Gestão de documentos do condomínio: quais devem estar em dia no começo do ano?

Sempre que um novo ano começa, algumas tarefas são prioritárias para o síndico garantir uma boa gestão. Dentre elas está a verificação dos documentos do condomínio. 

Se houver alguma irregularidade, o síndico pode até responder civilmente caso ocorra algum problema na administração de condomínios.

Não queremos que isso aconteça em seu condomínio! Então, para ajudar você que é síndico, preparamos um checklist dos documentos do condomínio que devem estar em ordem. 

Assim, você garantirá a regularidade legal do condomínio e a organização da documentação. No final deste artigo vamos dar algumas dicas de boas práticas e uso de tecnologia na gestão dos documentos do condomínio.

Qual a importância da gestão de documentos no condomínio?

Muito além de apenas organizar papeis, a gestão de documentos do condomínio é essencial para o síndico desempenhar suas atividades. Quando bem feita, ela garante que todas as informações financeiras, administrativas e jurídicas estejam acessíveis e seguras, atendendo às exigências legais e evitando problemas no dia a dia.

Com os documentos do condomínio bem organizados, fica mais fácil preparar a prestação de contas, encontrar dados importantes, como contratos com fornecedores, atas de assembleias ou comprovantes de pagamento. 

Imagine não conseguir apresentar um documento solicitado em uma auditoria ou ação judicial. Sem esse controle, o condomínio pode enfrentar multas, dificuldades legais e até a perda de direitos.

Quais são os documentos mais importantes? Por quanto tempo devo guardá-los?

Documentos administrativos

Começamos nosso checklist de documentos do condomínio com os mais importantes e necessários para uma gestão condominial eficiente:

1. Certificado de conclusão da obra (Habite-se): Documento que atesta a conclusão da obra e a conformidade com as normas legais.
2. Alvará de instalação e funcionamento de elevadores (RIA): Autorização para a instalação e operação dos elevadores.
3. AVCB (Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros): Certificado que comprova a conformidade do edifício com as normas de segurança contra incêndio.
4. Projetos estruturais: Incluem arquitetura, instalações elétricas e hidráulicas.
5. SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas): Sistema de proteção contra raios.
6. Mapas de rede de telefonia e dados: Diagramas das redes de comunicação do condomínio.
7. Certificados de garantia dos equipamentos instalados: Garantia dos equipamentos utilizados no condomínio.
8. Convenção e Regimento Interno do condomínio: Regras e regulamentos que regem o condomínio.
9. Livros de Atas: Registros das reuniões no condomínio e decisões tomadas.
10. Cadastro atualizado de condôminos com frações ideais: Lista atualizada dos moradores e suas respectivas frações ideais.
11. Pastas do condomínio: Arquivos organizados com todos os documentos importantes.

Documentos da área contábil

1. Inscrição na Receita Federal (CNPJ);
2. Ata de aprovação das contas do ano anterior;
3. Certificação digital;
4. Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
5. Comprovantes de pagamentos de contas;

Documentos da área trabalhista

1. Cartão de ponto;
2. Folha de pagamentos;
3. Livro de registro de empregados;
4. Horário de trabalho dos funcionários;
5. Guias de contribuição (sindical, INSS, FGTS, PIS, IR, RAIS, DIRF, etc.);

Contratos de prestadores de serviços

1. Piscina;
2. Elevadores;
3. Jardinagem;
4. Portaria;
5. Bomba d´água;
6. Seguro do condomínio;
7. Contrato de assistência jurídica;
8. Contrato de prestação da administradora de condomínios;
9. Seguro obrigatório contra incêndio e destruição de edifícios;
10. Contrato de empresa terceirizada (caso tenha empregados terceirizados);

Após verificar a existência desta documentação, confira os prazos de validade e se há renovação por fazer. Emita um parecer e o apresente na próxima assembleia. Caso tenha alguma dúvida ou não encontre algum documento do condomínio, converse com o ex-síndico ou com o conselho. Peça ajuda para a sua administradora contratada se tiver dificuldades.

Documentos importantes e seu tempo de conservação

Tempo indeterminado:	RAIS
Tempo permanente:	Cartão CNPJ, processos trabalhistas, registros dos funcionários, livro de atas; livros de inspeção do trabalho;
35 anos:	GFIP, folhas de pagamentos;
20 anos:	Exames médicos (admissão, demissão e periódicos), laudos PPRA;
10 anos:	DARF PIS, formulário CAGED, holerites, recibos (VR, VT e cestas básicas), pastas de prestação de contas;
7 anos:	DARF IRRF, GR Contribuição sindical/assistencial;
6 anos:	Folha de cartão de ponto;
5 anos:	DARF retenções (PIS, COFINS, CSLL), DIRF, apólices de seguro (condomínio e incêndio);

Não fique assustado, se você acabou de ser eleito síndico e não sabe por onde começar a verificação dos documentos do condomínio. Solicite ajuda da sua administradora. É função da administradora de condomínios orientá-lo nesse aspecto.

Muitos destes documentos ficam organizados em pastas. Você só precisa seguir os arquivos criados pela gestão anterior.

Como fazer uma boa gestão de documentos no condomínio?

Para melhorar a gestão da documentação no condomínio, comece definindo prazos claros para o arquivamento de cada tipo de registro. 

O condomínio deve ter um espaço reservado para um escritório com acesso restrito. O local deve ser arejado e protegido da chuva e umidade. Não permita que fique perto da casa de máquinas ou na garagem, por exemplo.

É da responsabilidade do síndico toda esta documentação. Ah! Não guarde nada na sua residência.

A administradora de condomínios pode ficar com alguns documentos. Porém, depois de um ano deve passar ao síndico para serem arquivadas, pois é propriedade do condomínio.

Use ferramentas digitais, como sistemas de organização online ou pastas digitais, para manter tudo acessível e seguro. Essas práticas ajudam a proteger o condomínio contra riscos legais e simplificam o trabalho dos administradores. Com isso, você garante mais transparência e organização, beneficiando todos os moradores.

Conclusão

Viu só o quanto é importante para o síndico ter um bom controle dos documentos do condomínio? 

Contudo, sabemos o quanto essa gestão dá trabalho e ainda pode ser falha se não for bem realizada.

E se tudo isso pudesse ser feito de maneira fácil e rápida? Sem precisar de papel e arquivos que só ocupam espaço e acumulam sujeira?

Aqui na Habita temos soluções que auxiliam o síndico na gestão de documentos. Conheça a Pasta Digital de condomínios! Seu condomínio tem? Para o síndico autonomia – para o condômino interatividade, transparência e agilidade para todos.