Muitos condomínios optam pela autogestão e dispensam os serviços da administradora de condomínios com o intuito de reduzir custos. Isso ocorre porque nem todos os síndicos sabem o que faz uma administradora e como ela pode ser sua parceira da Adm de condomínios.
Não é tarefa simples fazer a gestão eficiente de um condomínio. Antes de tudo, é preciso garantir o equilíbrio entre finanças, gerenciamento de funcionários, manutenção e melhorias na estrutura, por exemplo. Ou seja, é praticamente como cuidar de uma empresa.
Se partirmos do entendimento que a administrar um condomínio é semelhante com a gestão de uma empresa, temos que:
“administração de condomínios deve ser profissional, qualificada e experiente.”
Portanto, escolher pelo modelo de autogestão pode não ser a melhor alternativa. Isso, exigirá dos moradores, deveres e responsabilidades que, por vezes, não conhecem.
Antes de fazer a opção de autogestão, entenda melhor porque contratar uma administradora de condomínio e o tudo que ela pode lhe oferecer.
Os riscos na autogestão do condomínio
Quando o condomínio decide fazer autogestão e não utilizar a experiência de uma adm de condomínios, atribuí aos próprios moradores algumas responsabilidades ou tarefas.
Mas nem todos conseguem conciliar mais uma atividade em seu dia a dia. Nem sempre estão disponíveis ou qualificados para exercer as funções na administração de um condomínio. Principalmente se já trabalham, possuírem família, filhos, compromissos particulares etc.
Apesar de muitos moradores terem qualificação e serem capazes de cumprir funções como: cobrança, contas a pagar, manutenção predial, contabilidade, gestão de projetos, por exemplo; administrar um condomínio requer entendimento e conhecimento de leis que regulam o setor.
É necessário que os envolvidos estejam atualizados com as questões fiscais, contábeis e legais. Do contrário, como consequência, pode-se ter um aumento de ações contra o condomínio ou déficit financeiro.
Veja nosso artigo sobre os Riscos em realizar Autogestão Condominial e entenda porque não deve ser a primeira opção.
Diante de um cenário como este, não seria melhor ter uma empresa de gestão de condomínios cuidando do seu?
Para isso é necessário saber o que ela faz e quais as suas funções.
Quais as funções da adm de condomínio?
Muitos síndicos e moradores não sabem exatamente o que uma adm de condomínios faz. Pensam que ela cuida somente da emissão de boletos e atendimento aos moradores.
Antes de tudo, ela é uma empresa especializada na administração condominial. Atua auxiliando o síndico na gestão financeira, administrativa, dos recursos humanos e na manutenção do prédio.
Trabalha no dia-a-dia em conjunto o com síndico, morador ou síndico profissional. Procura as melhores soluções e facilita a vida dos condôminos.
Além disso, aplica as melhores estratégias e ferramentas de gestão para a organização do condomínio. Como, por exemplo:
- orientação no exercício das atividades administrativas;
- contabilizar receitas e as despesas;
- cuidar da elaboração e da consequente manutenção das folhas de pagamento;
- cuidar de boletos e de cotas condominiais;
- avaliar as prestações de contas;
- monitorar a inadimplência;
- marcar presença, organizar e mediar as assembleias do condomínio;
- cuidar dos equipamentos do condomínio e áreas comuns.
A Habita, por exemplo, disponibiliza ferramentas e plataforma desenvolvida especificamente para a administração de condomínios. Permitindo maior agilidade e facilidade na emissão de boletos, atualização de cadastro, verificação de pendências e muito mais.
Qual a responsabilidade das Administradoras de Condomínios?
Como já dissemos, muitos moradores e síndicos veem as empresas de administração de condomínios somente como as responsáveis pela emissão dos boletos. Entretanto, elas são mais do que isso.
Elas dão suporte e apoio ao Síndico na gestão do condomínio em áreas como: contabilidade, fiscal, trabalhista e de recursos humanos.
Sendo assim, além de “emitir boletos e fazer cobranças”, a empresa de gestão condominial auxilia o Síndico nas atividades operacionais e administrativas.
10 Funções que uma administradora pode desempenhar
- Gerenciar os recursos financeiros do condomínio e efetuar pagamentos;
- Emitir boletos, recibos e prestar contas aos moradores;
- Solucionar problemas administrativos;
- Emitir e distribuir comunicados;
- Elaborar orçamentos em geral;
- Realizar cobranças de devedores;
- Monitorar vencimentos de obrigações legais e itens de segurança;
- Contratar o seguro do condomínio;
- Cobrar contribuições adicionais dos condôminos (pelo uso de áreas em comum, multas, consumo individual etc.);
- Gerenciar processos de contratação e demissão de funcionários;
Mas, não é o síndico quem cuida do condomínio?
Sim, cabe ao síndico a função de administrador do condomínio. Contudo, dependendo do tamanho do condomínio e da quantidade de condôminos, há muito o que ser feito.
A gestão do condomínio está relacionada à quantidade de atividades e afazeres.
Nesse contexto, pode não ser fácil garantir que todas elas sejam realizadas conforme a legislação, normas internas do condomínio e as deliberações das assembleias. Ou mais importante ainda, atender as necessidades dos moradores.
Todas as atividades na administração dos condomínios são de responsabilidade do síndico. Contudo, isso nem sempre é uma tarefa fácil.
O que um síndico faz?
O Síndico tem uma das principais funções na administração condominial. Ele é o representante legal, ou seja, o responsável Civil, Penal e Trabalhista.
Pode ser um morador eleito por meio de assembleia. Ou pode ser um síndico profissional terceirizado, também escolhido por assembleia.
Síndico profissional é aquele que se especializou na área de gestão condominial. Pode ser um profissional liberal ou, até mesmo, parceiro de uma empresa de administração de condomínios.
Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão.
Isso significa que, em casos de má gestão, ele pode ser responsabilizado judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a responder pelos erros é o síndico.
Veja nosso artigo especial sobre qual é a Principal função, responsabilidades e obrigações do síndico.
E se o síndico não consegue lidar ou não conhece todas as áreas de gestão condominial?
Para que não haja riscos de uma má gestão, e consequentemente problemas judiciais, é que a figura da admiminitradora de condomínio se torna importante.
Se, de fato, o síndico não consegue lidar com todas as funções dele, a saída está na terceirização da gestão do condomínio.
Por que contratar uma boa administradora de condomínio?
Contratar uma boa administradora de condomínios garante além da profissionalização da gestão, um melhor controle das contas do condomínio e administração dos recursos.
Também permite utilizar ferramentas desenvolvidas para adm condomínios. Trazendo ao condômino maior transparência, informações confiáveis e facilidade no gerenciamento de suas contas.
Outro fator importante, e que vale destaque, é que as administradoras possuem a expertise e experiência vivenciadas em outras administrações.
Dessa forma, os casos de sucesso e ações bem-sucedidas são aproveitadas na gestão de um novo contrato.
Qual a diferença entre síndico e adm de condomínio?
Ao contrário do que muitos imaginam, as adm de condomínio não substituem a função do síndico. Muito pelo contrário. Passam a auxilia-lo e fazer com que se torne um supervisor ou chefe da gestão como um todo.
Portanto, a participação do síndico continua sendo essencial para a gestão do condomínio.
Em outras palavras, a presença da administradora, torna possível que o síndico se dedique a outras funções do mandato.
Por exemplo, buscar melhorias para os moradores e cuidar das atividades dos colaboradores.
Adm condomínio é uma atividade que exige muita responsabilidade e habilidade para lidar com os desafios no dia a dia.
Por isso, é de extrema importância que haja um boa parceria entre o síndico e administradora de condomínios para uma gestão eficiente.
Mas, vale um destaque. Não cabe à melhor administradora tomar decisões pelo condomínio. Esse papel é único e exclusivo do síndico.
De que forma a administradora de condomínio ajuda o Síndico?
Uma boa administradora com experiência e comprometida, auxilia muito o síndico durante o seu exercício. Nesse sentido, a Habita é destaque como administradora de condomínios SP pois, sempre atua ao lado do síndico.
Através dos serviços prestados nas várias questões operacionais e administrativas do dia a dia de um condomínio.
Também, disponibilizando ferramentas de controle e acompanhamento para melhorar a tomada de decisão.
Além disso, conta com a experiência de mais de 50 anos na administração de condomínios residenciais e comerciais em São Paulo.
Sabemos que o trabalho de síndico, envolve diariamente uma série de tarefas com questões relacionadas a pessoas, processos e leis. Por isso, nossa equipe é formada para dar todo o suporte ao síndico nas demandas do dia a dia. Realizando análises de performance e trazendo soluções.
Não há receita de solução pronta para administrar um condomínio. Cada um tem seu regulamento e necessidades diferentes. Entretanto, contar com uma boa administradora, fará com que os problemas sejam solucionados de maneira eficaz.
Parceria entre síndico e administradora
A figura da adm de condomínio, vem para colaborar e facilitar o desenvolvimento de uma boa administração condominial.
Principalmente quando se estabelece uma parceria com o síndico baseada na divisão equilibrada das atribuições e comunicação eficiente.
Portanto, é importante criar um canal de comunicação direto, transparente, ágil e sem ruídos. De modo que haja um entendimento claro e as ações sejam tomadas de forma rápida.
Além disso, existe um ponto que fará toda a diferença e permitirá que o trabalho entre síndico e administradora de condomínios seja bem-sucedido. O trabalho em equipe!
Para isso é importante saber quais os tipos de gestão são possíveis na administração de um condomínio.
Tipos de gestão com adm de condomínios
Ao contratar uma administradora de condomínios é preciso compreender os tipos de gestão possíveis. Cada empresa pode oferecer um escopo diferente e opções de serviços de adm de condomínio. Mas, as mais comuns são:
Gestão completa: a administradora é responsável por todo a gestão administrativa do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais operacionais. Aqui, o papel do síndico é de fiscalizar o andamento das atividades realizadas pela adm do condomínio.
Cogestão: é quando a administração é realizada pelo condomínio com auxílio de profissionais externos, como uma administradora. Desse modo, a maioria das atividades administrativas são realizadas internamente, pelo síndico ou conselheiros. Porém, a ajuda externa vem para colaborar na execução das partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos.
Vantagens de se contratar uma boa administradora de condomínios
Sabendo qual papel que uma adm de condomínio exerce, é possível avaliar a sua contratação. Sendo assim, destacam-se as principais vantagens dessa parceria entre ela e síndico:
- Auxílio especializado ao síndico, transformando num supervisor das atividades;
- Ter profissionais especializados para cuidar das atividades nas áreas específicas;
- A administradora pode facilitar o controle da inadimplência no condomínio.
Vale lembrar que deve-se ter cautela para contratar uma empresa de gestão de condomínio. Não se pode deixar influenciar somente por questões de preço.
O síndico deve fazer uma boa pesquisa, investigar os precedentes da empresa e, também, pedir indicações de outros síndicos.
O perfil do condomínio influencia na escolha de uma adm de condomínios?
O tipo e perfil do condomínio são fatores importantes para se escolher administradora de condomínios. Principalmente se considerarmos que o perfil do condomínio terá relação direta com a experiência da administradora.
Algumas são especializadas na administração de condomínios residenciais, enquanto outras possuem uma vivência maior na administração de condomínios comerciais.
Dessa forma, um síndico de um bairro residencial, como na zona sul de São Paulo, por exemplo, deve buscar por uma empresa de administração de condomínios residenciais. Pois assim, ele terá toda uma experiência de quem lida com este tipo de empreendimento.
Portanto, observe o perfil do seu condomínio antes de escolher a administradora para ser sua parceira.
A Habita, por exemplo, é uma administradora em SP que possui larga experiência tanto na administração de condomínios residenciais quanto comerciais. São mais de 50 anos atuando na administração condominial de maneira ética e inovadora.
Como escolher a administradora?
A escolha da administradora de condomínio é algo que de fato requer bastante atenção. Vale a pena investir tempo para analisar e comparar cada uma das opções e empresas candidatas.
Antes de tudo, é importante fazer um levantamento e uma seleção inicial das administradoras com potencial e perfil adequado com as características do condomínio.
Considere os seguintes critérios:
INDICAÇÃO: indicações, por outros síndicos ou condôminos. Ter referências de trabalhos bem executados é um grande diferencial.
REPUTAÇÃO: Qual a reputação da empresa em sites de avaliação. Por exemplo o Reclame Aqui e CoteiBem. Pesquise os comentários, as respostas e as soluções de problemas. Não se atenha à quantidade de reclamações, pois uma administradora de grande porte terá um maior número de condôminos. Verifique a solução do problema.
TECNOLOGIA: é importante a empresa possuir um bom sistema que permita o síndico acompanhar a prestação de contas e movimentações financeiras do condomínio. Também como os condôminos podem ter facilidades na emissão de boletos ou realização de cadastros. Dessa forma, verifique se a administradora de condomínio investe em soluções e ferramentas tecnológicas.
PERFIL: Veja se a empresa já atua com condomínios com o mesmo perfil que o seu. Por exemplo, uma administradora de condomínios em sp que não atende condomínios-clube, dificilmente terá condições de atender um empreendimento com essas características.
Localização: Não é determinante – principalmente com os avanços da tecnologia, mas esse critério pode ter um peso na hora de comparar com uma outra administradora. Em alguns casos ter uma administradora que atue na sua região pode ser um ponto positivo.
Por que contratar um administradora de condomínios?
- melhor controle das contas,
- suporte 24h aos moradores,
- orientações e esclarecimentos de dúvidas (principalmente sobre o que um síndico pode e não pode fazer);
- tecnologia para emissão de boletos e atualização de cadastro;
- imparcialidade nas decisões com surge um conflito;
Qual a melhor administradora de condomínio?
Segundo o sites especializados em avaliação de administradoras no Brasil, a Habita está entre as 3 melhores administradoras de condomínios de São Paulo.
Isso se dá principalmente pelo fato de moradores e síndicos reconhecerem a qualidade dos nossos serviços, das melhorias obtidas na administração e, mais importante, na melhora de convivência entre os condôminos.
O que define se uma administradora é boa, passa principalmente pela satisfação de quem está com ela no dia a dia.
Veja o que nosso clientes falam sobre a Habita Administradora.
Caso tenha interesse veja a Lista de administradoras de condomínios: as 5 melhores disponíveis no mercado.
Procurando por uma administradora de condomínios em sp?
Conte com a Habita como a sua parceira na gestão do seu condomínio. Temos a experiência de mais de 50 anos atuando no mercado. Possuímos certificações ISO9001 selo do PROAD.
Nossos profissionais são experientes e bem preparados para realizar uma excelente administração condominial.
Atuamos como uma empresa de administração de condomínios em SP e atendemos as principais regiões. Se você procura por uma administradora de condomínios na grande São Paulo, conte com a Habita.
