funcionários na equipe de trabalho e consequentemente menos gastos com contratações ou demissões.
Quando for contratar uma empresa terceirizada, procure checar sua credibilidade no mercado e também verificar se ela está em dia com as legislações trabalhistas e fiscais.
Contrate melhor e evite surpresas desagradáveis, especialmente de natureza financeira. Assim, contribui para que o condomínio não tenha custos desnecessários.
E quando o síndico não consegue reduzir os gastos no condomínio?
Nem sempre o síndico consegue olhar tudo isso sozinho. Acima de tudo, requer tempo e experiência para identificar quais pontos afetam seus custos.
Nesse sentido, a melhor alternativa é contratar uma empresa especializada em administração de condomínios.
Terceirizar a gestão é a melhor saída. Dessa forma, profissionais especializados farão este trabalho de maneira mais assertiva.
Seu condomínio precisa reduzir os gastos urgentemente? Saiba que a solução está aqui na Habita. São mais de 50 anos de experiência em administração de condomínios em SP, com profissionais capacitados e tecnologia de ponta para uma gestão eficiente.
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