Contas do condomínio: o que são despesas ordinárias e extraordinárias?

Contas do condomínio: o que são despesas ordinárias e extraordinárias?

As contas do condomínio são o conjunto de registros financeiros que incluem receitas, despesas ordinárias, despesas extraordinárias e provisões como o fundo de reserva. Elas representam a base contábil que sustenta todas as atividades de manutenção, operação e serviços.

É fundamental que haja essa classificação para que as contas do condomínio sejam acompanhadas e controladas de maneira eficaz e transparente. Isso é importante para organizar as informações financeiras, facilitar as tomadas de decisões e promover a transparência na prestação de contas.

Na administração de condomínios, as contas condominiais vão além de números, elas traduzem a forma como os recursos são aplicados e distribuídos entre as diversas demandas da rotina condominial.

Neste artigo, vamos explicar de forma objetiva e prática como as contas do condomínio são classificadas, organizadas e compostas. Você entenderá quais despesas formam o valor do condomínio. Siga a leitura e veja se você realmente entende as despesas do seu condomínio.

Quais são as despesas de um condomínio?

As despesas de um condomínio podem variar de acordo com o porte da edificação, a quantidade de serviços oferecidos e o padrão do empreendimento. No entanto, algumas categorias são quase universais, como:

• Despesas com pessoal: salários, férias, 13º, encargos sociais e rescisões.
• Manutenção e conservação: serviços como jardinagem, limpeza, dedetização, manutenção de bombas, elevadores e portões.
• Serviços contratados: empresas terceirizadas de portaria, vigilância, administração e contabilidade.
• Despesas fixas: energia elétrica, água, gás canalizado (quando coletivos), telefone e internet para áreas comuns.
• Seguros obrigatórios: seguro predial conforme exigência do Código Civil.
• Tributos e taxas: impostos municipais como IPTU das áreas comuns, taxas de bombeiros ou de fiscalização.
• Materiais e insumos: lâmpadas, produtos de limpeza, utensílios de manutenção.

Entender a natureza de cada uma dessas despesas é essencial para saber como utilizar as receitas e se a gestão é eficiente.

Classificação das contas condominiais

As contas do condomínio abrangem todas as obrigações financeiras necessárias para manter a estrutura funcionando adequadamente. Essas contas são geralmente classificadas em três grupos principais: despesas ordinárias, despesas extraordinárias e provisões como o fundo de reserva.

O que são contas ordinárias?

As contas ordinárias são gastos fixos necessários e indispensáveis para o funcionamento do condomínio. São fundamentais para a manutenção do condomínio, pois custeiam o seu funcionamento.

Quais são as contas ordinárias?

São contas ordinárias aquelas imprescindíveis para a conservação condominial. São elas:

• Pagamento de salário dos funcionários;
• Os encargos fiscais e previdenciários;
• Vale-transporte;
• Equipamentos de proteção individual (EPI´s);
• Contas de água, luz, gás;
• Manutenção dos elevadores, do jardim, da piscina;
• Limpeza da caixa d´água;
• Compra de materiais de limpeza;
• Pequenos reparos para manter a conservação da área comum;
• Entre outros.

O que são contas extraordinárias?

As contas extraordinárias são gastos não habituais do dia a dia do condomínio, aqueles que não se refiram aos gastos rotineiros de manutenção do Condomínio. Algumas vezes, podem ocorrer por motivos imprevistos ou de emergências.

Quais são as contas extraordinárias?

As contas extraordinárias são:

• Obras de reforma que interessem à estrutura do imóvel ou para repor as condições de habitabilidade;
• Vazamentos;
• Troca de colunas hidráulicas;
• Instalação de equipamentos de segurança, esporte ou lazer;
• Entre outros.

Por que entender as contas do condomínio é importante?

Compreender as contas condominiais é essencial tanto para síndicos quanto para os condôminos. Para os gestores, isso garante um controle rigoroso sobre receitas e despesas, contribuindo para decisões mais acertadas e para o cumprimento das obrigações legais e contratuais. Já para os condôminos, conhecer a estrutura financeira permite acompanhar a aplicação dos recursos, identificar eventuais erros e participar com propriedade das assembleias. 

Na prática, o desconhecimento sobre como as contas do condomínio são organizadas pode levar a interpretações equivocadas, desinformação, falta de engajamento e reclamações sobre o valor do condomínio.

O que entra nas receitas do condomínio?

As receitas do condomínio são todas as entradas financeiras que compõem o caixa para arcar com os compromissos e manter a operação em equilíbrio. A principal receita é a cota condominial, valor mensal pago pelos moradores conforme a fração ideal de cada unidade.

Além disso, outras fontes de receita incluem:

• Multas e juros por atraso: valores cobrados de condôminos inadimplentes.
• Aluguéis ou cessão de espaços comuns: locação do salão de festas, antenas de telecomunicações ou espaços publicitários.
• Rendimentos financeiros: aplicações em contas com remuneração ou investimentos de curto prazo com recursos do fundo de reserva.
• Taxas eventuais: como uso de áreas específicas (churrasqueiras, academia, bicicletário).

Essas receitas ajudam a garantir o cumprimento da previsão orçamentária anual aprovada em assembleia.

Como as despesas impactam no valor da cota condominial?

O valor da cota condominial é calculado com base na soma total das despesas previstas para o período, dividida entre os condôminos. O critério usual de rateio é a fração ideal — a proporção que cada unidade representa na área total do condomínio.

Se um condomínio gasta mais do que arrecada, o valor da cota pode ser reajustado ou ser aprovada uma taxa extra para cobrir o déficit. Da mesma forma, economias ou superávits podem permitir descontos ou reforço no fundo de reserva.

Portanto, qualquer alteração nas despesas, seja por aumento de contratos, inclusão de serviços ou inadimplência de moradores, impacta diretamente no valor mensal pago. Por isso, é importante que a previsão orçamentária seja realista e bem planejada, e que a administração mantenha um controle rigoroso sobre cada gasto.

Como analisar as contas do condomínio?

Analisar as contas do condomínio é essencial para garantir a transparência da gestão e a correta aplicação dos recursos arrecadados. Para isso, os síndicos e o conselho fiscal devem utilizar relatórios contábeis organizados, que permitam a visualização clara de receitas, despesas e saldos.

Os principais documentos que integram essa análise são:

• Balancete mensal: demonstra todas as movimentações financeiras do período.
• Demonstrativo de receitas e despesas: compara os valores previstos com os realizados.
• Relatório de inadimplência: indica quais unidades estão com pagamentos em atraso.
• Extratos bancários e comprovantes: devem estar anexados aos relatórios para conferência.

A análise deve ser feita de forma periódica, idealmente mensalmente, e apresentada aos condôminos nas assembleias. O papel do conselho fiscal é validar essa prestação de contas e emitir parecer antes da aprovação em reunião.

Como acompanhar as contas do condomínio?

A melhor maneira de acompanhar as contas do condomínio é utilizando o extrato. Nele, é possível consultar informações como:

• O resumo financeiro contábil;
• Gráficos de consumo de água, luz e gás;
• Indicadores de inadimplência.

Por meio do extrato do condomínio é possível acompanhar a evolução das despesas e receitas. A partir daí, fazer análises que permitem perceber:

• Onde estão os maiores gastos;
• O que fazer para reduzir as despesas no condomínio.

Em outras palavras, se bem elaborado, o extrato ajuda na organização das contas do condomínio.

Boas práticas para manter as contas organizadas

A organização financeira de um condomínio começa por um plano de contas estruturado. Trata-se de uma tabela com categorias e subcategorias que agrupam todas as movimentações financeiras de maneira padronizada. Esse recurso permite identificar com clareza onde o dinheiro está sendo aplicado.

Algumas boas práticas incluem:

• Utilizar softwares especializados em gestão condominial, que automatizam a emissão de relatórios e reduzem erros manuais.
• Manter registros digitais arquivados e acessíveis para condôminos.
• Estabelecer rotinas de conferência interna com o conselho fiscal.
• Seguir uma previsão orçamentária detalhada e aprovada em assembleia.
• Evitar o uso de contas bancárias pessoais para movimentações do condomínio.

A clareza nas contas contribui para reduzir conflitos, aumentar a confiança entre moradores e administração e garantir o uso responsável dos recursos comuns.

Como uma boa administradora ajuda na organização das contas do condomínio?

É atribuição do síndico providenciar a prestação de contas do condomínio da maneira mais clara possível. Principalmente para que o condômino saiba como a cota condominial é usada.

Para tanto, faz-se necessário alinhar tecnologia, conhecimento e transparência quando se trata de gerenciar os gastos no condomínio de maneira organizada e eficiente.

Nesse sentido a administradora de condomínios é fundamental. Além de orientar o síndico na organização das contas, ela deve contribuir com soluções que facilitem as rotinas financeiras.

A Habita é exemplo disso. Além de profissionais especializados e capacitados, tem soluções em tecnologia que permitem ao seu condomínio manter as contas organizadas.

Nosso App/Portal possui uma área exclusiva para síndicos e condôminos acompanharem a saúde financeira do seu prédio. Desse modo, podem saber exatamente o que e onde seu condomínio gasta mais.

São diversos recursos que permitem uma gestão financeira transparente e eficiente.

Na Habita você dispõe de um software para gestão de condomínios que faz o mapeamento 24h do sistema de pagamentos:

• Evita duplicidade;
• Evita atrasos de pagamentos;
• Apura inconsistência de centro de custo e valor orçado;
• Apura inadimplência de fornecedores não cadastrados;
• Apresenta histórico dos últimos pagamentos;
• Estabelece limites de alçada para pagamentos.

Quer as contas do seu condomínio organizadas, com informações precisas e a qualquer hora? Venha para a Habita! Aqui você tem a melhor gestão financeira na administração de condomínios em São Paulo.