A falta de objetividade, longa duração ou conversas sobre assuntos paralelos são algumas das razões que fazem as reuniões de condomínio pouco atrativas. Pesquisas apontam que a frequência dos moradores nessas reuniões é baixa, tendo em média 20% de participação.
Em muitos condomínios as reuniões mais parecem uma cena de “sincerão” diretamente do BBB com as trocas de acusações e o bate-boca sobre problemas de convivência.
Síndicos e condôminos esquecem que esses encontros são fundamentais para resolver assuntos sobre a gestão ou discutir melhorias que visam o bem-estar coletivo. Mas frequentemente, vemos discussões acaloradas, onde mais se apontam dedos do que se busca soluções.
Essa dinâmica não só desvia o foco dos verdadeiros assuntos, que precisam ser tratados, como também pode criar um ambiente de tensão e desconforto entre os participantes.
No artigo de hoje, vamos mostrar como transformar as reuniões de condomínio em espaços de diálogo construtivo, apresentar estratégias eficazes para otimizar esses encontros, garantindo que sejam efetivos, objetivos e, acima de tudo, conduzidos em harmonia.
Como funciona uma reunião de condomínio?
Uma reunião de condomínio é um evento indispensável para a gestão eficiente de um condomínio. O objetivo da reunião é discutir e tomar decisões sobre assuntos relevantes para os moradores, estabelecendo diretrizes, resolvendo questões emergenciais e planejando melhorias para o condomínio.
A principal diferença entre reunião de condomínio e assembleia está no escopo e na formalidade. A assembleia geral é uma reunião mais abrangente, formal, que precisa ser convocada pelo menos uma vez por ano. Nela, são discutidos temas como: alteração no regimento interno, eleição de síndico e aprovação do orçamento anual.
Já a reunião de condomínio é um evento mais informal, com a finalidade de tratar de questões rotineiras, atualizações administrativas e discussões de problemas pontuais.
Dicas sobre Reuniões de condomínio
Para que as reuniões de condomínio não virem um “sincerão do BBB” e torná-las mais produtivas, com mais quórum, sugerimos algumas dicas:
1. Carta de convocação
Garanta que todos os moradores recebam a carta de convocação com antecedência. Pode ser por e-mail, grupo de WhatsApp ou aplicativo do condomínio. Ou, até mesmo da maneira mais tradicional, colocando na caixa de correspondência de cada morador.
A carta de convocação deve informar a data, hora, local. Isso permite que todos os moradores se programem para comparecer à reunião.
2. Informar os assuntos com antecedência
Além da data, local e hora, a Carta de convocação deve, também, conter a pauta da reunião. Assim, os condôminos poderão se preparar de maneira adequada para o encontro.
3. Planejar Pautas
A pauta de reunião de condomínio deve ser montada considerando os temas mais relevantes a serem discutidos. Trate-os primeiro, depois vá para outros que não sejam tão impactantes.
4. Definição de tempo
Estabeleça horários para cada ponto da pauta. Isso ajuda a manter a reunião do condomínio dentro do tempo previsto, evitando atrasos e prolongamentos desnecessários.
5. Frequência
Determine uma frequência regular para as reuniões. Dessa forma, todos os condôminos terão a oportunidade de participar e contribuir para as decisões do condomínio. Uma vez por mês é uma frequência utilizada por vários condomínios.
6. Ler a ata da reunião anterior
Essa é uma boa maneira de dar início à reunião em condomínio. Dessa forma, é possível recapitular decisões anteriores e verificar o andamento de ações previamente definidas.
7. Criar as regras para a reunião
Algumas regras podem tornar reuniões de condomínios mais produtivas, além de evitar discussões desnecessárias e desentendimentos entre moradores. Estabelecer a ordem em que as pessoas vão falar e por quanto tempo poderão falar, são bons exemplos dessas regras.
8. Comunicação clara e efetiva durante a reunião
É preciso incentivar a participação ativa e assegurar que a comunicação se dê de forma clara, sem o uso de palavras ofensivas. Ainda, é importante que todos respeitem a vez de cada um falar.
9. Prezar pelas decisões da maioria
Em uma democracia, como sabemos, a decisão da maioria deve sempre prevalecer. Então, é preciso fazer valer a escolha e não deixar que aqueles que votaram no outro sentido interfiram no resultado de qualquer maneira.
10. Elaborar a ata da reunião
Designe alguém para registrar os pontos discutidos e as decisões tomadas, documentando sempre o progresso realizado.
11. Solicitar Feedbacks
Ao final da reunião, reserve alguns minutos para os participantes darem suas opiniões e sugestões sobre o formato e o conteúdo.
Resolução de conflitos em reuniões de condomínios.
A resolução de conflitos em reuniões de condomínio é essencial para manter a harmonia e a convivência pacífica entre os moradores. No entanto, é comum que conflitos surjam durante esses encontros, seja por divergências de opinião, desentendimentos pessoais ou discordâncias sobre decisões a serem tomadas.
Por essa razão, uma das maneiras de resolver conflitos em reuniões de condomínio é promover a comunicação aberta e transparente entre os condôminos. É importante que todos os envolvidos se sintam confortáveis para expressar suas preocupações e pontos de vista, sem medo de críticas ou julgamentos.
Além disso, incentivar o respeito mútuo e a escuta ativa pode ajudar a reduzir a tensão e a encontrar soluções que atendam às necessidades de todos.
Outra estratégia eficaz para resolver conflitos é buscar a mediação de um terceiro imparcial e neutro. Isso pode ser feito por meio de um mediador profissional ou até mesmo por um morador do condomínio que seja reconhecido por sua imparcialidade e capacidade de resolver conflitos. O mediador pode facilitar a comunicação entre as partes envolvidas, ajudando a identificar interesses comuns e encontrar soluções mutuamente satisfatórias.
Por que o condômino deve participar de uma reunião de condomínio?
O condômino que participa ativamente das reuniões de condomínio tem uma compreensão maior de seus direitos e responsabilidades. Ainda, contribui de maneira direta na tomada de decisão de questões que beneficiam a todos.
A vida em condomínio não é fácil e os moradores possuem dúvidas, reclamações e questionamentos. Mas, na correria do dia a dia, muitos condôminos acabam deixando suas reclamações e sugestões em grupos de WhatsApp.
Participar das reuniões de condomínio dá aos moradores a oportunidade de serem ouvidos, só que no lugar e da maneira correta. Ainda, dá a oportunidade de os moradores se conhecerem uns aos outros.
Embora o propósito das reuniões seja solucionar problemas, elas também representam uma excelente oportunidade para ver as conquistas e avanços que a administração está conseguindo. Valorizar e reconhecer o que já foi alcançado também é importante.
É obrigatório participar de reunião de condomínio?
A participação na reunião de condomínio não é obrigatória por lei. Entretanto, a colaboração ativa dos condôminos é vital para o bom funcionamento do condomínio e para a tomada de decisões coletivas.
O comparecimento às reuniões proporciona aos moradores a oportunidade de serem ouvidos, expressarem suas preocupações, contribuírem com ideias construtivas e votarem em questões relevantes para o condomínio.
Ainda, a participação ativa promove a transparência na gestão e fortalece a comunidade, pois todos têm a chance de colaborar para um ambiente mais harmônico e eficiente.
Embora não seja uma obrigação legal, a participação nas reuniões demonstra comprometimento com a vida em condomínio e a disposição para contribuir com o bem-estar coletivo.
Participe das reuniões em seu condomínio e seja colaborativo! Mas, não contribua para fazer delas um “Sincerão do BBB”.
