O recebimento de encomendas é uma questão cada vez mais relevante para condomínios e moradores. Esse tema gera dúvidas, debates e até conflitos, principalmente quando o assunto é sobre o porteiro receber encomendas.
Quem recebe as encomendas no condomínio? O porteiro pode receber pelo condômino? Ou deve apenas interfonar? E, se não houver ninguém em casa, o recebimento pode ser recusado?
A verdade é que a resposta depende da solução adotada na gestão de encomendas de cada condomínio. As regras podem variar. O importante, contudo, é que estejam regulamentadas na Convenção do condomínio.
Para os moradores, é importante se informarem sobre as regras de recebimento de encomendas. Para síndicos e administradoras, o fundamental é tornar essas regras bem claras.
Caso seu condomínio ainda não tenha regras definidas, seguem algumas orientações de como proceder.
A lei não é clara quanto à obrigatoriedade de os porteiros receberem encomendas. O artigo 22 da Lei nº 6538/79 diz apenas que os responsáveis do condomínio são credenciados a receber objetos endereçados a moradores.
Porém, não afirma se tratar de uma obrigação.
Entretanto, não se pode deixar de considerar que isso é algo essencial para algumas pessoas, especialmente as que trabalham fora o dia inteiro.
Por isso é importante estabelecer de maneira clara as regras para o porteiro receber encomendas.
O tema deve ser amplamente discutido e votado pelos condôminos em assembleia. Isso porque devem ser definidas todas as regras.
Por exemplo, questões como o tamanho máximo de encomendas que podem ficar na portaria, o prazo para retirada e até mesmo o valor máximo das encomendas devem ser determinados em assembleia.
As regras devem ser estabelecidas considerando alguns fatores essenciais, como a quantidade de unidades no condomínio, a capacidade de armazenamento da portaria, a quantidade de funcionários na portaria, por exemplo.
Após as deliberações, é fundamental redigir a ata e todos os condôminos presentes assinarem. Além disso, enviar ao demais moradores para que estes tomem conhecimento das regras.
Da mesma maneira, novos condôminos devem receber, ainda nos primeiros dias, cópia da convenção do condomínio. Só assim poderão conhecer não apenas as regras com relação a encomendas, mas todas as regras do condomínio.
Esse sistema pode ser um simples livro de controle de correspondência, porém é essencial que fiquem registradas informações como data e horário do recebimento na portaria, nome do fornecedor (quando possível) e data e assinatura do morador quando da retirada.
Dessa maneira, tanto o condomínio quanto os moradores ficarão resguardados e mais tranquilos de que as encomendas serão corretamente entregues aos seus destinatários.
Além do mais, esse simples controle pode eximir o condomínio de eventuais responsabilidades sobre alegações de encomendas não recebidas.
Além de ter regras para o recebimento, também se deve determinar regras para a retirada das encomendas.
Fixar horários pode ser interessante para evitar que a portaria fique sobrecarregada nos horários mais movimentados do dia.
Além do mais, evita a falta de controle nas entregas e garante a eficiência do sistema de gestão de encomendas.
É importante orientar e treinar os funcionários da portaria sobre o recebimento de encomendas.
Como preencher o livro de registro, horários de entrega aos moradores, o que fazer se a encomenda estiver violada ou avariada são questões que devem ficar claras para todos os porteiros e demais funcionários.
Os moradores também devem fazer sua parte e cooperar para que o recebimento de encomendas no condomínio se dê de maneira tranquila e clara.
Por isso, o morador que for receber uma encomenda especial deve comunicar à portaria. Especialmente quando se trata de encomendas de maior tamanho ou de alto valor.
Da mesma maneira, o morador que for viajar ou se ausentar da sua unidade por período maior, também deve comunicar à portaria.
Dessa forma, suas encomendas poderão ficar em um local apropriado até o seu retorno.
Assim como as encomendas, as entregas feitas por motoboy também devem ter regras fixadas em assembleia.
É cada vez mais comum utilizar serviços de farmácia, lavanderia, supermercados, quitandas e refeições em geral com entrega em domicílio.
Nessas situações, quem decide se o entregador pode se dirigir à unidade são as regras da assembleia. Porém, o ideal é que o acesso de entregadores seja limitado à portaria.
Essa medida visa, inclusive, a segurança de todo o condomínio.
Sempre que possível, deve ser feito um cadastro do entregador com antecedência.
É claro que não se tem como saber o nome do entregador que vai entregar a pizza de domingo. Porém, serviços recorrentes como farmácia, pet shop e lavanderia costumam ser mais fidelizados. Nesses casos, deve-se fazer o cadastro prévio do entregador.
As regras de gestão de encomendas devem ser estabelecidas pensando sempre na comodidade dos moradores. Porém, não devem deixar de lado questões relevantes como a segurança de todos.
Por isso, é sempre importante buscar o equilíbrio e o diálogo entre moradores e síndicos. Dessa forma, a convivência entre todos será muito mais harmônica e segura.
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