Assembleia online ou por meio virtual: quais as diferenças? Veja 7 dúvidas comuns

Se você chegou até aqui querendo saber sobre assembleia online e assembleia digital, encontrou o melhor material sobre o assunto.

Apesar de já serem uma alternativa na administração de condomínios no Brasil, há algum tempo, poucos optaram por esta modalidade. Contudo, com o advento da quarentena, voltou a ser pauta como uma alternativa aos encontros presenciais.

Tanto é que ela foi contemplada na lei nº 14.010/2020, sancionada recentemente pelo presidente Jair Bolsonaro, que dispõe sobre o Regime Jurídico Emergencial e Transitório das relações jurídicas de Direito Privado (RJET), para dar segurança jurídica à sua realização.

Diante da importância deste tema, preparamos este artigo que explicará tudo o que você precisa saber sobre as assembleias condominiais por meio virtual e online.

Também vamos esclarecer as principais dúvidas sobre este assunto e como você pode ter esse recurso em seu condomínio. Vem com a gente saber mais!

A empresa que administra o seu condomínio já disponibiliza essa ferramenta? Você sabe como ela funciona?

Qual o conceito de assembleias por meio digital?

Para começar, tenha em mente: assembleia digital, online ou por meio virtual, todas elas são formas de promover um encontro entre condôminos, síndico e corpo diretivo, dentro de um ambiente online.

Portanto, é uma boa solução tecnológica como alternativa ao momento único que vivemos. Podendo até se tornar uma solução definitiva dentro da administração de condomínios residenciais.

Mas, antes de tudo, é importante observar se não há algum tipo de impedimento nas regras internas do condomínio. Ou seja, deve atender a todos os atos que envolvem a assembleia e ser inclusiva. Em outras palavras, ter acessibilidade para todos os condôminos.

Com isso evita-se insegurança jurídica e a invalidação da assembleia por ordem judicial.

Vamos entender um pouco mais sobre assembleias por meio virtual?

O que é assembleia virtual?

Assembleia Virtual, é a modalidade de reunião em que condôminos participam e deliberam em ambiente virtual, pela internet.

Recomenda-se que seja realizada por meio de um aplicativo desenvolvido para isso, portal ou app da administradora de condomínios por exemplo.

Saiba mais sobre essa excelente ferramenta em: Assembleia por meio virtual: você sabe por que ela é tão importante?

Dessa forma, fica garantido o cumprimento dos atos e ritos exigidos para a realização de uma assembleia:

• fazer a convocação,
• uso de procuração,
• assinatura de lista de presença, com recurso que assegure a fidelidade de quem participa (certificado digital, autenticação de IP, sistema criptografado);
• eleição de presidente e secretário;
• deliberação dos itens da pauta, com votações;
• expedição e distribuição da ata aos condôminos.

Mas ela não pode ser realizada por outros aplicativos?

Se realizada por meio de ferramentas de vídeo conferência, como Zoom, Skype e Hangouts não será possível atender estes atos.

Esse entendimento se torna importante uma vez que o Regime Jurídico Emergencial e Transitório das relações jurídicas de Direito Privado traz em seu Art. 12 que:

A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.

Em resumo, a assembleia virtual nada mais é do que uma modalidade da assembleia por meio digital (internet) que foi trazida como solução para contornar os efeitos provocados pelo isolamento social imposto pelo COVID-19.

Como se dá a assembleia por meio virtual?

A assembleia digital ou virtual pode durar mais de um dia e tem o seu conceito muito parecido com o de uma sessão permanente.

Como já foi dito, a reunião de condomínio acontece em um ambiente digital onde os moradores discutem ideias e projetos e podem deliberar sobre os assuntos propostos – enquanto ela estiver aberta.

Esse ambiente digital deve ter:

• os conteúdos das pautas a serem discutidos,
• um espaço de debates (como um fórum, por exemplo),
• materiais e arquivos de apoio (caso sejam necessários) e
• pode contar até, com vídeos gravados com conteúdos associados aos temas da assembleia.

Como esse tipo de assembleia de condomínio tem mais prazo para acabar, as votações e enquetes podem ficar disponíveis por dias.

É inegável que assim, todos os envolvidos têm mais tempo para pensar, votar e a operação se torna mais justa e equilibrada com a participação de todos.

Veja mais sobre assembleia digital em nosso artigo, Assembleia Digital: conheça esse importante recurso, ideal para o momento em que vivemos.

 

Logo mais vamos detalhar as principais dúvidas sobre assembleias por meio virtual. Continue a leitura!

 

O que é a assembleia online?

Na assembleia online, condôminos e corpo diretivo têm acesso a todas as pautas que serão discutidas na reunião e podem até votar assuntos mais simples, no ambiente virtual.

E assim como nos encontros presenciais, no caso das assembleias online é preciso ter alguns cuidados, para que a reunião aconteça da melhor forma possível.

Portanto, separamos algumas dicas importantes para quem vai adotar a assembleia online pela primeira vez:

• Verifique a convenção do condomínio: porque se lá, constar que as assembleias de condomínio só podem ser presenciais, antes de qualquer coisa será preciso alterar essa convenção. E para tanto, não esqueça que é preciso que 2/3 dos moradores aprovem a mudança. Isso feito é hora de começar a pensar na primeira reunião virtual do seu condomínio.
• Comunique aos moradores, com clareza, como será a primeira assembleia online. Cadastro, funcionamento e regras. É importante que as pessoas saibam até como se comportar nesse novo formato.
• Pegue leve nas discussões: especialmente nas primeiras duas assembleias online, o ideal é não pesar nas pautas e discussões, porque é uma experiência nova pra todo mundo e requer adaptação.
• Atenção às votações: para os moradores votarem qualquer pauta, é essencial ter a certificação digital, que garante mais segurança, já que cada condômino tem sua própria assinatura eletrônica.

Como funciona uma assembleia online?

Como uma live, onde tudo acontece ao vivo.

Uma assembleia neste formato, acontece dentro de uma plataforma online ou de um aplicativo de administradora de condomínios.

E para participar é simples: se for plataforma online, os moradores recebem um convite de entrada para o ambiente. No caso dos aplicativos, eles podem funcionar de maneira diferenciada.

De resto, a assembleia online é muito parecida com uma reunião presencial. Porém, requer um pouco de cuidado e organização para que todos possam falar, sem que o ambiente se torne uma bagunça!

Por isso, em alguns casos (especialmente quando há pautas mais intensas para discutir), uma boa alternativa é que os moradores só possam digitar. De qualquer forma, é sempre bom estabelecer como as coisas irão funcionar, pra ninguém se sentir prejudicado.

Então vale a pena participar das assembleias digitais?

 

Antes de qualquer coisa e de maneira simples, ressaltamos que é um recurso que facilita a participação de todos os moradores nas assembleias condominiais.

Desta maneira, os condôminos podem participar desses encontros essenciais, de qualquer lugar onde estejam. E pra isso, eles só precisam de um smartphone ou um computador conectado à internet.

Sendo assim, a sua participação tem a mesma importância e validade como em uma assembleia presencial.

 

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Principais dúvidas sobre assembleia online e virtual: tudo o que você precisa saber com detalhes sobre elas.

Apesar de as assembleias digitais e online já fazerem parte de muitos condomínios (mais ainda depois da necessidade de isolamento), muitas pessoas têm uma série de dúvidas sobre esse formato de reunião de condomínio.

Por isso, listamos aqui as perguntas mais comuns sobre o assunto, pra você ficar por dentro:

 

1. Como um condomínio pode adotar a assembleia digital estando amparado legalmente?

Como dissemos no começo desse artigo, o primeiro passo é verificar a convenção do condomínio. Não havendo proibição na convenção, basta alterá-la.

É verdade: geralmente, essa alteração deveria ser aprovada pelos condôminos. Mas, em tempos de Covid-19, essa mudança pode ser realizada pela assessoria jurídica e ser anexada na convocação que os moradores recebem.

2. Como é possível garantir a credibilidade de uma assembleia virtual?

Para isso, algumas medidas são essenciais:

• Fazendo uma convocação correta.
• Comunicando o encontro até que todos os moradores saibam e entendam como funcionará.
• Garantindo uma engrenagem eficaz que permita identificar moradores e validar eventuais procurações daqueles que não podem participar.
• Assegurando que, da mesma maneira que acontece nas reuniões presenciais, os inadimplentes tenham regras, no que diz respeito aos votos.
• Elaboração de ata detalhada onde fiquem registrados assuntos, pautas e decisões tomadas na assembleia digital ou online.

 

3. De que forma é possível reconhecer a identidade do participante na assembleia online?

A primeira coisa sobre o assunto é consultar se a ferramenta que você usará, oferece recursos de identificação dos moradores.

Em geral, essas ferramentas ou portais para assembleia digital, contam com sistemas de login e senha, certificações digitais e até declarações assinadas de identidade.

E ainda existem recursos mais avançados como tokens e chaves eletrônicas, que asseguram com mais veracidade a identidade dos participantes.

 

Consulte a equipe da Habita e veja quais funcionalidades você encontra em nosso App.

 

5. Um morador pode passar uma procuração para alguém, no caso das assembleias digitais?

Pode, sim. Mas, para isso é preciso enviar para o condomínio (ou para a empresa administradora de condomínio) a procuração digitalizada.
Se não for possível assim, o participante deve mostrar a mesma durante a transmissão do encontro.

Nos sistemas mais tecnológicos, já existem formas de cadastrar o participante antes de a assembleia acontecer.

 

6. Como os debates acontecem dentro desse ambiente?

Se a assembleia for ao vivo (assembleia online), com os moradores com as câmeras abertas, é preciso definir isso previamente.

Como a maioria das ferramentas conta com chat, o ideal é estabelecer que as perguntas sejam feitas por escrito. Assim, você evita que as pessoas comecem a falar ao mesmo tempo, gerando um tumulto.

No caso das assembleias digitais, as perguntas podem ser feitas dentro do ambiente e, na hora de fechar o encontro, dias depois, as questões são compiladas e respondidas em um documento que na sequência, é compartilhado com moradores.

 

7. Como fazer uma ata de assembleia digital ou online?

Sobre esse tema, nada muda com relação à assembleia condominial Mas, cabe uma observação importante: uma ata de assembleia virtual precisa ser a mais completa possível.

Assim, o condomínio evita discussões em cima do que foi dito. Ah! Não esqueça: na assembleia online ou digital, a ata também deve ser assinada pelo presidente, secretário e por quem mais tiver essa função dentro do corpo diretivo.

 

8. Uma ata de assembleia virtual também é registrada em cartório?

Com certeza! O que pode acontecer é o seguinte: em alguns lugares, além das assinaturas do presidente e do secretário, é fundamental ter em mãos, uma lista de presença assinada pelos moradores.

De resto, tudo funciona como se a ata fosse de uma assembleia de condomínio presencial.

 

E quais são os principais benefícios para acreditar que as assembleias digitais ou online vieram para ficar?

 

1.      Maior adesão dos moradores

Se o problema de participar das reuniões de condomínio era a falta de tempo, isso acabou! Tudo o que o morador precisa é de um celular ou computador com internet e pronto!

É possível participar das assembleias condominiais de onde ele estiver. Portanto, a assembleia online ou virtual aumenta bastante a participação de condôminos nesses encontros, pois é prática e rápida.

E em tempos de isolamento social, esse recurso é muito mais do que tendência. É necessidade.

 

2.      É mais produtivo

A falta de objetividade incomoda muitos moradores que por isso, deixam de ir às assembleias de condomínio. Dentro de um ambiente online, essa falta de objetividade tende a diminuir.

 

3.      Quanto mais moradores, mais democrático

Como as assembleias digitais trazem mais condôminos para as reuniões, naturalmente elas se tornam mais democráticas e equilibradas.

 

4.      Economiza dinheiro e tempo

Dependendo da ferramenta que você adota, o custo da assembleia digital cai consideravelmente, quando comparada com a assembleia presencial.

 

Seja por conta da necessidade do isolamento e de encurtar distâncias, ou seja, pela correria do dia a dia, contar com a tecnologia para facilitar a vida do síndico e das pessoas é sempre eficaz. E no seu condomínio, cada vez mais essas tecnologias serão imprescindíveis.

Esperamos que tenha aprendido sobre as diferenças entre assembleia virtual e assembleia online.

Caso alguma dúvida não tenha sido esclarecida, deixe um comentário que nossa equipe responderá para você.

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