Olá, síndicos! Hoje estamos aqui para ajudá-los a começar o ano com sucesso. O início de ano em condomínios é o momento ideal para planejar, organizar e estabelecer as bases para um novo ano de sucesso.
Esse é um momento estratégico para o síndico revisar as manutenções obrigatórias, ajustar os orçamentos e sugerir melhorias.
No entanto, a falta de um checklist para listar e organizar as prioridades faz com que muitos síndicos se esqueçam de aspectos importantes.
Pensando nisso, hoje vamos apresentar um checklist para síndicos começarem o ano com o pé direito na administração de qualquer condomínio residencial.
Pronto para começar? Vamos lá!
Checklist para Síndicos em 2025
Esse checklist foi cuidadosamente elaborado por nossos especialistas para ajudar você, síndico, em sua jornada para uma gestão de condomínio excepcional neste novo ano.
1. Revisão Orçamentária
A gestão financeira eficaz é fundamental para a saúde de qualquer condomínio. Antes de tudo, é essencial revisar o orçamento do ano anterior, identificar os ajustes necessários e estabelecer um novo plano orçamentário para o ano que começa.
Na revisão orçamentária, inclua:
- Despesas recorrentes e eventuais;
- Projeção de receitas, considerando a taxa de inadimplência do último ano;
- Reserva de fundo de emergência.
Apresente essas informações em um relatório claro, com tabelas e gráficos, para a assembleia de condôminos. Transparência é essencial para conquistar a confiança.
2. Assembleia ordinária para prestação de contas
Conforme o art. 1.350 do Código Civil, é obrigatório que o síndico convoque uma assembleia de condôminos para aprovar o orçamento do novo ano, a taxa de condomínio e as contas do ano anterior.
Aqui é fundamental que haja total transparência na apresentação dos demonstrativos, relatórios e controles. Assim, os condôminos poderão não só avaliar o ano que passou, como também tomar ciência das ações planejadas para o ano que começa.
Antes de submeter as contas à aprovação dos condôminos, o síndico deve solicitar ao Conselho Fiscal o devido parecer. Esse é um dos momentos mais importantes para o ano novo em condomínios. Por isso, o síndico deve ter tudo organizado para que não ocorra a reprovação das contas.
3. Previsão orçamentária para o início de ano em condomínios.
O orçamento não deve prever apenas os gastos com despesas que incidem na taxa de condomínio, mas ao elaborar o orçamento, considere:
- Despesas fixas e variáveis;
- Impacto da inadimplência nas contas do condomínio;
- Necessidade de ajustes na taxa condominial.
Se a inadimplência comprometer o orçamento, avalie soluções como a contratação de uma garantidora de condomínios. Esse serviço assegura a receita do condomínio mesmo em casos de inadimplência, garantindo estabilidade financeira com a receita garantida.
4. Revisão de documentação
Seja em caso de troca de síndico ou continuidade da gestão anterior, o início do ano é o momento ideal para revisar os documentos do condomínio. Essa prática ajuda a evitar problemas legais, financeiros ou estruturais ao longo do período.
Comece por documentos importantes como:
- Seguro condominial: Revisar e atualizar a apólice de seguro do condomínio. Garanta que todas as áreas, instalações e possíveis riscos estejam adequadamente cobertos. Uma apólice de seguro abrangente é uma proteção essencial contra eventos imprevistos.
- AVCB: É um documento que atesta as condições seguras de um prédio perante possíveis ocorrências de incêndio ou situações de pânico. Esse laudo é absolutamente necessário devido à existência de um sistema de fiscalização instituído pelo governo brasileiro, cujo propósito é assegurar a proteção de vidas e propriedades.
- Situação fiscal e legal: Manter o condomínio em conformidade com todas as obrigações fiscais e legais é imperativo. Isso inclui a revisão e atualização de todos os documentos, licenças e pagamentos de impostos.
Além dos documentos prioritários, é fundamental manter atualizados:
- Alvará de instalação e funcionamento de elevadores (RIA);
- Livros de atas;
- Cadastro atualizado de condôminos com frações ideais;
- Pastas do condomínio;
- CNPJ e certificação digital;
- Guias de recolhimento de encargos sociais (INSS, FGTS, PIS, entre outros);
- Livro de registro de empregados;
- Declarações fiscais (RAIS, DIRF, etc.).
Manter toda essa documentação organizada e revisada não só garante o cumprimento da legislação, mas também facilita a gestão do condomínio.
Para entender melhor quais documentos precisam de atenção no início do ano, confira nosso artigo detalhado: Gestão de documentos do condomínio: quais devem estar em dia no começo do ano?
5. Manutenção, Preservação e Valorização.
A manutenção predial exige um plano de ação que combine prevenção e correção. Isso significa realizar inspeções regulares, programar manutenções periódicas e fazer reparos necessários.
Esse cuidado vai além de garantir o funcionamento das instalações: ele preserva a estrutura do condomínio e aumenta o valor do patrimônio ao longo do tempo.
Confira alguns pontos que precisam de atenção no início de ano em um condomínio:
- Piscinas e academias: Limpeza, conservação e renovação de equipamentos.
- Salão de festas e áreas gourmet: Inspeção de mobiliário, eletrodomésticos e acabamentos.
- Playground: Verificação de estruturas e segurança dos brinquedos.
- Jardins e paisagismo: Cuidados regulares com plantas, poda e revitalização.
- Garagem: Manutenção do piso, iluminação e pintura de sinalizações.
- Elevadores: Avaliação técnica, ajustes e testes de segurança.
- Tubulações de incêndio e extintores: Checagem de validade, funcionalidade e substituição, quando necessário.
- Câmeras de segurança: Verificação do funcionamento e cobertura das áreas monitoradas.
- Iluminação: Revisão e substituição de lâmpadas em áreas comuns internas e externas
Com a manutenção e a verificação desses itens, o síndico garante bom funcionamento, conforto, bem-estar e valorização do condomínio.
6. Segurança
A segurança é uma prioridade inegociável. O início do ano em condomínios é um momento oportuno para revisar e atualizar os sistemas de segurança, incluindo câmeras, alarmes e procedimentos de emergência.
A formação contínua da equipe de segurança e a comunicação clara das políticas para os moradores são essenciais para manter um ambiente seguro.
7. Colaboradores: Capacitação e Eficiência
O desempenho e a satisfação dos colaboradores têm um impacto direto na operação do condomínio. Avalie as seguintes ações para garantir um time engajado e eficiente:
- Identifique necessidades de treinamento e ofereça capacitações adequadas;
- Realize a revisão salarial, considerando ajustes conforme o mercado e o desempenho individual;
- Planeje contratações ou substituições de forma estratégica, visando evitar lacunas nas operações;
- Elabore um calendário com as escalas de férias para o próximo ano, garantindo a continuidade das atividades.
Investir em uma equipe motivada e bem preparada contribui diretamente para uma rotina condominial mais eficiente e harmoniosa.
8. Prestadores de Serviço: Avaliação e Seleção
Os prestadores de serviço devem ser cuidadosamente avaliados e selecionados com base na qualidade, confiabilidade e custo-benefício. O início do ano é um momento adequado para revisar contratos existentes e considerar novas propostas se necessário.
O que fazer para começar o ano bem?
O início do ano é sempre um período desafiador para os síndicos de condomínios. Além de toda a documentação que precisa ser revisada e organizada, é necessário planejar ações para aprimorar a gestão e garantir que tudo funcione bem nos meses seguintes — sem abrir mão de aproveitar os momentos com a família durante as festividades.
Uma gestão eficiente começa com o uso de ferramentas tecnológicas que simplifiquem a rotina e com a manutenção de uma organização contínua dos documentos ao longo do ano. Também é essencial contar com o suporte de uma administradora de condomínios confiável, que esteja preparada para ajudar em cada etapa do processo.
Lembre-se: uma boa organização não só evita dores de cabeça, mas também cria uma base sólida para um ano tranquilo e produtivo!
Conclusão
Com o checklist que apresentamos, você terá uma base sólida para garantir uma gestão eficiente em 2025. Ao seguir essas orientações, será possível organizar as prioridades do condomínio, evitar problemas legais e financeiros, além de manter a satisfação dos moradores.
Lembre-se de que a chave para um ano tranquilo e bem-sucedido começa com uma boa organização, o uso de ferramentas adequadas e uma administração transparente. Se precisar de suporte, contar com uma administradora de confiança, como a HABITA, pode ser a solução para facilitar a rotina e assegurar que o condomínio esteja sempre em conformidade.
Ao manter tudo em dia e trabalhar com eficiência, você não só garante a harmonia no ambiente, mas também contribui para a valorização e a segurança do patrimônio. Aproveite as dicas e faça de 2025 um ano de sucesso para seu condomínio!
Evite dores de cabeça e problemas na gestão do seu condomínio cada vez que um ano termina e outro começa. Conte com a HABITA para administrar seu condomínio e lhe dar todo o suporte e atendimento, o ano inteiro!
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