A inadimplência em condomínios ocorre quando os condôminos deixam de pagar suas taxas condominiais dentro do prazo estabelecido, causando desequilíbrios no orçamento do condomínio. Reduzir a inadimplência é um dos maiores desafios para síndicos na gestão de um condomínio.
Quando muitos condôminos atrasam ou deixam de pagar suas cotas, o condomínio logo começa a enfrentar dificuldades financeiras. Como resultado, isso compromete a qualidade dos serviços, a manutenção das áreas comuns e até mesmo a segurança do local.
Além disso, quando a inadimplência atinge níveis altos, o condomínio pode ser forçado a cortar custos essenciais ou aumentar as cotas para os condôminos bons pagadores, o que gera ainda mais insatisfação.
A fim de ajudar você, síndico, a reduzir a alta inadimplência em seu condomínio, a equipe de gestores da Habita reuniu 16 dicas e estratégias que podem ser implementadas agora para melhorar a saúde financeira do seu condomínio.
Queremos lhe ajudar a resolver esse problema que é constante na administração condominial.
Pronto para conferir?
Consequências da inadimplência para o condomínio
Em outro artigo, falamos que as principais consequências da inadimplência para o condomínio são:
- O condomínio fica com déficit de verba e, se não tiver um fundo de reserva, entra no vermelho;
- Os demais condôminos são obrigados a pagar cotas extras;
- O síndico tem que buscar formas de gerenciar o problema para evitar que chegue ao extremo de ações judiciais [que geram mais gastos].
Porém, a partir de agora vamos ver algumas medidas práticas e eficazes para ajudar você, síndico, a reduzir a alta inadimplência condominial.
Como reduzir a inadimplência no condomínio?
Sabemos que cada condomínio possui suas particularidades, mas certamente algumas das medidas abaixo vão ajudar muito o síndico a reduzir a inadimplência dos condôminos e melhorar a gestão financeira.
Recomendamos aplicar o maior número possível delas.
1. Tenha um fundo de reserva.
Ter um fundo de reserva é essencial para a saúde financeira do condomínio. Esse fundo (previsto na legislação pela Lei n° 4.591/1964) funciona como uma poupança destinada a cobrir despesas inesperadas ou emergenciais. Isso é importante para garantir que o condomínio possa lidar com imprevistos sem comprometer o orçamento mensal.
2. Mantenha as finanças do condomínio organizadas.
Uma das principais funções do síndico é controlar as finanças do condomínio. Quando as contas estão organizadas e controladas, é possível detectar a inadimplência logo que ela atinge altas taxas.
O atraso pontual de um condômino no pagamento da cota mensal pode não ser um problema para as contas do condomínio. Entretanto, se isso virar rotina ou se replicar para um número maior de inadimplentes, e não ter o devido controle por parte do síndico, rapidamente vira um problema maior.
Logo, o síndico precisa usar ferramentas que o ajudem a gerir as cotas condominiais e acompanhar de perto a alta inadimplência. Sistemas, softwares e Apps para gestão de condomínios que possuem o recurso de controle financeiro (como o App/Portal da Habita) são uma forma muito eficaz de facilitar a vida do síndico no controle da inadimplência.
Outra vantagem que a tecnologia traz para a gestão financeira do síndico é o controle de contas online, que facilita o acompanhamento diário a qualquer momento e lugar.
3. Mantenha as portas abertas e o diálogo com os condôminos.
Manter um canal de comunicação aberto possibilita a criação de estratégias conjuntas para resolver a alta inadimplência condominial.
Aqui, o síndico deve ter cuidado para não dificultar a aproximação. Pelo contrário, deve promover o diálogo transparente com o devedor para juntos, síndico e condômino, encontrarem um caminho viável para regularizar a situação, evitando que a dívida cresça.
Por exemplo, o síndico pode propor um plano de parcelamento personalizado para o condômino devedor, em vez de pressionar por um pagamento integral imediato.
Essa abordagem não apenas facilita o pagamento da dívida, mas também reforça o compromisso do condômino com suas responsabilidades financeiras. Isso cria uma solução vantajosa para ambas as partes.
4. Campanha de conscientização entre os moradores
Quando o diálogo direto não surte o efeito desejado, uma campanha informativa mais abrangente pode ajudar a engajar os moradores. Comunicados como cartazes nos quadros de aviso, elevadores, e-mails ou mensagens personalizadas podem reforçar a importância de manter as finanças do condomínio em dia.
Fale sobre a importância do pagamento das cotas até as datas de vencimento e deixe claro como a inadimplência alta afeta a gestão do condomínio. Mostre exemplos das consequências diretas, como a falta de recursos para manutenção do prédio ou pagamentos dos salários. Isso pode ajudar a criar um senso de responsabilidade coletiva.
Ferramentas como sistemas de comunicação em apps de gestão condominial oferecem soluções práticas para facilitar essa interação. Assim, as mensagens chegam a todos os moradores de forma eficiente.
Essa conscientização, aliada ao uso de tecnologias para comunicação, é um passo importante para reduzir a inadimplência e manter as contas em dia.
5. Não deixe as dívidas acumularem.
Permitir que as dívidas dos condôminos se acumulem pode criar uma situação insustentável para o condomínio. Além de impactar o fluxo de caixa, o acúmulo de inadimplência pode levar o próprio condomínio a ter dificuldades para pagar suas contas.
Além disso, essa situação pode ter consequências legais para o síndico, uma vez que ele é responsável pela gestão financeira do condomínio. Segundo a lei, o síndico pode até responder pessoalmente por má administração, caso fique comprovada negligência na administração das finanças.
Portanto, é importante que o síndico adote uma postura proativa para resolver a alta inadimplência antes que ela se transforme em uma bola de neve, protegendo tanto o condomínio quanto sua própria responsabilidade.
6. Notifique os devedores.
Notificar oficialmente os condôminos inadimplentes é uma etapa essencial na gestão das finanças do condomínio. Essa notificação formal deve informar ao morador sobre o débito existente e as possíveis penalidades previstas pela legislação, como multa e juros, por exemplo.
Esse é o primeiro passo para evitar medidas ainda mais drásticas, como inscrição em cadastro de inadimplentes e propositura de ação judicial.
7. Busque ajuda profissional.
Quando a inadimplência é alta e constante, e o síndico não consegue mais lidar com ela, é hora de buscar ajuda profissional. Uma empresa de cobrança ou um escritório de advocacia especializado pode fornecer soluções efetivas para lidar com os devedores.
Esses profissionais possuem experiência e habilidade para negociar e recuperar dívidas, potencialmente reduzindo o tempo de espera para o recebimento das cotas em atraso.
Por outro lado, é importante considerar que essa decisão representa um gasto adicional para o condomínio. Consulte sua administradora sobre as possíveis alternativas. Ela pode orientar na melhor opção a ser tomada, ajudando a equilibrar os custos e benefícios dessa decisão.
8. Certifique-se de que o condomínio tenha regras.
Antes de adotar as medidas de notificação extrajudicial ou cobrança judicial, é essencial que o síndico verifique se a convenção do condomínio estabelece as regras necessárias para essas ações.
A convenção condominial é o documento mais importante do condomínio, contendo as principais regras, direitos e deveres dos condôminos.
Caso tais regras ainda não existam, é importante convocar uma reunião com os moradores para discuti-las e estabelecê-las formalmente, garantindo a conformidade com as normas legais e a proteção dos interesses de todos.
É possível alterar a convenção para atender as demandas e necessidades atuais de cada condomínio.
9. Automatização da cobrança.
O uso de cobranças automáticas é uma excelente forma para otimizar o processo e reduzir a inadimplência. Ao automatizar o envio de boletos, notificações e lembretes, você garante que todos os condôminos sejam informados sobre seus débitos.
Além disso, a automação permite que você acompanhe de perto o histórico de pagamentos de cada condômino, facilitando a identificação de possíveis problemas.
10. Utilização de Débito Direto Autorizado (DDA).
O Débito Direto Autorizado (DDA) é uma modalidade de pagamento que oferece praticidade e segurança para os condôminos e eficiência para a gestão financeira do condomínio.
A autorização do débito automático da cota condominial diminui o risco do condômino esquecer de pagar o condomínio.
11. Negociação e Acordos de Pagamento
A negociação é uma maneira muito utilizada para reduzir a inadimplência. Ao estabelecer um canal de comunicação aberto com os condôminos inadimplentes, é possível encontrar soluções personalizadas para cada caso, como parcelamento da dívida, negociação de juros e multas.
12. Considerar uma Garantidora de condomínios.
A garantidora condominial é uma empresa que fica responsável por garantir o pagamento das cotas condominiais, mesmo quando existem moradores inadimplentes.
Ela se encarrega de emitir os boletos das cotas, repassar integralmente os valores para o condomínio, cobrar judicial ou amigavelmente os atrasados, transferir rapidamente os valores e fornecer relatórios contábeis completos e transparentes.
Mas se atente ao valor cobrado pelas empresas, essa medida pode ser especialmente útil em casos de condôminos com histórico de inadimplência ou que demonstram instabilidade financeira.
A Habita disponibiliza este serviço de INADIMPLÊNCIA ZERO e deposita os valores na conta do domínio em até 3 dias após a data de vencimento.
Fale agora com nossa equipe de atendimento e saiba como ter esse benefício em seu condomínio.
Conhecer a Inadimplência ZERO.
13. Defina uma régua limite de atraso.
Isso significa definir a partir de quanto tempo iniciam-se as cobranças. Dessa forma, a régua de limite de atraso ajuda a garantir a organização e a eficiência do processo de cobrança.
Ao definir um prazo máximo para o pagamento das cotas condominiais, o síndico evita que as dívidas se acumulem e dificultem a negociação.
14. Estabeleça prazos para ajuizamento de ação.
Definir prazos para o ajuizamento de ações judiciais é fundamental para garantir que o condomínio tome as medidas cabíveis para recuperar os valores devidos.
O estabelecimento de um cronograma claro serve para evitar que os processos se prolonguem, aumentando as chances de sucesso na cobrança.
15. Consulte o conselho fiscal.
O Conselho Fiscal pode ser um importante aliado na luta contra a inadimplência no condomínio. Ele contribui com as seguintes tarefas do síndico:
- Análise da situação fiscal;
- Monitoramento das cobranças;
- Fiscalização das contas do condomínio;
- Comunicação com os inadimplentes;
- Identificação de possíveis irregularidades;
- Elaboração de estratégias para reduzir a inadimplência.
Portanto, o Conselho Fiscal pode ajudar a reduzir a inadimplência, melhorar a saúde financeira do condomínio e promover a harmonia entre os condôminos.
16. Convocar assembleias extraordinárias quando necessário.
As assembleias extraordinárias podem ser usadas para discutir e aprovar medidas relacionadas à inadimplência.
Essas reuniões ajudam a manter os condôminos informados sobre a situação financeira do condomínio, além de buscar a aprovação de novas regras e procedimentos. Com isso, você, síndico, demonstra transparência e aumenta o engajamento dos condôminos na busca por soluções.
Melhores maneiras de lidar com o condômino inadimplente
Ainda que o morador esteja em atraso com suas obrigações com o condomínio, ele não pode ser exposto às situações constrangedoras.
Nem às situações que deem margens aos outros moradores e colaboradores tratá-lo de maneira discriminatória.
Por isso algumas dicas importantes do que você como síndico não deve fazer:
- Colocar uma lista de inadimplentes no quadro de avisos do condomínio ou no grupo de aplicativo;
- Não estar disponível para o condômino que tentar buscar uma solução ou negociar sua dívida.
Lembre-se que as medidas que expõem o inadimplente podem gerar, inclusive, uma indenização por danos morais, o que só irá piorar a situação. Importante, não esqueça que o mais importante é receber os valores em atraso, ainda que de forma parcelada.
Quer garantir que seu condomínio não sofra com a alta inadimplência? Fale agora com a nossa equipe de atendimento e conheça o INADIMPLÊNCIA ZERO.
