Na correria do dia a dia, é comum tentar resolver as coisas de forma prática: pedir para o porteiro dar uma força na faxina, ou para o zelador trocar uma lâmpada ali rapidinho. À primeira vista, pode parecer algo simples, só uma ajuda pontual. Mas é exatamente aí que se abre espaço para o acúmulo de funções.
Quando um funcionário assume tarefas que não fazem parte da função dele, o condomínio pode acabar entrando em uma zona de risco. Isso inclui problemas trabalhistas, queda na qualidade do serviço e até conflitos entre funcionários e moradores. E, no fim das contas, quem precisa lidar com tudo isso é o síndico.
Hoje, você vai ver como identificar quando há acúmulo de funções, entender os riscos reais que isso traz, e descobrir como corrigir e evitar que este problema aconteça.
O que é acúmulo de funções em condomínios?
Antes de tudo, é importante entender o que exatamente significa “acúmulo de funções”. Em muitos condomínios, essa confusão começa por falta de clareza. Às vezes o próprio síndico ou os funcionários não sabem onde termina uma função e começa outra.
“O acúmulo de funções acontece quando um colaborador passa a exercer tarefas que não fazem parte da função para a qual ele foi contratado, sem que haja compensação financeira ou previsão em contrato.”(Fernando Fornícola, Diretor Habita)
É o caso, por exemplo, do porteiro que começa a fazer a limpeza, do zelador que assume pequenos reparos elétricos ou da faxineira que cobre o posto da portaria quando alguém falta.
Mesmo que seja por iniciativa da equipe, quando passam a ser frequentes, configuram acúmulo. Nesse ponto, o condomínio pode ser cobrado judicialmente, inclusive com pagamento retroativo de adicional por acúmulo ou equiparação salarial.
Qualquer tarefa extra é acúmulo de função?
Não, nem toda tarefa extra caracteriza acúmulo de função. Às vezes, o funcionário pode realizar pequenas ações complementares, desde que elas estejam relacionadas à sua função principal.
Um exemplo: o zelador trocar uma lâmpada ou acompanhar um prestador de serviço faz parte do escopo normal da função dele, pois está ligado à manutenção geral do condomínio. Mas pedir para ele fazer jardinagem ou atender telefonemas na portaria já sai completamente do escopo. E é aí que mora o perigo.
O mesmo vale para o porteiro. Ele pode, sim, auxiliar na organização da portaria, receber encomendas e monitorar câmeras. Mas não deve varrer áreas comuns, subir para verificar vazamentos ou cuidar de animais dos moradores.
Mas se o funcionário concordar, ainda assim é problema?
Sim. Ainda que o funcionário concorde em ajudar, o condomínio permanece responsável. A relação de trabalho segue o que está registrado em carteira. Qualquer atividade fora desse escopo pode gerar questionamento judicial.
Caso o colaborador seja cobrado em atividades fora do seu escopo, ele pode recorrer à Justiça e tem respaldo legal para reivindicar seus direitos.
Por isso, o primeiro passo para evitar o acúmulo de funções é saber exatamente o que cada cargo faz. Isso começa com uma descrição clara de atividades e responsabilidades. Esse é o tema que vamos abordar a seguir.
Em resumo, o que define o acúmulo não é apenas “fazer algo a mais”, mas exercer atividades que exigem habilidades diferentes daquelas da função original, ou que substituem outro cargo de forma constante.
Principais riscos para o condomínio e para o síndico.
Quando o acúmulo de funções se torna rotina, as consequências para o condomínio podem ser sérias, tanto no campo trabalhista quanto no operacional e financeiro.
O primeiro e mais evidente risco é o passivo trabalhista. Se um funcionário exerce tarefas diferentes daquelas registradas em carteira, ele pode pedir na Justiça o pagamento de um adicional por acúmulo de funções ou a equiparação salarial com outro cargo. Em muitos casos, esses valores são retroativos e podem gerar uma despesa inesperada para o condomínio.
Além disso, o problema pode se estender para as obrigações previdenciárias e tributárias, já que as funções registradas e as realmente exercidas deixam de coincidir. Isso pode causar questionamentos em fiscalizações e auditorias.
Outro ponto de atenção é o impacto na qualidade do serviço e no bem-estar da equipe. Quando um porteiro precisa deixar o posto para executar outra tarefa, o acesso ao condomínio fica descoberto. O mesmo ocorre com o zelador que acumula reparos e rotinas administrativas ao mesmo tempo.
Há também o aspecto humano. Funcionários sobrecarregados tendem a cometer mais erros e, gradualmente, pode resultar na perda da qualidade do serviço e, até mesmo, em atritos entre a equipe, que se sente sobrecarregada ou tratada de forma desigual.
Quais riscos o acúmulo de funções tem para a gestão do síndico?
Para o síndico, os riscos são duplos. Além de lidar com as consequências operacionais, ele pode ser responsabilizado solidariamente em ações trabalhistas, dependendo das circunstâncias e do que estiver previsto na convenção do condomínio ou no contrato de gestão.
Mesmo quando não há má-fé, a Justiça entende que é função do síndico fiscalizar e garantir que o trabalho esteja dentro da função contratada.
Em resumo, o acúmulo de funções geralmente surge como consequência de uma tentativa de resolver tudo com a equipe existente. À primeira vista, pode parecer uma maneira prática de otimizar recursos, mas na prática traz mais problemas do que soluções.
O caminho mais seguro é prevenir, ajustando a estrutura de equipe e formalizando claramente as funções de cada colaborador.
É sobre isso que falaremos na próxima parte: como identificar, de forma prática, quando o seu condomínio está caindo nessa armadilha.
Como identificar o acúmulo de funções na prática?
Reconhecer o acúmulo de funções exige olhar atento para a rotina. O problema raramente aparece de forma explícita. Ele se revela em pequenas situações do dia a dia que acabam se repetindo.
Veja alguns sinais claros de que o seu condomínio pode estar nessa situação:
- Porteiro que deixa o posto para varrer a garagem, descarregar compras e encomendas, ou ajudar na limpeza.
- Zelador que realiza reparos elétricos ou hidráulicos, mesmo sem formação técnica, porque “é mais rápido resolver assim”.
- Faxineira que cobre a portaria durante intervalos, folgas ou faltas de colegas.
- Jardineiro que faz manutenção predial ou ajuda em mudanças de moradores.
Esses são exemplos típicos de desvio e acúmulo de tarefas. Em todos eles, o funcionário está executando algo que pertence a outro cargo, sem previsão no contrato ou remuneração adicional.
Se mais de um desses sinais está presente, é provável que o condomínio já tenha um problema instalado. Esse é o momento de olhar para as rotinas com atenção e entender onde estão os excessos.
No próximo tópico, veremos como o síndico pode corrigir e prevenir o acúmulo de funções, organizando as tarefas, ajustando o dimensionamento da equipe e formalizando responsabilidades de forma clara.
Plano de ação para corrigir e prevenir o acúmulo de função no condomínio.
Depois de identificar o acúmulo de funções, o próximo passo é agir. E o ideal é fazer isso de forma estruturada, sem improvisos. O objetivo é corrigir o que está errado e criar uma rotina que evite que o problema volte a acontecer.
1. Faça um levantamento real do que cada funcionário faz
Converse com a equipe e peça que descreva as principais tarefas do dia a dia. Compare o que é dito com o que consta no contrato e na carteira de trabalho. Esse levantamento revela onde estão os desvios e mostra se há sobrecarga em algum cargo.
2. Revise e formalize as funções
Com base nesse diagnóstico, atualize as descrições de cargo. Deixe claro o que cada função deve (e não deve) fazer. Entregue uma cópia a cada colaborador e mantenha uma versão assinada no arquivo do condomínio. Essa simples formalização já reduz riscos trabalhistas.
3. Ajuste a escala e o dimensionamento da equipe
Verifique se a quantidade de funcionários cobre todas as demandas diárias, inclusive intervalos, folgas e férias. Se as tarefas são mais numerosas do que o time consegue atender, é sinal de que o condomínio precisa reforço; seja por contratação direta, seja por terceirização de serviços específicos, como portaria, limpeza ou jardinagem.
4. Estabeleça regras claras de cobertura de postos
Defina antecipadamente quem cobre quem em caso de ausência. Isso evita improvisos e garante continuidade nas operações. Se a cobertura for eventual e dentro da função, não há problema. Mas se for frequente e fora do escopo, precisa ser revista.
5. Invista em treinamento e comunicação interna
Muitos acúmulos surgem por falta de orientação. Treinamentos curtos e práticos ajudam o funcionário a entender seus limites e reforçam a importância de seguir o escopo de trabalho. Reuniões rápidas de alinhamento também ajudam a manter o time no eixo.
Essas ações não exigem grandes investimentos, mas fazem diferença na rotina. Ao corrigir as distorções e definir responsabilidades com clareza, o síndico garante uma gestão mais eficiente, reduz passivos e mantém o clima de trabalho equilibrado.
O papel da administradora e como ela pode apoiar o síndico.
Uma boa administradora é uma parceira importante na gestão do condomínio, mas o síndico precisa entender até onde vai esse apoio. A administradora não comanda os funcionários, nem acompanha de perto o que cada um faz no dia a dia.
O papel da administradora é garantir que o condomínio tenha organização, segurança jurídica e suporte técnico para que o síndico tome as decisões corretas.
Veja como a administradora pode contribuir no tema do acúmulo de funções:
1. Apoio na formalização das funções
A administradora pode ajudar o síndico a elaborar ou revisar as descrições de cargo de cada colaborador, com base na convenção coletiva e nas boas práticas do setor. Também pode orientar sobre o conteúdo dos contratos e manter toda a documentação organizada.
2. Orientação sobre a legislação trabalhista
Cabe à administradora informar o síndico sobre limites legais, adicionais previstos em convenção e riscos de determinadas práticas. Esse suporte evita decisões precipitadas que possam gerar passivos.
3. Apoio na gestão de folha e rotinas de RH
Embora o síndico seja o gestor direto, a administradora é quem processa folha de pagamento, controle de ponto, benefícios e obrigações legais. Isso dá ao síndico uma visão clara da carga horária e das funções registradas, facilitando o controle sobre possíveis desvios.
Quando síndico e administradora trabalham de forma alinhada, o condomínio ganha eficiência e segurança.
Conclusão
O acúmulo de funções é um problema que nasce no detalhe: uma tarefa fora do escopo aqui, uma “ajuda rápida” ali. Mas, quando isso se torna parte da rotina, o condomínio passa a operar fora dos limites legais e o síndico assume riscos que poderiam ser facilmente evitados
A boa gestão não está em “fazer caber” todas as demandas na equipe atual, e sim em definir claramente as funções, organizar processos e reconhecer quando é hora de reforçar o time ou ajustar contratos. Esse é o papel estratégico do síndico moderno, agir como gestor, não como improvisador.
A boa administração condominial começa com organização e respeito às funções. Quando o síndico define limites claros, formaliza as atribuições e atua com apoio técnico da administradora, ele não apenas evita problemas, ele constrói segurança jurídica e confiança no dia a dia do condomínio.
Prevenir o acúmulo de funções é, acima de tudo, um ato de responsabilidade e profissionalismo na gestão. É o que diferencia o síndico que apaga incêndios daquele que conduz o condomínio com visão, equilíbrio e respeito às pessoas.
