As compras online e o recebimento de encomendas aumentaram bastante nos últimos anos, especialmente em função da pandemia da Covid-19. Sem poder sair de casa, os moradores dos condomínios passaram a receber muito mais encomendas em suas residências.
Como resultado disso, aumentaram também os problemas enfrentados pelos condomínios, que são considerados responsáveis legais pelo recebimento de encomendas.
Neste artigo, vamos tratar de alguns cuidados que podem ser adotados pelo condomínio para evitar esse problema.
Debater a questão com os moradores e criar regras específicas
O primeiro passo é convocar uma Assembleia Extraordinária para debater a questão com os moradores e estabelecer as regras que serão adotadas.
Afinal, os moradores são os principais interessados em receber todas as suas encomendas e compras on-line sem transtornos e dentro do prazo. Nessa Assembleia, algumas regras que podem ser discutidas são:
- Tipos de mercadoria que podem ser deixadas na portaria, estipulando um tamanho e valor máximo;
- Criação de livro de protocolo que deve ser assinado pelo morador no momento da retirada da encomenda na portaria;
- Regras para entregadores poderem subir para entregar diretamente no apartamento;
- Prazo máximo para que as encomendas permaneçam na portaria, evitando problemas de armazenamento.
Comunicar as decisões da Assembleia a todos os moradores
Uma vez definidas as regras, é fundamental dar ciência a todos os moradores, disponibilizando a ata da Assembleia em grupos de conversa, enviando por e-mail e afixando nos murais do condomínio.
Dessa forma, o síndico ou a administradora evitam que os moradores utilizem argumentos de que não tinham conhecimento das regras, pois não compareceram à Assembleia.
Medidas a serem adotadas pelo síndico e pelos funcionários do condomínio
Depois de definidas essas regras, é fundamental que porteiros e zeladores sejam devidamente treinados para receber as encomendas. No treinamento, eles devem ser orientados a lidar com vários tipos de situações, dentre as quais destacamos:
Orientar sobre a conferência das encomendas na presença do carteiro ou entregador
Muitas vezes, o carteiro ou entregador entrega as encomendas rapidamente e fica apressando o porteiro, especialmente em épocas do ano mais movimentadas, por causa da grande quantidade de entregas.
O porteiro não deve se deixar apressar e deve conferir todas as encomendas na frente do carteiro ou entregador, para evitar o recebimento de encomendas no endereço errado.
Não recebimento de pacotes violados ou abertos
Caso a encomenda esteja aberta ou violada, o porteiro deve ser orientado a não a receber. Nesse caso, o ideal é interfonar para a unidade e pedir que o proprietário vá á portaria para resolver a situação.
Fazendo isso, o condomínio não terá responsabilidade por eventuais produtos que estejam faltando.
Preenchimento do livro de protocolo e coleta da assinatura do morador no momento da retirada
É importante manter o livro de protocolo de encomendas sempre atualizado e pedir que o morador assine no momento da retirada, para evitar que o morador afirme nunca ter recebido a encomenda.
Logo após o recebimento, entrar em contato com a unidade para informar sobre a chegada da encomenda.
Dessa forma, o condômino fica ciente de que há encomenda para ele e faz a retirada logo, evitando assim o acúmulo de pacotes na área da portaria e a entrega na unidade errada.
Entregas de móveis e encomendas muito grandes
A entrega de móveis, pacotes e caixas grandes, que não podem ficar guardados na portaria, deve ser feita apenas na presença do morador ou de alguém indicado por ele.
Isso porque as caixas devem ser postas na unidade do comprador no momento do recebimento, evitando que fiquem nas áreas comuns do condomínio.
Condomínios sem porteiro
Caso o condomínio possua uma portaria automatizada e não tenha a presença de porteiro o dia inteiro, o síndico deve indicar um funcionário para ficar responsável pelo recebimento das encomendas.
Essa pessoa deverá receber os pacotes, assinar o recebimento e entrar em contato imediatamente com a unidade a qual a encomenda se destina.
Entregas de delivery
Uma dúvida muito comum é se o entregador pode subir à unidade do condômino ou se ele deve esperar o entregador e retirar seu pedido na portaria. Não existe uma regra definida, e cada condomínio pode decidir da maneira que entender melhor.
Uma boa solução é fazer o cadastro de entregadores na portaria e permitir que apenas os cadastrados possam subir. Mesmo assim, é preciso que a portaria tome alguns cuidados como:
- Cronometrar o tempo de permanência desses entregadores dentro do condomínio;
- Sempre anunciar pelo interfone que o entregador está a caminho;
- Não deixar que os entregadores circulem sozinhos pelo condomínio.
Caso seja difícil colocar essas políticas de segurança em prática, a melhor solução é que os entregadores não sejam autorizados a entrar, a não ser em situações excepcionais.
A regra deve ser a de que o morador vá até a portaria para retirar o seu pedido. Aliás, essa é a política adotada por quase todos os condomínios na cidade de São Paulo. Até por questões de segurança.
Resumindo
Apresentamos nesse artigo algumas dicas de como lidar com o recebimento de encomendas no condomínio.
Implementar essas medidas pode facilitar a organização e praticidade na entrega das encomendas. Além disso, o condomínio evita transtornos e reclamações dos moradores.
