As demandas por uso de tecnologia na gestão de negócios crescem a cada dia. Principalmente para se ter maior eficiência nos processos, agilidade na comunicação e segurança no armazenamento de dados. Os aplicativos para condomínios e software de gestão condominial também têm estes objetivos, afinal de contas, muitos condomínios funcionam como se fossem uma empresa.
Mas, deve-se ter cuidado na escolha de tecnologias para administrar condomínios. Não basta o síndico instalar qualquer aplicativo no seu celular e sair usando. Tão pouco os condôminos.
Um aplicativo para condomínio ou software para gestão condominial não são Apps que você instala e apaga quando bem entender.
Antes de tudo, é importante considerar que muitos documentos devem ser controlados, arquivados e mantidos salvos conforme determina a Lei. Da mesma forma, informações, comunicados e avisos, devem ser por canais oficiais e seguros.
De modo geral, existem três categorias de aplicativos para condomínios:
Cada uma destas opções possui características diferentes. As duas últimas requerem muito cuidado nas escolhas. Por isso, começaremos por elas.
Nesta categoria estão aplicativos que servem para qualquer tipo de negócio, ou seja, não foram desenvolvidos especificamente para administração de condomínios.
Então, se você encontrar na internet qualquer lista de aplicativos para condomínios com algum destes que vamos apresentar, saiba que eles não foram criados com o propósito de se fazer gestão condominial.
Porém, podem sim, auxiliar o síndico na gestão de suas atividades ou dos colaboradores. Também podem auxiliar na agilidade da comunicação ou controle de tarefas.
Vale reforçar que os exemplos que daremos são recursos auxiliares. Podem contribuir para a função do síndico no dia a dia, mas não podem ser considerados aplicativos para gestão de condomínios.
Para realizar reuniões com o conselho fiscal ou fornecedores, o Zoom é uma excelente alternativa e possui uma versão gratuita com:
Atualmente é um dos principais aplicativos para reuniões e possui um alto nível de satisfação dos usuários.
Mas, existem outras alternativas como o Google Meet e Microsoft Teams. Eles também possuem versões gratuitas que limitam o tempo de reunião e número de participantes.
A escolha vai depender das preferências de cada um, todos possuem versões para uso em celulares ou computador.
Apesar de não serem aplicativos específicos para assembleia, eles funcionam bem como alternativa para os encontros presenciais, se não houver proibição na convenção coletiva. Atenção à convocação, ela deverá trazer instruções sobre acesso, manifestação e votação.
Dessa forma, é possível utilizar as ferramentas para reuniões eletrônicas do mesmo modo que os aplicativos para condomínios com o recurso nativo de assembleia virtual.
Um dos melhores aplicativos para organizar tarefas diárias. O Trello é muito famoso por ter uma interface simples e intuitiva. Permite que o síndico crie tarefas e as organize por assunto ou temas.
Além disso, é possível compartilhar as atividades com outras pessoas. Ou seja, o síndico pode criar as tarefas, estabelecer prazos e direcionar para os responsáveis. Por exemplo, pode ter uma tarefa mensal para o contador enviar os balancetes ou para a empresa de jardinagem cortar a grama.
As possibilidades são infinitas, depende do quanto o síndico quer organizar as tarefas do dia a dia do condomínio.
Para quem gosta de anotar tudo, como em um caderno ou agenda, o Evernote é ideal. É uma ferramenta que permite centralizar anotações em um único lugar.
O criador desta ferramenta, Stepan Pachikov, descreveu que a ideia dela é funcionar como uma extensão do cérebro, armazenando todas as informações que precisam ser consultadas futuramente.
Assim, o síndico não precisa carregar seu caderninho de anotações, basta abrir o celular e anotar sua ideia ou lembrete.
Quem já não começou uma obra ou reforma e se perdeu na organização das compras e tempo de execução? O que precisa acontecer primeiro? Quando o material deve chegar?
Com o Instagantt você pode acompanhar a obra durante seu tempo de execução. Administrar a equipe de arquitetos, engenheiros, instaladores, fornecedores, saber o dia de começo e final dos trabalhos e saber quem é responsável por cada etapa.
É uma excelente ferramenta para o condômino que vai fazer uma reforma eu sua unidade ou para o condomínio que vai fazer alguma obra. Assim, é possível o síndico acompanhar e passar para todos o andamento do serviço.
Bom, até aqui apresentamos aplicativos de produtividade que podem ser adaptados para uso nas atividades de um condomínio. Mas, como dito anteriormente, não são “pensados” para as necessidades específicas de um ambiente condominial.
E aí que entra nosso segundo tópico.
Fazer a gestão de um condomínio não é tarefa fácil. Quem é síndico sabe muito bem do que estamos falando.
São diversos documentos, guias, atas de reunião, controle de contas, folha de pagamento, enfim… Poderíamos citar mais de 200 atividades que envolve a administração de um condomínio.
Agora, imagine cuidar de tudo isso e ainda ter que prestar contas de tudo que foi feito?
Cadê aquela nota? Qual morador não pagou o condomínio? A folha de pagamento já foi feita?
Por essas, e outras razões, que algumas empresas desenvolvem sistemas e softwares para gestão de condomínios. Para facilitar o dia a dia e reduzir a carga de trabalho do síndico e conselho fiscal.
São sistemas construídos para atender especificamente a rotina administrativa de um condomínio. Possuem uma arquitetura da informação que organiza e garante a segurança dos dados.
Algumas versões possuem módulos para controlar folha de pagamento, contas a pagar e a receber, fazer assembleia digital, prestação de contas, envio de comunicados, entre outros.
No entanto, como nem tudo é fácil nessa vida (rs), tudo isso depende do síndico alimentar o sistema. Ou seja, nada é pronto.
O Síndico tem que lançar as informações. Cadastrar os moradores, fornecedores, funcionários, etc. Para o sistema de gestão de condomínios funcionar, o síndico fica responsável por tudo.
E isso pode ser tão complicado que muitos condomínios usam somente “partes” destes sistemas para gestão de condomínios.
Isso nos leva ao nosso terceiro e último tópico.
O mercado de administração condominial evoluiu tanto nos últimos anos que mudou a relação entre administradoras e condomínios.
Percebe-se que o modelo tradicional de prestação de serviços não é suficiente para uma sociedade tecnológica. As pessoas estão cada vez mais em ambientes digitais.
Como resultado, para uma empresa de administração de condomínios se destacar no mercado e oferecer melhores serviços, foi preciso investir em tecnologia. Os Apps e portais para clientes e síndicos.
Ao contratar uma administradora de condomínios que disponibiliza um portal para gestão condominial, o condomínio não tem só tecnologia a sua disposição. Tem também todo o suporte e personalização de recursos que se encaixam melhor à sua realidade.
Além disso, conta com toda a experiência de uma empresa especializada e que conhece as suas necessidades.
É sem dúvida a melhor solução quando se procura tecnologia e serviço de qualidade. Unir a experiência de quem sabe fazer e a tecnologia desenvolvida para isso.
Se o seu condomínio deseja ter uma gestão eficiente, não basta só pensar em aplicativos para condomínios ou sistemas de gestão independentes, deve pensar em soluções completas. Que facilitem o dia a dia e não traga mais trabalho para o síndico.
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