Na correria do dia a dia, é comum tentar resolver as coisas de forma prática: pedir para o porteiro dar uma força na faxina, ou para o zelador trocar uma lâmpada ali rapidinho. À primeira vista, pode parecer algo simples, só uma ajuda pontual. Mas é exatamente aí que se abre espaço para o acúmulo de funções.
Quando um funcionário assume tarefas que não fazem parte da função dele, o condomínio pode acabar entrando em uma zona de risco. Isso inclui problemas trabalhistas, queda na qualidade do serviço e até conflitos entre funcionários e moradores. E, no fim das contas, quem precisa lidar com tudo isso é o síndico.
Hoje, você vai ver como identificar quando há acúmulo de funções, entender os riscos reais que isso traz, e descobrir como corrigir e evitar que este problema aconteça.
Antes de tudo, é importante entender o que exatamente significa “acúmulo de funções”. Em muitos condomínios, essa confusão começa por falta de clareza. Às vezes o próprio síndico ou os funcionários não sabem onde termina uma função e começa outra.
“O acúmulo de funções acontece quando um colaborador passa a exercer tarefas que não fazem parte da função para a qual ele foi contratado, sem que haja compensação financeira ou previsão em contrato.”(Fernando Fornícola, Diretor Habita)
É o caso, por exemplo, do porteiro que começa a fazer a limpeza, do zelador que assume pequenos reparos elétricos ou da faxineira que cobre o posto da portaria quando alguém falta.
Mesmo que seja por iniciativa da equipe, quando passam a ser frequentes, configuram acúmulo. Nesse ponto, o condomínio pode ser cobrado judicialmente, inclusive com pagamento retroativo de adicional por acúmulo ou equiparação salarial.
Não, nem toda tarefa extra caracteriza acúmulo de função. Às vezes, o funcionário pode realizar pequenas ações complementares, desde que elas estejam relacionadas à sua função principal.
Um exemplo: o zelador trocar uma lâmpada ou acompanhar um prestador de serviço faz parte do escopo normal da função dele, pois está ligado à manutenção geral do condomínio. Mas pedir para ele fazer jardinagem ou atender telefonemas na portaria já sai completamente do escopo. E é aí que mora o perigo.
O mesmo vale para o porteiro. Ele pode, sim, auxiliar na organização da portaria, receber encomendas e monitorar câmeras. Mas não deve varrer áreas comuns, subir para verificar vazamentos ou cuidar de animais dos moradores.
Sim. Ainda que o funcionário concorde em ajudar, o condomínio permanece responsável. A relação de trabalho segue o que está registrado em carteira. Qualquer atividade fora desse escopo pode gerar questionamento judicial.
Caso o colaborador seja cobrado em atividades fora do seu escopo, ele pode recorrer à Justiça e tem respaldo legal para reivindicar seus direitos.
Por isso, o primeiro passo para evitar o acúmulo de funções é saber exatamente o que cada cargo faz. Isso começa com uma descrição clara de atividades e responsabilidades. Esse é o tema que vamos abordar a seguir.
Em resumo, o que define o acúmulo não é apenas “fazer algo a mais”, mas exercer atividades que exigem habilidades diferentes daquelas da função original, ou que substituem outro cargo de forma constante.
Quando o acúmulo de funções se torna rotina, as consequências para o condomínio podem ser sérias, tanto no campo trabalhista quanto no operacional e financeiro.
O primeiro e mais evidente risco é o passivo trabalhista. Se um funcionário exerce tarefas diferentes daquelas registradas em carteira, ele pode pedir na Justiça o pagamento de um adicional por acúmulo de funções ou a equiparação salarial com outro cargo. Em muitos casos, esses valores são retroativos e podem gerar uma despesa inesperada para o condomínio.
Além disso, o problema pode se estender para as obrigações previdenciárias e tributárias, já que as funções registradas e as realmente exercidas deixam de coincidir. Isso pode causar questionamentos em fiscalizações e auditorias.
Outro ponto de atenção é o impacto na qualidade do serviço e no bem-estar da equipe. Quando um porteiro precisa deixar o posto para executar outra tarefa, o acesso ao condomínio fica descoberto. O mesmo ocorre com o zelador que acumula reparos e rotinas administrativas ao mesmo tempo.
Há também o aspecto humano. Funcionários sobrecarregados tendem a cometer mais erros e, gradualmente, pode resultar na perda da qualidade do serviço e, até mesmo, em atritos entre a equipe, que se sente sobrecarregada ou tratada de forma desigual.
Para o síndico, os riscos são duplos. Além de lidar com as consequências operacionais, ele pode ser responsabilizado solidariamente em ações trabalhistas, dependendo das circunstâncias e do que estiver previsto na convenção do condomínio ou no contrato de gestão.
Mesmo quando não há má-fé, a Justiça entende que é função do síndico fiscalizar e garantir que o trabalho esteja dentro da função contratada.
Em resumo, o acúmulo de funções geralmente surge como consequência de uma tentativa de resolver tudo com a equipe existente. À primeira vista, pode parecer uma maneira prática de otimizar recursos, mas na prática traz mais problemas do que soluções.
O caminho mais seguro é prevenir, ajustando a estrutura de equipe e formalizando claramente as funções de cada colaborador.
É sobre isso que falaremos na próxima parte: como identificar, de forma prática, quando o seu condomínio está caindo nessa armadilha.
Reconhecer o acúmulo de funções exige olhar atento para a rotina. O problema raramente aparece de forma explícita. Ele se revela em pequenas situações do dia a dia que acabam se repetindo.
Veja alguns sinais claros de que o seu condomínio pode estar nessa situação:
Esses são exemplos típicos de desvio e acúmulo de tarefas. Em todos eles, o funcionário está executando algo que pertence a outro cargo, sem previsão no contrato ou remuneração adicional.
Se mais de um desses sinais está presente, é provável que o condomínio já tenha um problema instalado. Esse é o momento de olhar para as rotinas com atenção e entender onde estão os excessos.
No próximo tópico, veremos como o síndico pode corrigir e prevenir o acúmulo de funções, organizando as tarefas, ajustando o dimensionamento da equipe e formalizando responsabilidades de forma clara.
Depois de identificar o acúmulo de funções, o próximo passo é agir. E o ideal é fazer isso de forma estruturada, sem improvisos. O objetivo é corrigir o que está errado e criar uma rotina que evite que o problema volte a acontecer.
Converse com a equipe e peça que descreva as principais tarefas do dia a dia. Compare o que é dito com o que consta no contrato e na carteira de trabalho. Esse levantamento revela onde estão os desvios e mostra se há sobrecarga em algum cargo.
Com base nesse diagnóstico, atualize as descrições de cargo. Deixe claro o que cada função deve (e não deve) fazer. Entregue uma cópia a cada colaborador e mantenha uma versão assinada no arquivo do condomínio. Essa simples formalização já reduz riscos trabalhistas.
Verifique se a quantidade de funcionários cobre todas as demandas diárias, inclusive intervalos, folgas e férias. Se as tarefas são mais numerosas do que o time consegue atender, é sinal de que o condomínio precisa reforço; seja por contratação direta, seja por terceirização de serviços específicos, como portaria, limpeza ou jardinagem.
Defina antecipadamente quem cobre quem em caso de ausência. Isso evita improvisos e garante continuidade nas operações. Se a cobertura for eventual e dentro da função, não há problema. Mas se for frequente e fora do escopo, precisa ser revista.
Muitos acúmulos surgem por falta de orientação. Treinamentos curtos e práticos ajudam o funcionário a entender seus limites e reforçam a importância de seguir o escopo de trabalho. Reuniões rápidas de alinhamento também ajudam a manter o time no eixo.
Essas ações não exigem grandes investimentos, mas fazem diferença na rotina. Ao corrigir as distorções e definir responsabilidades com clareza, o síndico garante uma gestão mais eficiente, reduz passivos e mantém o clima de trabalho equilibrado.
Uma boa administradora é uma parceira importante na gestão do condomínio, mas o síndico precisa entender até onde vai esse apoio. A administradora não comanda os funcionários, nem acompanha de perto o que cada um faz no dia a dia.
O papel da administradora é garantir que o condomínio tenha organização, segurança jurídica e suporte técnico para que o síndico tome as decisões corretas.
Veja como a administradora pode contribuir no tema do acúmulo de funções:
A administradora pode ajudar o síndico a elaborar ou revisar as descrições de cargo de cada colaborador, com base na convenção coletiva e nas boas práticas do setor. Também pode orientar sobre o conteúdo dos contratos e manter toda a documentação organizada.
Cabe à administradora informar o síndico sobre limites legais, adicionais previstos em convenção e riscos de determinadas práticas. Esse suporte evita decisões precipitadas que possam gerar passivos.
Embora o síndico seja o gestor direto, a administradora é quem processa folha de pagamento, controle de ponto, benefícios e obrigações legais. Isso dá ao síndico uma visão clara da carga horária e das funções registradas, facilitando o controle sobre possíveis desvios.
Quando síndico e administradora trabalham de forma alinhada, o condomínio ganha eficiência e segurança.
O acúmulo de funções é um problema que nasce no detalhe: uma tarefa fora do escopo aqui, uma “ajuda rápida” ali. Mas, quando isso se torna parte da rotina, o condomínio passa a operar fora dos limites legais e o síndico assume riscos que poderiam ser facilmente evitados
A boa gestão não está em “fazer caber” todas as demandas na equipe atual, e sim em definir claramente as funções, organizar processos e reconhecer quando é hora de reforçar o time ou ajustar contratos. Esse é o papel estratégico do síndico moderno, agir como gestor, não como improvisador.
A boa administração condominial começa com organização e respeito às funções. Quando o síndico define limites claros, formaliza as atribuições e atua com apoio técnico da administradora, ele não apenas evita problemas, ele constrói segurança jurídica e confiança no dia a dia do condomínio.
Prevenir o acúmulo de funções é, acima de tudo, um ato de responsabilidade e profissionalismo na gestão. É o que diferencia o síndico que apaga incêndios daquele que conduz o condomínio com visão, equilíbrio e respeito às pessoas.
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