20 Erros comuns que todo síndico iniciante pode evitar.

Podemos dizer que assumir este posto de síndico de um condomínio pela primeira vez se parece muito com quando tiramos carta de motorista e vamos dirigir um carro. Ficamos empolgados e cheios de boas intenções, querendo fazer o melhor, mas, logo percebemos que na prática é diferente. Por isso é comum vermos alguns erros de síndicos iniciantes. 

É natural, especialmente para quem está começando, tropeçar em alguns desafios. 

Afinal, a função do síndico é multifacetada: você é um pouco gestor, um pouco mediador, um pouco contador, um pouco zelador e, muitas vezes, um pouco psicólogo. Com tantas frentes, é fácil cometer deslizes. 

Mas a boa notícia é que muitos desses erros de síndicos iniciantes são totalmente evitáveis!

Veja a seguir uma lista dos 20 erros mais comuns que podem surgir no caminho da função de síndico de condomínio, entender por que eles acontecem e, o melhor de tudo, como você pode contorná-los. 

Queremos que tenha um início de gestão mais tranquilo e consiga construir uma relação de confiança e respeito com os moradores.

Pronto para começar? Então, vamos lá!

ERRO 1: Desconhecimento da legislação condominial

Sem dúvida, a falta de conhecimento da legislação condominial ou negligência em sua aplicação, é um desafio frequente para síndicos iniciantes. Traz consequências, como:

• Multas ou ações legais contra o condomínio; 
• Decisões inadequadas; 
• Exposição a riscos legais; 
• Desentendimentos com os moradores.

Isso porque existem leis, como o Código Civil e a Lei nº 13.465/2017 (que regulamenta a Lei nº 4.591/1964), que definem as principais bases para a gestão do condomínio, como:

• Condução de assembleias; 
• Processo de eleição do síndico; 
• Obrigações e responsabilidades do síndico.

Saiba que uma das responsabilidades do síndico é assegurar o devido cumprimento de toda a legislação condominial. Para isso, é vital que o síndico esteja capacitado, bem informado e atualizado quanto a quaisquer alterações nas leis.

Adicionalmente, é recomendável que o síndico procure orientação com um advogado especialista em direito condominial.

Tendo em vista evitar os erros de síndicos iniciantes, é importante também participar de cursos e seminários voltados para a gestão condominial.

ERRO 2: Falta de comunicação efetiva com os condôminos

A comunicação ineficiente ou a falta dela, leva os condôminos a questionarem a administração do síndico. Isso causa conflitos, desentendimentos na tomada de decisões e até dificuldade de aprovação de melhorias ao condomínio.

Para evitar que a comunicação seja um erro do síndico iniciante, é imprescindível que se implemente um meio de comunicação direto e eficiente com os condôminos.

Sobretudo garantir uma comunicação clara, direta e transparente, evitando informações contraditórias ou ambíguas. Para isso, pode-se usar várias ferramentas, como:

• E-mails; 
• Murais de avisos; 
• Grupos de WhatsApp; 
• Portais e Apps das administradoras; 
• Aplicativos específicos para condomínios.

ERRO 3: Má gestão financeira

A gestão financeira representa um dos maiores desafios para um síndico de um condomínio, seja experiente ou iniciante. Isso porque quando mal feita, pode causar diversos problemas, como:

• Déficits orçamentários; 
• Acúmulo de dívidas pela falta de planejamento financeiro.
• Atrasos no pagamento de contas; 
• Aumento dos custos do condomínio; 
• Potenciais conflitos com os condôminos; 

O síndico tem um papel fundamental na saúde financeira do condomínio. Sem controle, enfrentará dificuldades para equilibrar as contas no final do mês. E pode piorar se acumular com o tempo, criando uma carga financeira pesada para o condomínio.

Onde isso pode dar? O condomínio pode ter que tomar empréstimos, aumentar as cotas do condomínio ou cobrar taxas extraordinárias. Ou seja, insatisfação dos condôminos com a administração do síndico.

Para evitar incorrer nesses erros de síndicos iniciantes, uma dica é implementar um sistema de gestão condominial. Pois, permite otimizar os processos e facilita todo o controle financeiro do condomínio.

ERRO 4: Negligenciar a manutenção do condomínio

Alguns condomínios tendem a negligenciar manutenções, especialmente as menores. Optam por soluções provisórias em vez de reparos adequados. Quando isso acontece, os problemas podem se acumular, tornando-se mais complexos e onerosos para dar uma solução eficiente.

Por exemplo, um vazamento de água não tratado pode causar danos estruturais no prédio, aumento no custo da conta de água e prejuízos às propriedades.

Para esse tipo comum de erro de síndicos iniciantes é essencial ter um plano de manutenção preventiva, com inspeções periódicas dos sistemas do edifício. Considerando a execução de reparos e substituições necessárias, sempre que for detectado um problema. 

Também é essencial manter um registro detalhado de todas as manutenções para facilitar a gestão de problemas futuros e assegurar que elas sejam realizadas em tempo hábil.

Erro 5: Não priorizar a segurança do condomínio

É fundamental que os síndicos, principalmente os iniciantes, reconheçam a segurança como parte essencial da gestão do condomínio. 

Isso porque não priorizar a segurança em um condomínio é um erro grave para síndicos, especialmente para aqueles que estão iniciando na função. Já que a segurança é uma das principais preocupações de quem vive em condomínios. 

Nesse sentido, a confiança dos moradores no síndico pode ser abalada se eles sentirem que sua segurança não é priorizada.

Investir em segurança é essencial para a boa gestão do condomínio, adotando medidas proativas para garantir a segurança e o bem-estar de todos os moradores.

Erro 6: Falta de transparência nas decisões (não prestar contas)

Dentre os erros de síndicos iniciantes, um dos mais comuns é agir com falta de transparência nas decisões e não prestar contas.

Isso leva a desconfiança, insatisfação e dúvidas, os condôminos passam a ter receios de estar ocorrendo uma fraude nas finanças do condomínio. 

Para um bom desempenho na função de síndico, a transparência nas decisões e na prestação de contas são elementos essenciais para construir e manter a confiança dos condôminos.

Erro 7: Ignorar conflitos entre moradores

Outro erro dos síndicos iniciantes que pode assumir proporções maiores, é ignorar os conflitos entre os moradores. Isso porque os assuntos não resolvidos tendem a se intensificar, levando a situações mais graves.

Por isso, uma das responsabilidades de um síndico, que exige muita habilidade e bom senso, é a mediação desses conflitos entre moradores. 

Sem dúvida, é uma oportunidade para desenvolver habilidades de negociação e comunicação. Ao fazer isso, fortalece sua posição de liderança e reforça a confiança em sua gestão.

Erro 8: Desconhecer os limites de sua autoridade

Um dos maiores erros de um síndico iniciante é “achar que manda em tudo e todos”. Em outras palavras, não saber até onde vai a sua autoridade exercendo a função de síndico, bem como as suas obrigações e direitos para o condomínio e para com os moradores.

Muitas vezes, ao ocupar a posição de síndico, uma pessoa pode achar de forma equivocada que é superior aos demais (funcionários do condomínio e condôminos). E aí começa o problema: decisões autoritárias, funcionários desmotivados, moradores revoltados.

Assim, é fundamental que o síndico iniciante compreenda plenamente os direitos e obrigações tanto dos moradores quanto dos funcionários, mas principalmente, os seus direitos e obrigações como síndico. 

Erro 9: Não buscar capacitação e atualização

É compreensível que um síndico iniciante não tenha todo o conhecimento necessário para o bom desempenho da função. Contudo, não buscar uma capacitação para gerir um condomínio é um erro muito grave.

Para uma boa administração condominial é preciso adotar boas práticas de gestão, além de conhecimentos em outras áreas. Existem cursos especializados, seminários e até certificações que podem elevar significativamente sua competência na gestão.

O síndico que investe em aprendizado contínuo não apenas evita erros comuns, como também ganha confiança e conquista o respeito dos moradores.

Erro 10: Falha em cumprir e fazer cumprir o regimento interno

O regimento é a bíblia do síndico. Ele define o que pode e o que não pode, o que é permitido e o que é proibido. Não conhecer o regimento interno do condomínio representa um problema significativo para um síndico iniciante, pois pode tomar decisões que contrariem as diretrizes estabelecidas nesse documento legal.

Por exemplo, em caso de conflitos entre os moradores do condomínio, o desconhecimento do regimento interno pode gerar dificuldade para mediar disputas de forma justa e eficaz.

Além disso, fica difícil orientar os moradores sobre as normas e regras do condomínio quando não se conhece o que está no regimento interno.

Por isso, para evitar este erro de síndico iniciante, é essencial conhecer o regimento para que seja possível garantir o seu cumprimento.

Erro 11: Não realizar assembleias regularmente

Se o síndico iniciante negligenciar a realização de assembleias regularmente, vai gerar um grande problema para a sua administração.

Principalmente, porque compromete a transparência e limita a participação dos moradores. Sem assembleias regulares, os condôminos se sentem desengajados. Menos propensos a colaborar com a gestão.

Além disso, as decisões tomadas podem ser vistas como ilegítimas ou autoritárias. Isso porque a aprovação de orçamentos, de projetos maiores ou mudanças nas regras, exigem a deliberação e aprovação em assembleia.

As assembleias regulares viabilizam cumprimento legal, planejamento eficiente e saúde financeira do condomínio.

Erro 12: Desorganização administrativa

Um dos erros de síndicos iniciantes mais graves, que afeta diretamente um bom desempenho na administração condominial, é a desorganização administrativa. 

Quando a gestão de documentos é feita de forma ineficiente, surgem complicações legais e administrativas. Documentos se perdem, atas desaparecem e registros se extraviaram.

Isso é particularmente problemático em ações judiciais, onde frequentemente se exige documentação física como comprovação legal.

Sem registros bem organizados (atas de reuniões, decisões, contratos), fica impossível manter a transparência ou comprovar a legalidade das ações. E em um conflito, os documentos são o escudo legal.

A solução é simples: adotar uma gestão documental eficaz e manter tudo organizado.

Erro 13: Achar que pode fazer tudo sozinho

Muitos síndicos acreditam que devem gerir tudo individualmente. Temem que terceiros não atinjam a qualidade esperada ou falhem na execução.

Porém, a falta de delegação impede o síndico de se concentrar em suas funções principais. A sobrecarga é inevitável. E com ela, a negligência de áreas importantes.

Embora pareça mais seguro fazer tudo sozinho, isso desvia sua atenção de responsabilidades críticas como administração financeira e gestão de inadimplência.

O síndico iniciante precisa entender que delegar tarefas não é abrir mão de controle. É otimizar seu tempo para focar no que realmente importa: a gestão estratégica do condomínio.

Erro 14: Não investir em tecnologia para gestão condominial

Para um síndico iniciante, investir em tecnologia pode parecer custo adicional desnecessário. Por isso, continua fazendo os processos manualmente.

Porém, essa escolha consome a maior parte do seu tempo com burocracia e processos administrativos repetitivos. Tempo que deveria estar focado em gestão estratégica.

Além disso, o não investimento limita a eficiência operacional, a segurança, a comunicação e a capacidade de atender às expectativas dos moradores de forma assertiva.

Para síndicos iniciantes, adaptar-se e incorporar soluções tecnológicas é essencial. Ao otimizar processos, ganha-se qualidade, produtividade e reduz erros humanos.

Erro 15: Esquecer de renovar o seguro condominial

Dentre os erros do síndico iniciante, que gera graves consequências financeiras, está esquecer de renovar o seguro condominial. 

Primeiro, é importante saber que o seguro é obrigatório para condomínios residenciais, comerciais e mistos. O síndico é responsável pela contratação e renovação, sob pena de multas e comprometimento do patrimônio.

Deixar o seguro vencer expõe o condomínio a riscos e despesas inesperadas. Além disso, gera complicações legais sérias.

Portanto, mantenha a renovação do seguro como prioridade permanente. Crie um alerta com antecedência. Não deixe isso passar.

ERRO 16: Negligenciar a Inadimplência

Negligenciar a inadimplência é o problema financeiro número um enfrentado por síndicos iniciantes. Muitos deixam as dívidas acumularem, esperando que os moradores paguem espontaneamente.

Mas a realidade é que sem uma estratégia ativa de cobrança, a inadimplência cresce exponencialmente. Afeta diretamente a saúde financeira do condomínio.

Por isso, o síndico precisa implementar um processo estruturado. Mensagens de aviso antes do vencimento. Cobrança administrativa após o atraso.

A inadimplência não é um problema que passa sozinho. Exige ação rápida e contínua. Quanto antes você agir, maiores as chances de receber e menores os custos de cobrança.

ERRO 17: Não realizar Auditoria e Revisão de Contas

Muitos síndicos iniciantes não realizam auditoria nem revisão periódica das contas do condomínio. Simplesmente confiam nos números sem questionar.

Esse é um erro grave. Sem auditoria regular, fica impossível detectar inconsistências financeiras. Perde-se o controle total das finanças.

Uma auditoria anual permite verificar se os gastos estão alinhados com o orçamento aprovado, se há despesas indevidas e se os processos financeiros estão sendo seguidos corretamente.

Portanto, revise as contas regularmente. Compare com períodos anteriores. Questione anomalias. Os condôminos precisam confiar que o dinheiro deles está sendo gerido com transparência e segurança.

ERRO 18: Não Ter Fundo de Reserva

Dentre os erros de síndicos iniciantes mais prejudiciais, está administrar o condomínio sem manter um fundo de reserva. Gastar tudo que entra, deixando o caixa zerado ao final de cada período.

Quando surge um problema grave e inesperado, não há recursos para resolver. Aí o síndico é obrigado a contrair empréstimo ou cobrar uma taxa extra dos moradores.

Ambas as situações geram conflitos, insegurança financeira e questionamentos sobre a gestão. Os moradores se sentem prejudicados por decisões que poderiam ter sido evitadas.

Um fundo de reserva estratégico é essencial. Garante segurança financeira, permite resolver emergências sem traumas e demonstra responsabilidade na gestão. Isso gera confiança nos moradores.

ERRO 19: Ignorar Reclamações Técnicas sobre Estrutura

Um dos erros que síndicos iniciantes devem ter atenção é ignorar reclamações técnicas sobre a estrutura do condomínio. Trincas, infiltrações, problemas elétricos são sinais que exigem atenção imediata.

Muitos síndicos “torcem para passar” até saírem do cargo, evitando investimentos em reparos. Isso é um grave equívoco. Os problemas estruturais pioram exponencialmente com o tempo.

O que começaria como um reparo simples e acessível se transforma em obra cara e complexa. Além disso, expõe os moradores a riscos de segurança reais.

Se você é um síndico, leve a sério as reclamações técnicas. Solicite inspeções prediais periódicas. Contrate laudo de especialista. Agir cedo é investir na preservação do patrimônio e na segurança dos moradores.

ERRO 20: Não Documentar Decisões em Assembleia

Síndicos iniciantes frequentemente elaboram atas inadequadas ou sem clareza sobre as decisões tomadas em assembleia. Isso gera confusão posterior sobre o que foi realmente aprovado.

Sem documentação precisa, surgem conflitos e condôminos questionam a legitimidade das decisões. Dúvidas sobre votações e deliberações comprometem a credibilidade da gestão.

Uma ata bem feita é um registro oficial. Protege o síndico, esclarece os condôminos e serve como prova legal em caso de litígios. É também um documento de defesa.

Por isso, deve-se registrar todas as decisões com clareza e documentar as votações. Deixar evidente o que foi aprovado, por quem e com quantos votos. Assim evita-se conflitos futuros e mantém a transparência na gestão.

O Papel da Administradora de Condomínios no Suporte a Síndicos Iniciantes

O suporte de uma administradora de condomínios é um apoio fundamental para evitar os erros do síndico iniciante. Ela consegue lhe ajudar nas práticas administrativas, com ferramentas e recursos necessários para enfrentar os desafios da gestão condominial. 

Esta parceria não só facilita a administração diária, mas também contribui para uma gestão mais estratégica e de longo prazo.

Contratando uma administradora de condomínios de qualidade obtém-se expertise profissional e orientações corretas para direcionar as ações do síndico em sua função no condomínio.

Além disso, ela pode auxiliar o síndico na elaboração de um planejamento orçamentário estratégico e na implementação de um controle de despesas eficiente. 

Outro fator importante é que uma administradora de condomínios pode fornecer acesso a uma variedade de ferramentas tecnológicas avançadas, que incluem:

• Softwares de gerenciamento financeiro;
• Plataformas para gerenciamento de manutenção;
• Sistemas de comunicação para interação com os moradores;
• Plataformas para gerenciamento de reservas de espaços comuns. 

A implementação destas tecnologias simplifica significativamente os processos administrativos, tornando a gestão do condomínio mais eficiente e menos suscetível a erros.

Conclusão

Os erros apresentados neste guia representam armadilhas comuns que os síndicos iniciantes enfrentam. Cada um deles, isoladamente, já compromete a gestão. Juntos, podem levar o condomínio ao caos financeiro, legal e administrativo.

Síndicos iniciantes que reconhecem esses erros e agem para evitá-los conquistam a confiança dos moradores, protegem o patrimônio condominial e consolidam uma gestão sólida e transparente.

Mas reconhecer não é suficiente. Você precisa agir.