O início de ano em condomínios não é apenas um momento para celebrações, mas também o momento certo para planejar, organizar e estabelecer as bases para um ano de sucesso.
À medida que o calendário vira a página para um novo ano, síndicos experientes ou iniciantes enfrentam um desafio em comum: manter seus condomínios funcionando de maneira eficiente e harmoniosa.
Hoje vamos apresentar um Checklist para síndicos começarem o ano com o pé direito na administração de qualquer condomínio residencial.
Abordaremos todas as áreas críticas da gestão de um condomínio, desde a saúde financeira até a manutenção predial, passando pela segurança, bem-estar dos moradores e muito mais!
Cada item foi cuidadosamente selecionado por nossos especialistas para ajudar você, síndico, em sua jornada para uma gestão de condomínio excepcional em 2024.
Pronto para começar?
1. Revisão Orçamentária
A gestão financeira eficaz é fundamental para a saúde de qualquer condomínio. É essencial revisar o orçamento do ano anterior, ajustar conforme as necessidades futuras e estabelecer um novo plano orçamentário.
Aqui é fundamental o síndico criar um orçamento detalhado para o novo ano, considerando despesas passadas e potenciais, manutenções e atualizações de equipamentos, a projeção de receitas e a taxa de inadimplência do ano anterior. Não esquecer do fundo de reserva para garantir a cobertura de emergências e despesas não planejadas.
Monte isso em um relatório detalhado, com gráficos e tabelas resumidas para apresentar na assembleia de aprovação de contas.
2. Assembleia ordinária para prestação de contas
Conforme o art. 1350 do Cód. Civil, é obrigatoriedade do síndico convocar uma assembleia de condôminos, na forma prevista na convenção, com o fim de aprovar o orçamento do novo ano, o valor da taxa de condomínio (também para o novo ano), bem como aprovar as contas do ano que termina.
Aqui é fundamental que haja total transparência na apresentação dos demonstrativos, relatórios e controles. Assim, os condôminos poderão não só avaliar o ano que passou, como também, terem ciência das ações para o ano que entra.
Antes de submeter as contas à aprovação dos condôminos, o síndico deve solicitar ao Conselho Fiscal o devido parecer. Esse é um dos momentos mais importantes para o ano novo em condomínios. Por isso, o síndico deve ter tudo organizado para que não ocorra a reprovação das contas.
3. Previsão orçamentária para o início de ano em condomínios.
O orçamento não deve prever apenas os gastos com despesas que incidem na cota condominial (taxa de condomínio), mas também, o reflexo da inadimplência nas contas do condomínio. Ela traz consequências desastrosas para a gestão financeira conseguir manter as contas em dia.
Podemos afirmar que a inadimplência condominial é a maior causadora de problemas financeiros e a principal razão para o condomínio entrar no vermelho.
Por isso, se o síndico identificar que a taxa de inadimplência é alta o bastante para comprometer o orçamento do ano que entra, vale a pena considerar alternativas para resolver isso. Uma garantidora de condomínios pode ser a melhor solução neste caso. Assim a empresa fica responsável por garantir o pagamento das cotas condominiais, mesmo quando existem moradores inadimplentes.
A receita garantida é uma solução que visa proporcionar estabilidade financeira aos condomínios, fazendo com que eles possam cumprir suas obrigações de maneira consistente.
4. Revisão de documentação
Independentemente se houve troca de síndico ou se é continuidade da gestão anterior, a revisão de documentos deve ser feita no início de ano em condomínios.
Comece por documentos importantes como:
Seguro Condominial: Revisar e atualizar a apólice de seguro do condomínio. Garanta que todas as áreas, instalações e possíveis riscos estejam adequadamente cobertos. Uma apólice de seguro abrangente é uma proteção essencial contra eventos imprevistos.
AVCB: É um documento que atesta as condições seguras de um prédio perante possíveis ocorrências de incêndio ou situações de pânico. Esse laudo é absolutamente necessário devido à existência de um sistema de fiscalização instituído pelo governo brasileiro, cujo propósito é assegurar a proteção de vidas e propriedades.
Situação Fiscal e Legal: Manter o condomínio em conformidade com todas as obrigações fiscais e legais é imperativo. Isso inclui a revisão e atualização de todos os documentos, licenças e pagamentos de impostos.
Em seguida verifique os demais documentos:
- Alvará de instalação e funcionamento de elevadores (RIA);
- Livros de Atas;
- Cadastro atualizado de condôminos com frações ideais;
- Pastas do condomínio;
- Inscrição na Receita Federal (CNPJ);
- Certificação digital;
- Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
- Livro de registro de empregados;
- Guias de contribuição (sindical, INSS, FGTS, PIS, IR, RAIS, DIRF, etc.)
Para saber em detalhes quais documentos você deve garantir que estejam atualizados no início do ano em condomínios, veja nosso artigo:
Gestão de documentos do condomínio: quais devem estar em dia no começo do ano?
5. Manutenção, Preservação e Valorização.
A manutenção predial deve ser abordada com um plano de ação claro, focando na prevenção e na correção. Isso envolve a inspeção regular das instalações, a programação de manutenções periódicas e a rápida resposta a reparos necessários.
A manutenção eficaz não só preserva a estrutura física do condomínio, mas também contribui para a valorização do patrimônio.
Bem-Estar e Áreas Comuns
As áreas comuns são espaços vitais para a comunidade do condomínio. O planejamento para o novo ano deve incluir a manutenção dessas áreas, bem como a implementação de melhorias que aumentem a qualidade de vida dos moradores. Isso pode envolver desde a renovação de mobiliário até a introdução de novas facilidades.
6. Segurança
A segurança é uma prioridade inegociável. O início do ano em condomínios é um momento oportuno para revisar e atualizar os sistemas de segurança, incluindo câmeras, alarmes e procedimentos de emergência.
A formação contínua da equipe de segurança e a comunicação clara das políticas para os moradores são essenciais para manter um ambiente seguro.
7. Colaboradores: Capacitação e Eficiência
O desempenho e a satisfação dos colaboradores têm um impacto direto na operação do condomínio. Inicie o ano avaliando as necessidades de treinamento, reconhecendo o bom desempenho e planejando para quaisquer contratações ou ajustes na equipe.
8. Prestadores de Serviço: Avaliação e Seleção
Os prestadores de serviço devem ser cuidadosamente avaliados e selecionados com base na qualidade, confiabilidade e custo-benefício. O início do ano é um momento adequado para revisar contratos existentes e considerar novas propostas se necessário.
O que fazer para começar o ano bem?
Sabemos que o início de ano em condomínios é um momento desafiador para muitos síndicos. Além de toda a documentação que deve preparar e revisar, ainda tem que pensar em como melhorar a gestão para o próximo ano e aproveitar as festividades com sua família.
Por isso, é fundamental que os condomínios tenham uma gestão organizada e utilizem a tecnologia para facilitar o dia a dia, pois em momentos assim, entre final e início de ano, é que se percebe o trabalho que dá reunir e organizar a documentação.
Outra dica é falar com sua administradora de condomínios para lhe ajudar nessa empreitada. Mas, atenção, se ela não cuidar da documentação durante o ano ou não tiver organização, não vai adiantar nada. Você só terá mais dor de cabeça ainda!
Conclusão
O checklist que apresentamos já é um bom ponto de partida para uma gestão condominial eficaz em 2024. Certamente vai ser uma ferramenta muito útil para os síndicos começarem o ano com o pé direito.
Evite dores de cabeça e problemas na gestão do seu condomínio cada vez que um ano termina e outro começa. Conte com a HABITA para administrar seu condomínio e lhe dar todo o suporte e atendimento, o ano inteiro!
Conheça nossos serviços e tecnologias que facilitam o dia a dia do síndico e ainda garantem total controle dos documentos. Venha para a HABITA, a administradora de condomínios em São Paulo com o melhor atendimento humanizado!
