11 Dicas para Escolher a Administradora Certa para o Meu Condomínio

A contratação da administradora é um processo crucial, uma vez que impacta não só na gestão do condomínio mas, na imagem do síndico também. Mas, com tantas opções disponíveis no mercado, o que fazer para escolher a administradora certa?

É justamente isso que iremos abordar neste artigo! Apresentaremos 11 dicas valiosas que servirão como um guia para ajudá-lo a encontrar a administradora certa para atender às necessidades do seu condomínio. Vamos começar?

Consequências de escolher a administradora errada para seu condomínio.

Antes de apresentarmos as nossas dicas para escolher a administradora certa, vale destacar o que pode acontecer se o síndico escolher a empresa errada.

É importante falarmos isso porque às vezes não se considera o estrago que uma administradora ruim pode fazer no condomínio. Veja o que pode acontecer.

a) Consequências para o síndico:

• Sobrecarga de responsabilidades e trabalho, se a administradora não desempenha corretamente suas funções.
• Ser cobrado pelos condôminos todas as vezes que a administradora não cumpre suas obrigações.
• Riscos de ações judiciais decorrentes de irregularidades administrativas, como contratos mal elaborados e falta de transparência nas prestações de contas.
• Possibilidade de responsabilização civil e criminal do síndico do condomínio devido a negligências ou práticas inadequadas.

b) Consequências na gestão financeira do prédio:

• Falhas na emissão de boletos de cobrança, atrasos, pagamentos em duplicidade e dificuldades para manter as contas em dia.
• Má administração do fundo de reserva e do fundo de obras, resultando em falta de recursos para manutenção e reparos necessários.
• Condomínio ficar sem dinheiro para honrar suas obrigações.
• Uso indevido do fundo de reserva.

c) Consequências na gestão fiscal e contábil:

• Erros na escrituração contábil, podendo ocorrer problemas com órgãos fiscalizadores e na prestação de contas aos condôminos.
• Descumprimento de obrigações tributárias, levando a multas e penalidades financeiras.

d) Consequências para a vida dos condôminos:

• Queda na qualidade dos serviços e atendimento oferecidos ao condomínio.
• Aumento das despesas condominiais devido a má gestão financeira, resultando em rateios extras de cotas condominiais e descontentamento dos moradores.

É fundamental que os síndicos e condôminos estejam cientes dessas consequências para evitar escolher a administradora errada, garantindo assim uma gestão eficiente e tranquila do condomínio.

Agora que você já sabe o que acontece se não contratar a administradora certa, veja as dicas para não errar na escolha.

Dicas para escolher a administradora certa para seu condomínio.

Separamos para você algumas dicas valiosas que irão auxiliá-lo a escolher uma administradora de condomínios confiável e competente.

1. Busque empresas credenciadas 

Como primeira dica, é muito importante que o síndico verifique se as administradoras de condomínios selecionadas estão credenciadas ou associadas às principais entidades do setor, como SECOVI-SP, AABIC e PROAD-SP.

Isso vai mostrar que elas são avaliadas constantemente para garantir a conduta e os aspectos profissionais, operacionais e técnicos dos serviços. 

Além disso, a principal certificação que o síndico deve olhar antes de escolher uma administradora é o Selo PROAD – Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios.

Esse selo faz parte de um programa que tem por trás as principais entidades do setor de administração de bens e imóveis: Secovi-SP (Sindicato da Habitação) e AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínio).

2. Analise a reputação da administradora

É essencial avaliar a reputação da administradora que você está considerando. Faça uma pesquisa em profundidade sobre a empresa em plataformas como ReclameAQUI. 

Uma administradora com boa reputação geralmente proporciona um serviço confiável e de alta qualidade. Por isso, é aconselhável procurar feedbacks e avaliações de clientes anteriores para ter uma noção de sua satisfação com os serviços prestados. 

Recomenda-se também consultar órgãos de proteção ao consumidor e verificar se existem reclamações registradas contra a empresa.

3. Avalie a experiência no mercado

É fundamental conhecer a trajetória e a experiência da administradora que você está considerando. Faça uma pesquisa aprofundada sobre a empresa, a experiência é um indicativo significativo da competência de uma administradora. 

Verifique há quanto tempo a empresa está no mercado de administração de condomínios e se ela possui conhecimento sobre o seu tipo de condomínio. Uma administradora com vasta experiência demonstra sua capacidade de lidar eficientemente com diversas situações do dia a dia da vida condominial.

4. Verifique os serviços oferecidos

Cada tipo de condomínio possui necessidades específicas, portanto, é fundamental que a administradora ofereça os serviços adequados às demandas do seu condomínio. 

Certifique-se de que a empresa de administração de condomínios oferece serviços como gestão financeira, contábil, cobrança, gestão de funcionários, entre outros.

5. Avalie a capacidade de atendimento

Um bom atendimento é essencial para o sucesso da parceria com a administradora. Certifique-se de que a empresa possui uma equipe qualificada, disponível para atender às demandas do condomínio e que ofereça canais de comunicação eficientes. Um atendimento ágil e humanizado pode fazer toda a diferença no dia a dia do condomínio.

6. Analise o suporte

Além do atendimento, o suporte ao síndico é muito importante. A administradora deve ser sua parceira, por isso, ela deve ter a capacidade de oferecer atendimento personalizado e ajudar o síndico a solucionar os conflitos no condomínio.

7. Verifique a situação financeira da administradora

A estabilidade financeira da administradora é um fator relevante a ser considerado. Certifique-se de que a empresa possui uma situação financeira sólida, pois isso influencia diretamente a capacidade de cumprir suas obrigações com o condomínio, como pagamento de fornecedores e funcionários.

8. Solicite propostas e compare valores

Avalie propostas de diferentes administradoras e compare os valores dos serviços oferecidos. Lembre-se de que o preço não deve ser o único critério de escolha, mas é importante ter uma noção clara dos custos envolvidos. 

Analise os detalhes das propostas, como os serviços incluídos, prazos de pagamento e eventuais taxas extras.

9. Veja as cláusulas dos contratos

Leia atentamente o contrato e verifique se as cláusulas são claras e detalhadas. Evite cláusulas ambíguas que possam gerar conflitos futuros. Certifique-se de haver prazos para entrega da pasta do condomínio, emissão de documentação contábil, folhas de pagamento dos funcionários e prestação de contas.

10. Busque o diferencial da empresa 

Verifique se a administradora possui algum diferencial competitivo, como expertise em determinadas áreas, blogs educativos, conhecimento das leis, entre outros. 

Escolha a administradora considerando também as necessidades específicas do seu condomínio.

Considere a tecnologia utilizada. Cada vez mais, a tecnologia desempenha um papel importante na administração de condomínios. 

Verifique se a administradora tem um portal ou APP, se utiliza sistemas e softwares modernos que facilitem a comunicação, a transparência e a gestão eficiente de informações. Um sistema online de gestão pode trazer agilidade e praticidade para o condomínio.

Outro diferencial importante é se a administradora possui certificação da ISO 9001. Essa norma fornece requisitos específicos para um sistema de gerenciamento de qualidade que aumenta a capacidade de fornecer produtos e serviços de maneira consistente e que atendam às demandas do cliente.

11. Realize entrevistas

Hoje em dia fazemos tudo por mensagens de celular ou e-mail, contudo, para escolher a administradora certa é preciso entrevistar as administradoras finalistas para esclarecer quaisquer dúvidas e obter uma melhor compreensão de como elas trabalham.

Sabemos que o síndico tem diversas atribuições que ocupam muito o seu tempo, mas é importante conversar com quem será sua futura parceira.  

A escolha da administradora de condomínios requer análise e critérios bem definidos, não pode ser uma escolha subjetiva ou só pelo preço.

Lembre-se que uma boa escolha vai trazer benefícios como economia de dinheiro e tempo, enquanto uma má escolha pode resultar em prejuízos financeiros e dificuldades no desenvolvimento do condomínio. 

Portanto, é importante considerar todos os aspectos que apresentamos antes de contratar sua administradora de condomínios.

Quer fazer a escolha certa? Entre em contato conosco e venha fazer parte do grupo de condomínios que possuem a melhor gestão condominial e o melhor atendimento!