O início de ano em condomínios não é apenas um momento para celebrações, mas também o momento certo para planejar, organizar e estabelecer as bases para um ano de sucesso.
À medida que o calendário vira a página para um novo ano, síndicos experientes ou iniciantes enfrentam um desafio em comum: manter seus condomínios funcionando de maneira eficiente e harmoniosa.
Hoje vamos apresentar um Checklist para síndicos começarem o ano com o pé direito na administração de qualquer condomínio residencial.
Abordaremos todas as áreas críticas da gestão de um condomínio, desde a saúde financeira até a manutenção predial, passando pela segurança, bem-estar dos moradores e muito mais!
Cada item foi cuidadosamente selecionado por nossos especialistas para ajudar você, síndico, em sua jornada para uma gestão de condomínio excepcional em 2024.
Pronto para começar?
A gestão financeira eficaz é fundamental para a saúde de qualquer condomínio. É essencial revisar o orçamento do ano anterior, ajustar conforme as necessidades futuras e estabelecer um novo plano orçamentário.
Aqui é fundamental o síndico criar um orçamento detalhado para o novo ano, considerando despesas passadas e potenciais, manutenções e atualizações de equipamentos, a projeção de receitas e a taxa de inadimplência do ano anterior. Não esquecer do fundo de reserva para garantir a cobertura de emergências e despesas não planejadas.
Monte isso em um relatório detalhado, com gráficos e tabelas resumidas para apresentar na assembleia de aprovação de contas.
Conforme o art. 1350 do Cód. Civil, é obrigatoriedade do síndico convocar uma assembleia de condôminos, na forma prevista na convenção, com o fim de aprovar o orçamento do novo ano, o valor da taxa de condomínio (também para o novo ano), bem como aprovar as contas do ano que termina.
Aqui é fundamental que haja total transparência na apresentação dos demonstrativos, relatórios e controles. Assim, os condôminos poderão não só avaliar o ano que passou, como também, terem ciência das ações para o ano que entra.
Antes de submeter as contas à aprovação dos condôminos, o síndico deve solicitar ao Conselho Fiscal o devido parecer. Esse é um dos momentos mais importantes para o ano novo em condomínios. Por isso, o síndico deve ter tudo organizado para que não ocorra a reprovação das contas.
O orçamento não deve prever apenas os gastos com despesas que incidem na cota condominial (taxa de condomínio), mas também, o reflexo da inadimplência nas contas do condomínio. Ela traz consequências desastrosas para a gestão financeira conseguir manter as contas em dia.
Podemos afirmar que a inadimplência condominial é a maior causadora de problemas financeiros e a principal razão para o condomínio entrar no vermelho.
Por isso, se o síndico identificar que a taxa de inadimplência é alta o bastante para comprometer o orçamento do ano que entra, vale a pena considerar alternativas para resolver isso. Uma garantidora de condomínios pode ser a melhor solução neste caso. Assim a empresa fica responsável por garantir o pagamento das cotas condominiais, mesmo quando existem moradores inadimplentes.
A receita garantida é uma solução que visa proporcionar estabilidade financeira aos condomínios, fazendo com que eles possam cumprir suas obrigações de maneira consistente.
Independentemente se houve troca de síndico ou se é continuidade da gestão anterior, a revisão de documentos deve ser feita no início de ano em condomínios.
Comece por documentos importantes como:
Seguro Condominial: Revisar e atualizar a apólice de seguro do condomínio. Garanta que todas as áreas, instalações e possíveis riscos estejam adequadamente cobertos. Uma apólice de seguro abrangente é uma proteção essencial contra eventos imprevistos.
AVCB: É um documento que atesta as condições seguras de um prédio perante possíveis ocorrências de incêndio ou situações de pânico. Esse laudo é absolutamente necessário devido à existência de um sistema de fiscalização instituído pelo governo brasileiro, cujo propósito é assegurar a proteção de vidas e propriedades.
Situação Fiscal e Legal: Manter o condomínio em conformidade com todas as obrigações fiscais e legais é imperativo. Isso inclui a revisão e atualização de todos os documentos, licenças e pagamentos de impostos.
Em seguida verifique os demais documentos:
Para saber em detalhes quais documentos você deve garantir que estejam atualizados no início do ano em condomínios, veja nosso artigo:
Gestão de documentos do condomínio: quais devem estar em dia no começo do ano?
A manutenção predial deve ser abordada com um plano de ação claro, focando na prevenção e na correção. Isso envolve a inspeção regular das instalações, a programação de manutenções periódicas e a rápida resposta a reparos necessários.
A manutenção eficaz não só preserva a estrutura física do condomínio, mas também contribui para a valorização do patrimônio.
As áreas comuns são espaços vitais para a comunidade do condomínio. O planejamento para o novo ano deve incluir a manutenção dessas áreas, bem como a implementação de melhorias que aumentem a qualidade de vida dos moradores. Isso pode envolver desde a renovação de mobiliário até a introdução de novas facilidades.
A segurança é uma prioridade inegociável. O início do ano em condomínios é um momento oportuno para revisar e atualizar os sistemas de segurança, incluindo câmeras, alarmes e procedimentos de emergência.
A formação contínua da equipe de segurança e a comunicação clara das políticas para os moradores são essenciais para manter um ambiente seguro.
O desempenho e a satisfação dos colaboradores têm um impacto direto na operação do condomínio. Inicie o ano avaliando as necessidades de treinamento, reconhecendo o bom desempenho e planejando para quaisquer contratações ou ajustes na equipe.
Os prestadores de serviço devem ser cuidadosamente avaliados e selecionados com base na qualidade, confiabilidade e custo-benefício. O início do ano é um momento adequado para revisar contratos existentes e considerar novas propostas se necessário.
Sabemos que o início de ano em condomínios é um momento desafiador para muitos síndicos. Além de toda a documentação que deve preparar e revisar, ainda tem que pensar em como melhorar a gestão para o próximo ano e aproveitar as festividades com sua família.
Por isso, é fundamental que os condomínios tenham uma gestão organizada e utilizem a tecnologia para facilitar o dia a dia, pois em momentos assim, entre final e início de ano, é que se percebe o trabalho que dá reunir e organizar a documentação.
Outra dica é falar com sua administradora de condomínios para lhe ajudar nessa empreitada. Mas, atenção, se ela não cuidar da documentação durante o ano ou não tiver organização, não vai adiantar nada. Você só terá mais dor de cabeça ainda!
O checklist que apresentamos já é um bom ponto de partida para uma gestão condominial eficaz em 2024. Certamente vai ser uma ferramenta muito útil para os síndicos começarem o ano com o pé direito.
Evite dores de cabeça e problemas na gestão do seu condomínio cada vez que um ano termina e outro começa. Conte com a HABITA para administrar seu condomínio e lhe dar todo o suporte e atendimento, o ano inteiro!
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