No início do ano, muitos condomínios fazem assembleia ordinária para duas pautas importantes: prestação de contas e troca de síndico. E para que, nessa última, a transição seja tranquila e o mais transparente possível, é importante fazer a “passagem da gestão” seguindo alguns cuidados.
Todos os condôminos querem o melhor para o seu condomínio. A troca e escolha de um novo síndico vem cheia de anseios para uma gestão melhor.
Entretanto, ela deve ser conduzida de maneira que o próximo síndico consiga iniciar seu mandato da melhor forma. E quais cuidados o condomínio deve ter nessa hora?
Primeiro de tudo, evitar desentendimentos com o síndico que vai deixar o mandato. Não adianta nada criticar a administração dele.
O mais saudável é que haja uma conversa entre o novo síndico e o anterior. Para esclarecer quaisquer dúvidas ou pendências em andamento no condomínio.
Mas, não é só de conversa que uma troca de síndico é feita. Que tal conferir os principais cuidados e algumas dicas importantes para o novo síndico?
Trocou o síndico. E agora?
Na troca de síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:
- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Folhas de Ponto de Funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
- Contratos (manutenção, prestadores de serviços, etc.);
- Pasta de Prestação de Contas (aprovada);
- Planilhas de Orçamentos;
- Plantas do Condomínio;
- Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
Vários desses documentos podem ser transferidos de forma digital, facilitando e agilizando essa transição.
O antigo síndico não pode reter nenhum documento. Caso isso aconteça, o condomínio deverá entrar com uma notificação extrajudicial.
Outro ponto importante são as CERTIDÕES que o novo síndico deve providenciar para conhecer a situação do condomínio.
Sua administradora pode ajudar na coleta destas informações. Para os condomínios que possuem certificação digital, fica mais fácil ainda ter acesso aos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.
Cuidados importantes na troca de gestão do síndico
- a prestação de contas deve estar aprovada;
- as pastas do ano devem estar à disposição do novo síndico;
- todas as permissões devem ser passadas ao novo síndico e revogadas do anterior;
- o novo síndico deve receber uma lista com tudo o que estava em posse do antigo síndico. Após conferido, deve ser protocolado para segurança de ambos.
Se precisar de um modelo de carta para transferência de gestão, peça para sua administradora.
Aos condôminos, cabe um alerta. Não coloquem “lenha na fogueira”. Esse momento requer tempo para que o novo síndico entenda o que se passa na gestão do condomínio.
Começando a nova gestão!
Houve a troca de síndico e você foi eleito. Parabéns!
Prepare-se para uma nova jornada, cheia de desafios e com oportunidades de fazer o melhor pelo seu condomínio.
Lembre-se que terá diversas responsabilidades. A administração de condomínios exige conhecimento em diversas áreas. Engenharia, arquitetura, psicologia, elétrica, administração, recursos humanos, departamento pessoal, advocacia, cobrança, finanças, etc.
Logo que assumir o posto, procure sua administradora e busque orientações para usar o portal ou App de gestão condominial. Ele será uma ferramenta importante para uma gestão eficiente e transparente.
Outra coisa muito importante: seja ético e profissional. Nada de favorecer “A” ou “B”.
Vamos dar algumas dicas em seus primeiros passos:
- Verifique os inadimplentes;
- Conheça o histórico e a rotina do condomínio;
- Agende reuniões mensais com os conselheiros;
- Avalie se está faltando algum serviço essencial;
- Monte comissões para temas diversos (obras, reformas, reciclagem de lixo, etc.);
- Peça a administradora um perfil social dos moradores (nº de condôminos, pets, idade, etc.);
- Confira se estão ativos documentos importantes, especialmente:
- Seguro Condominial;
- AVCB;
- RIA dos elevadores;
- Ações judiciais em andamento;
- Certidão de débitos negativos;
Perfil de um síndico ideal
Fazer administração condominial não é uma tarefa fácil. Exige do síndico algumas habilidades para realizar um bom mandato.
Sendo assim, é importante que o novo síndico tenha:
- Perfil de gestor;
- Destreza em negociação;
- Postura proativa;
- Entendimento da rotina dos colaboradores;
- Conhecimento da Convenção e do Regimento Interno;
- Convivência harmoniosa com os condôminos;
- Conhecimento das carências do condomínio;
- Capacidade de mediar conflitos;
- Comunicação clara e eficiente.
Lembre-se, a função do síndico e suas atribuições estão previstas no Código Civil, do capítulo “VII Condomínio Edilício”, que vai do artigo 1.331 a 1358.
Recomendamos que você tome conhecimento delas. Para facilitar a sua compreensão, temos um Guia do Síndico disponível em nosso blog. Recomendamos que você dê uma olhadinha nele.
Também temos vários guias em formato de E-book sobre: Cargos e Funções na administração de condomínios, Como ter uma gestão financeira saudável no seu condomínio e Segurança no condomínio: uma preocupação de todos.
Todos eles vão te ajudar a fazer uma gestão eficiente, como se fosse um verdadeiro síndico profissional.
Conclusão
Bom, vimos que a troca de síndico requer cuidados importantes para que a nova gestão possa começar seu mandato com o “pé direito”.
Se você foi eleito como novo síndico do seu prédio, saiba que a Habita está aqui para te ajudar a fazer a melhor administração de condomínios em SP.
Não ficará sozinho nessa jornada. Seremos seu braço direito durante a sua gestão.
Além do suporte da nossa elogiada equipe de atendimento, você terá a sua disposição uma das melhores infraestruturas de tecnologia para gestão de condomínios.
Conte com a Habita para ser sua parceira! Acompanhe nosso blog e fique por dentro de muitas dicas sobre a vida condominial e as melhores práticas na administração de condomínios em São Paulo.
